La posibilidad de anexar archivos es una de las más poderosas y populares características del e-mail. Los anexos pueden tener toda clase de formas y tamaños, desde documentos de procesadores de texto hasta hojas de cálculo, programas, archivos numéricos, imágenes fotográficas, archivos de audio y vídeo, pasando por complicados archivos con imágenes de realidad virtual. Si lo puedes guardar, lo puedes anexar al mensaje.

Sin embargo, a pesar de ser una de las funciones más populares, los anexos son también la función que provoca más problemas. Por ejemplo, puede:

-Recibir un anexo que no puede abrir.

-Recibir un mensaje que remite a un anexo que no existe.

-Esperar a que baje un anexo muy largo para abrirlo y descubrir que era irrelevante para usted y, por lo tanto, una pérdida de tiempo.

-Abrir un anexo y descubrir que contenía un virus.

Al anexar archivos a un mensaje debe considerar:

-El tipo de anexo

-El nombre del anexo

-El tamaño del anexo

-El número de anexos

-La importancia de la información que contiene el anexo

-Los virus

Advertencia: cuando anuncie que anexa un archivo, asegúrese de hacerlo. Uno de los errores más comunes es el de mencionar que va a anexar un archivo y, luego, olvidarse de hacerlo, algo que puede ocurrir muy fácilmente. En lugar de esperar a acabar el mensaje para anexar el archivo, realice primero los anexos o hágalos en el instante en que los menciona en el texto.

Tipo de anexo.- Una de las peores formas de molestar a un destinatario es enviarle un anexo que no pueda abrir. Eso implica que se intercambiarán por lo menos dos mensajes más, uno del destinatario para avisar de que no puede acceder al archivo en un formato diferente y otro del emisor inicial para volverle a enviar el archivo correcto.

Uno de los errores que provoca esta situación es el de anexar archivos realizados con la última versión de un programa que el destinatario no tiene. Puede ser un orgulloso dueño de la última versión de un programa, pero si el destinatario del mensaje no comparte su entusiasmo, descubrirá, tras varios intentos fallidos, que le es imposible abrir el archivo.