A continuación vamos a ver las partes que debe tener un mensaje. Veamos:

1.Saludo o encabezamiento: mucha gente considera innecesaria la inclusión de un saludo o un encabezamiento (como, por ejemplo, Mike o Querido John), aunque hay quien lo prefiere así. Para algunas personas, la inclusión de un encabezamiento le da un aire formal al mensaje mientras que otras lo consideran informal. A continuación citamos dos de las ventajas concretas del uso de un encabezamiento:

-Reitera al destinatario que el mensaje iba realmente dirigido a él. Por ejemplo, si ha mandado el mensaje a una dirección equivocada, el destinatario sabrá que no es para él en cuanto empiece a leerlo.

-El que recibe una copia del mensaje la reconoce inmediatamente como tal sin necesidad de leer su nombre en la lista "CC:", cosa que no estaría tan clara si no hubiese encabezamiento.

Si decide incluir un encabezamiento, la elección del estilo del mismo dependerá de factores como:

-El nivel de relación que tenga con el destinatario.

-El número de destinatarios.

-La frecuencia con al que envía mensajes a esos destinatarios.

-El "entorno" desde el que envía el mensaje: la empresa puede tener un estilo predeterminado.

-Su estilo personal o sus preferencias así como las del destinatario.

Si no conoce al destinatario, utilice un encabezamiento para que el mensaje no parezca "frío" o "distante". Si no sabe el nombre del destinatario, su puesto o incluso su sexo no podrá emplear un encabezamiento. Si contesta a su mensaje, la firma del emisor puede ser de gran ayuda.