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Optimización del e-mail en la empresa

Autor: Jonathan Whelan
Curso:
8,85/10 (55 opiniones) |7543 alumnos|Fecha publicaciýn: 15/10/2002

Capýtulo 11:

 Otros elementos del e-mail

Veamos otros elementos importantes y a tener en cuenta para crear buenos e-mails.

Asignar una prioridad a su mensaje: algunos sistemas de e-mail permiten asignar prioridad (alta, media o baja) a los mensajes que envía. La prioridad remite a la importancia que el remitente asocia al mensaje y no a la velocidad de entrega de éste.

Las prioridades se prestan a un uso abusivo. Si envía un mensaje con "prioridad elevada" a una oficina en la que todo el mundo está muy ocupado, no cambiará nada. Por otro lado, la prioridad sólo funcionará si el destinatario emplea un sistema que también la emplea. Una buena alternativa es mencionar la prioridad en el asunto.

Acuse de recibo: ¿cómo puede saber si el mensaje que ha mandado ha llegado? Existen varias formas de averiguarlo. Veamos:

-Llame por teléfono al destinatario (o pídale que le llame para confirmar que han recibido el mensaje).

-Pídale (en su mensaje) que mande un breve mensaje de acuse de recibo.

-Utilice la función de acuse de recibo del programa. Algunos sistemas pueden confirmar la recepción. Cuando el destinatario abre el mensaje por primera vez, envía sin saberlo un acuse de recibo automático al remitente. Sin embargo, al igual que ocurre con las prioridades, esta función sólo funcionará si el destinatario utiliza un sistema que lo permita.

Si es muy importante que sepa si se ha recibido el mensaje, pídale al destinatario que se lo confirme cuanto antes, por e-mail o por teléfono.

Los smileys: son un ejemplo de emoticón o iconos dedicados a las emociones. Al ser escrito, es difícil detectar el tono de un e-mail. Pero los usuarios, no se han dejado vencer por sus limitaciones. Al contrario, han utilizado los smileys para compensarlas.

Los smileys son caracteres de textos normales que se combinan con un orden particular para mostrar varias formas de caras sonrientes o smileys. Incline la cabeza hacia la izquierda para ver el efecto en estos ejemplos:

una cara sonriente

;-) un guiño

:-D una cara sorprendida

una cara triste

8-) una cara sonriente con gafas

:-/ una cara preocupada

Aunque los smileys tienen un merecido lugar en los mensajes informales, no conviene utilizarlos en el ámbito laboral, ya que puede que conozca smileys extraños que nadie más conozca, lo que a usted le parezca gracioso puede no serlo para otra persona, además en el entorno laboral estos signos muestran la falta de profesionalidad.

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