Todavía hay muchos usuarios de e-mail que trabajan con un sistema operativo que sólo es capaz de reconocer nombres de un máximo de ocho caracteres con una extensión de tres caracteres (por ejemplo, ventas99.doc). Si envía un archivo con un nombre más largo a uno de esos usuarios, se verán obligados a renombrarlo para poder abrirlo.

Así mismo, la extensión sirve para identificar la aplicación, de modo que cuando el destinatario hace doble clic sobre el anexo, el sistema abre la aplicación indicada primero y, luego, el archivo. Si anexa un archivo con una extensión poco conocida, el destinatario tendrá que buscar y abrir la aplicación de forma manual.

Si recibe más de un anexo y el nombre de los archivos no deja claro cuál es cuál, explíquelo en el mensaje mencionando el nombre de los archivos. Por ejemplo:

-Adjunto el informe del vigilante (KT44.doc) y el sumario (KT43a.doc).

Los nombres de los archivos carentes de sentido para el destinatario no le servirán de nada. En el ejemplo anterior, es preferible llamarlos informe.doc y sumario.doc.

Tamaño del anexo.- El coste de enviar una carta por correo depende de su tamaño (más concretamente de su peso) y, en gran medida, se podría decir lo mismo de los e-mails. Tanto el remitente como el destinatario gastarán más (tiempo o dinero, sin importar lo económica que sea la llamada) por el privilegio de enviar o recibir mensajes con anexos. Es posible que en el futuro, el tamaño deje de ser un problema, pero por ahora, es un factor que conviene tener en cuenta.

Algunas empresas prefieren que no se utilicen anexos salvo en casos en que sean estrictamente necesarios. Afirman que el tamaño de los anexos puede aumentar tanto el volumen de información que circula por sus redes privadas que éstas perderían eficacia.

Si tiene que anexar un archivo grande (de unos 500kb o más) debería plantearse el comprimirlo y, si es preciso, asegurarse de que el destinatario tiene el software necesario para descomprimirlo o expandirlo. Entre los programas más conocidos en esta área podríamos mencionar el Winzip o Stuffit. El Winzip permite convertir un archivo de 1MB de Microsoft Word en uno de 223Kb (una comprensión del ochenta por ciento). También se pueden comprimir los archivos de forma que luego permitan la autodescomposición. Con esa clase de archivos, no es preciso que el destinatario disponga del programa de expansión puesto que se incluye de forma automática. Cuando crea un archivo de autocomprensión con Winzip, el programa inserta un ejecutable (.exe) que contiene el software listo para funcionar.

Otra opción pasa por guardar el archivo en un lugar seguro como, por ejemplo, un servidor o una carpeta de acceso común en una red interior y explicar en el mensaje dónde se puede encontrar. Esto tiene la ventaja de que el destinatario puede decidir cuándo quiere verlo.

Datos: Microsoft Exchange dispone de una función que permite guardar una copia del anexo en el servidor. Sin embargo, esto sólo es efectivo si el destinatario utiliza el mismo servidor.