Continuamos explicándole la estructura del mensaje.

2.Despedida y firma: la despedida es la fórmula de cortesía que se incluye al final del mensaje, antes de la firma como, por ejemplo: "Saludos". La firma es el nombre, apodo o aquello que por lo que quiera que le conozcan (por ejemplo, su puesto).

Al igual que ocurre con los encabezamientos, no todo el mundo está a favor del uso de despedidas y firmas. En los manuales de redacción de cartas se explica que si se empieza con un "Querido señor Douglas" es preciso acabar con un "Quedo a su entera disposición" y que si se inicia con un "Apreciado Señor" basta con "Atentamente" seguido de su firma. Estas reglas son apropiadas para las cartas comerciales pero resultan demasiado estrictas para el ámbito del e-mail. Así pues, "ha de incluir una despedida y una firma con un nombre, un apodo o cualquier otra cosa" Una buena solución sería:

1.Si no conoce a la persona, incluya por lo menos:

-Una despedida del estilo de "Saludos".

-Una firma como un nombre y su primer apellido.

2.Si incluye un encabezamiento, debe emplear una despedida o su firma (con su nombre y apellidos) o ambas. En otras palabras, si pone algo al principio, tiene que poner algo al final.

Es posible que, además, quiera añadir más datos a su firma como, por ejemplo:

-Su puesto

-La dirección de la página web de la empresa

A menudo, en esos datos figura el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y de fax, el e-mail de la empresa y el personal. Sin embargo, incluya sólo lo que considere necesario (lo que, por supuesto, puede variar según el tipo de mensaje).

Otro motivo para incluir la firma es que sin ella el destinatario puede no tener más información acerca de usted que la dirección que figura en el e-mail. Su firma le evitará tener que hacer un esfuerzo para recordar su nombre e incluirlo en el encabezamiento de su respuesta.

Al igual que con el encabezamiento, es posible que su empresa tenga un estilo definido para las despedidas. De ser así, tendrá que utilizarlo en todos sus mensajes.