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Optimización del e-mail en la empresa

Autor: Jonathan Whelan
Curso:
8,85/10 (55 opiniones) |7543 alumnos|Fecha publicaciýn: 15/10/2002

Capýtulo 16:

 Cuestiones relativas a los mensajes

Para finalizar este curso dedicado a mejorar la redacción de mails, le indicamos algunas preguntas que debe hacerse sobre los mensajes que envía.

1.¿Estoy enviando el mensaje a la persona indicada? Si he escogido la dirección de mi lista de direcciones, ¿cómo puedo saber si he seleccionado a la persona correcta?

2.Este mensaje, ¿es importante? De ser así, ¿he puesto un título apropiado en el asunto?

3.El propósito del mensaje, ¿está claro?

4.El asunto ¿está claro?

5.El mensaje, ¿está bien estructurado y bien escrito?

6.El mensaje, ¿contiene algo ilegal, algo que podría ofender o dañar a alguien, algo molesto o peligroso?

7.¿He revisado la ortografía y la gramática?

8.¿Espero una respuesta (o una reacción)? De ser así, ¿lo he especificado y he marcado un plazo?

9.El mensaje, ¿contiene información confidencial? De ser así, ¿realmente debo enviarlo por e-mail? Si decido que sí, ¿lo he protegido y he pedido al destinatario que confirme mi recepción?

10.¿Necesito incluir una nota sobre la responsabilidad, los derechos de autor o cualquier otro asunto?

11.El mensaje, ¿contiene mensajes previos? De ser así, ¿es preciso que estén o puedo borrarlos?

12.Si hay un anexo: ¿he protegido la información confidencial?, ¿el destinatario dispone del software necesario para abrirlo?, ¿lo he anexado de verdad?

Sumario.- El concepto clave de este curso es la idea de que para escribir mensajes, es preciso utilizar el sentido común. Es posible que se diga que el curso sólo habla de cosas obvias, y está en lo cierto. Sin embargo, cada día se envían y reciben cientos de miles de e-mails comerciales que no cumplen con alguno o con ninguno de los seis requisitos comentados al principio del curso. Eso no significa necesariamente que esos mensajes sean malos, pero sí que podrían ser mejores.

Las directrices prácticas que facilita este curso son sólo eso, directrices o guías. No existen reglas que se puedan aplicar a ciencia cierta y no hay garantía de que le irá mal si no las sigue.

Los buenos mensajes se escriben pensando en el destinatario. No pretenden ser ingeniosos sino eficaces.

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