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Optimización del e-mail en la empresa

Autor: Jonathan Whelan
Curso:
8,85/10 (55 opiniones) |7543 alumnos|Fecha publicación: 15/10/2002

Capítulo 10:

 Escribir con claridad

Sería muy lamentable que, contrariamente a su pronóstico, su transmisión epistolar electrónica no cumpliese con su propósito. En otras palabras, sería una lástima que sus e-mails no produjesen el efecto esperado. En cierto sentido, escribir es como conducir, con el tiempo se desarrollan malos hábitos y la experiencia vital y el entorno nos condicionan. El objetivo debería ser escribir con claridad, en un lenguaje sencillo.

Algunas empresas parecen haber creado un lenguaje propio y la correspondencia comercial parece un campo abandonado para el uso de un léxico formal. Y aunque el e-mail no se presta tanto a lo formal como las cartas, no es difícil encontrar mensajes que acaban así: "Si precisa más información, no dude en ponerse en contacto conmigo".

Lo que podría substituirse fácilmente por: "Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo".

Escribir con claridad tiene una serie de efectos beneficiosos. Veamos:

1.Le ahorra tiempo al lector ya que no se ve obligado a descifrar el mensaje.

2.Evita confusiones ya que el propósito, la información y las acciones no son ambiguas.

3.Puede dar una buena impresión de usted y de su empresa ya que, un mensaje eficaz se considera sinónimo de un negocio eficaz.

Escribir con claridad significa transmitir el mensaje sin que el destinatario tenga que hacer un gran esfuerzo para comprenderlo. El hecho de que usted entienda lo que escribe no significa que ocurra lo mismo con los destinatarios. Escriba con un estilo que pueda entender el destinatario: escriba en su idioma. Además de escribir bien, también es importante que conozca la gramática y la ortografía antes de enviar mensajes. Si quiere revisar la gramática y tiene un procesador de textos que incluya un corrector gramatical puede copiar el mensaje y comprobarlo en ese programa. Microsoft Outlook 2000 permite emplear los correctores ortográficos y gramaticales.

El e-mail internacional.- Este tipo de e-mail cruza las fronteras como si no existieran. Al enviar un e-mail, no siempre está claro en qué país se encuentra el destinatario. Muchas páginas web incluyen un icono para el e-mail sobre el que puede hacer clic y crear un mensaje nuevo y generar una dirección de e-mail. Sólo necesita escribir el mensaje y hacer clic sobre "enviar".

Lo que puede ser perfectamente normal en su lengua materna, puede parecer algo extraño a una persona que tiene otra lengua materna distinta a la suya. Las diferencias se dan incluso dentro de un mismo idioma. Por ejemplo, en España, se habla de "luces largas" y en Latinoamérica de "faros".

Así mismo, ha de tener cuidado si utiliza abreviaturas, argot, humor o sarcasmo. Incluso el nivel de formalidad puede variar. Los dos problemas principales del e-mail internacional son:

1.El formato de las fechas: por ejemplo, 01-02-2000 "Es el 1 de febrero de 2000 o el 2 de enero de 2000" La respuesta es: depende.

En Europa, sería el 1 de febrero porque se utiliza el formato día, mes y año con dos dígitos para cada uno. Pero en Estados Unidos, sería el 2 de enero de 2000 porque emplean el formato mes, día y año.

2.Unidad monetaria (es decir, divisas): algunos países comparten el nombre de su divisa de modo que es preciso detallar con precisión a cuál se refiere. Asimismo, tenga cuidado al emplear símbolos de monedas.

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