Continuamos analizando el tema de anexar archivos. Pongamos ahora un caso práctico para entender mejor este apartado. Veamos:

Ejemplo.- Un empleado recibió una vez un e-mail con doce archivos anexos. Cada archivo hacía referencia a por lo menos uno de los otros y el trabajador no tardó en cansarse de abrir y guardar los anexos. Los archivos empleaban un total de cuatro aplicaciones distintas y el tamaño global del mensaje y de los anexos superaba los tres megabytes. El mensaje se mandó a veinte personas con el consiguiente intercambio de mensajes que le resulta demasiado doloroso recordar.

Idealmente, no debería anexar más de cinco archivos a un mensaje e incluso uno o dos juntos pueden dar problemas a los usuarios con conexiones lentas. Un programa de comprensión como Winzip permite incluir los anexos comprimidos en un solo anexo.

Algunos servidores limitan el tamaño de los e-mails a 2Mb, por ejemplo. Otros tienen distintos límites según el tipo de cuenta (por ejemplo, 2Mb para los consumidores y sin límites para las cuentas comerciales).

Muchas empresas limitan el tamaño de los e-mails que pueden circular por sus sistemas internos.

Formato del anexo.- Al enviar un archivo anexo, deja de controlar su formato y su contenido. Así, por ejemplo, si le envía a alguien una copia de un archivo grabado en Microsoft Word es posible que el destinatario copie partes del mismo en otro documento. También podría cambiar el diseño del documento.

Aunque envíe una copia que sólo permita la lectura, el destinatario podrá entrar y utilizar la función de copiar y pegar para pasar datos a otro archivo no protegido. Una solución al fraude es mandar el anexo con un formato PDF (Portable Data Format).

Datos: PDF (Portable Data Format) es un formato creado por Adobe Systems, que proporciona un programa gratuito para ver los archivos en este formato. El PDF permite transmitir imágenes de forma que sea sencillo visualizarlas en un PC. Además, este formato es especialmente útil en documentos en los que es importante respetar el diseño gráfico y el aspecto originales.

El formato del anexo también condiciona su tamaño. Por ejemplo, éstos son los tamaños de un documento de 20 páginas guardado en distintos formatos:

Microsoft Word (.doc) 67Kb

Rich Text Format (.rft) 104Kb

Texto (.txt) 42Kb

Portable Data Format (.pdf) 62Kb