El uso de los espacios y líneas en blanco hará considerablemente más legibles sus mensajes. Los párrafos largos resultan caóticos y poco motivantes, mientras que los párrafos más cortos son saltos de línea lógicos que parecen más abarcables. Por lo tanto, inserte línea en blanco entre:

-El encabezamiento y la primera línea del mensaje.

-Cada párrafo.

-El último párrafo y la despedida.

-La despedida y la firma.

Si el diseño del texto es importante, tenga en cuenta las limitaciones del editor de textos de su programa de e-mail y, si es preciso, cree el mensaje en otro programa (como, por ejemplo, un tratamiento de textos) y luego, mándelo como archivo anexo.

El formato del texto.- El formato más sencillo es el formato de sólo texto. Este formato está limitado a una fuente y a las teclas que aparecen en un teclado convencional.

Sin embargo, cada vez es más frecuente que los programas de e-mail incorporen el formato RTF (Rich Text Format) y el HTML (que se está convirtiendo en el nuevo formato estándar para los e-mails). Si su sistema puede trabajar con estos formatos podrá beneficiarse de distintas fuentes (utilizar la negrita, la cursiva o subrayar texto), numerar listas y alinear el texto (centrado, justificado a la izquierda o a la derecha, etc).

El formato HTML permite incluir direcciones de e-mail de forma que cuando el destinatario hace clic sobre ellas, el sistema abre automáticamente un mensaje e inserta dicha dirección de e-mail. De igual modo, si incluye la dirección de una página web, cuando el destinatario hace clic sobre ella, el sistema abre automáticamente la página (utilizando el navegador del destinatario).

Algunos sistemas de e-mail disponen de plantillas para simular un papel con membrete con distintas fuentes e imágenes de fondo para incluir en los mensajes que envíe.

Advertencia: no todos los sistemas de e-mail pueden enviar y recibir mensajes en formato HTLM. Aunque usted pueda crear mensajes con este formato, puede que el destinatario no pueda sacarles el máximo partido. Si envía un mensaje con formato HTLM y el sistema del receptor no puede leerlo, lo convertirá a formato de texto. Sin embargo, además del texto, el mensaje contendrá muchos caracteres de formato que dificultarán su lectura.

Por lo tanto, antes de enviar un mensaje con formato HTLM averigüe si el sistema del receptor es capaz de leerlo correctamente.

Al igual que ocurría con el diseño, si el formato del texto es importante, lo mejor es crear el texto en otro programa y mandarlo como archivo anexo al mensaje.

Advertencia: no escriba todo el mensaje en mayúsculas o minúsculas, utilice el formato de frase habitual. Un texto escrito en mayúsculas puede resultar agresivo, como si le estuviese gritando al destinatario. Además, un texto en mayúsculas es más difícil de leer que uno en minúsculas.

Además, si emplea mayúsculas en un texto que contenga acrónimos como ocurre, por ejemplo, con los textos informáticos, no hace sino complicar más la lectura.

De igual modo, un texto escrito sólo en minúsculas da la sensación de haberse realizado con prisa o de que el autor es perezoso. Por lo tanto, se recomienda utilizar un formato de frase normal, con la consiguiente combinación de mayúsculas y minúsculas.