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Optimización del e-mail en la empresa

Autor: Jonathan Whelan
Curso:
8,85/10 (55 opiniones) |7543 alumnos|Fecha publicaciýn: 15/10/2002

Capýtulo 3:

 Cómo enviar un mensaje

Existen programas que permiten enviar varias copias de un mismo mensaje sin que aparezca la lista de los otros destinatarios. Estos productos le dan un aspecto más personal al mensaje.

La dirección.- Por lo general, usted introduce directamente la dirección en la línea titulada "Para" o en la de "CC:" o la copia de la "lista de direcciones" o de la "lista de grupos de direcciones". Algunos sistemas incluyen una entrada "CCO" o copia oculta que permite enviar copias a alguien sin que las personas que figuran en "Para" o en "CC" puedan ver los nombres de "CCO:".

El propósito del mensaje determina a los destinatarios. Evite enviar mensajes con una larga lista de destinatarios. Aunque sea fácil de hacer para usted, la persona que lo reciba puede  tener la pantalla llena de nombres antes de llegar al mensaje.

Si quiere que alguna de las personas a las que manda una copia "CC:" haga algo en concreto al recibir el mensaje, póngalo claramente en el texto del mismo. De lo contrario, el destinatario que reciba una copia asumirá que sólo se la envía para mantenerle al corriente.

Puede sentir la tentación de enviar copias de mensajes simplemente porque resulta sencillo. Sin embargo, sólo debe enviar mensajes a personas que requieran recibirlos y no mandar copias innecesariamente.

Algunas empresas insisten mucho en que no se copien mensajes internos y se envíen al exterior e instan a crear dos mensajes distintos. Una de las ventajas de este sistema es que muchos de los programas de e-mail que utilizan las empresas están configurados para añadir notas sobre la responsabilidad en el pie de todos los mensajes externos.

El asunto.- Un buen título permite clasificar el mensaje mientras que uno malo es inútil tanto para el emisor como para el receptor. El destinatario puede captar la importancia de un mensaje si le proporciona un buen asunto.

El mensaje puede ser uno de los muchos que el destinatario recibe cada día. Puede ser uno de los cientos que esperan en una carpeta (como la bandeja de entrada o la de elementos enviados). Un buen asunto debe tener las siguientes características:

1.Un asunto con significado: el asunto ha de informar acerca del contenido del mensaje. Un mal asunto es prácticamente inútil. Por ejemplo:

Asunto: Información

Sin embargo, el asunto siguiente mejora considerablemente el nivel de información:

Asunto: lanzamiento del plan de servicio de oro ( PSO)

2.Un asunto relevante: el asunto ha de ir a la par con el contenido del mensaje. Evite utilizar asuntos que llamen la atención pero que no tengan relación con el mensaje. Como, por ejemplo:

Asunto: Pillaron al jefe con los pantalones bajados.

Mensaje: Ahora que he conseguido llamar tu atención.

Esta clase de asunto puede resultar muy frustrante, sobre todo para un destinatario muy ocupado.

3.Un asunto conciso: el asunto ha de aprovechar el espacio disponible. No tiene por qué ser una frase completa con toda la puntuación necesaria. El espacio es limitado y el verdadero reto es conseguir sacarle el máximo partido. Los titulares de los periódicos rara vez emplean frases completas pero con unas pocas palabras consiguen dar noticia del contenido del artículo.

Es posible que el sistema de e-mail que emplee disponga de un espacio concreto para el asunto. La cantidad de texto visible varía según los casos. Es posible que al analizar el contenido de las carpetas pueda modificar el ancho y el largo del asunto. De ser así, fije el tamaño del asunto en unos cuarenta caracteres.

Un título interrumpido puede tener un significado muy distinto al original. Por ejemplo:

Asunto: El 20% de aumento de sueldo para los empleados de los departamentos de marketing y ventas.

Cuando el título completo es:

Asunto: El 20% de aumento del sueldo para los empleados de los departamentos de marketing y ventas es inadmisible para la dirección.

El asunto debe ser un apunte del contenido del mensaje, no un resumen del mismo. Si aplicamos esto al ejemplo anterior, el resultado sería:

Asunto: el 20% de aumento rechazado.

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