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Capýtulo 14:

 Microsoft Access. Manual básico

¿Qué es una base de datos?

Es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.

Por ejemplo podemos utilizar Access para llevar una gestión de fichas de nuestro almacén, introduciendo, actualizando, modificando sacando informes por impresora.Podemos por ejemplo realizar consultas como ¿Qué articulo se ha vendido más en este mes? ¿Qué clientes compran un determinado articulo?¿cual es el total del mes ?etc.

Iniciar Access 

Cuando ponemos en funcionamiento el programa nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos.

·      Crear una base de datos en blanco

·      Utilizar el asistente para crear una base de datos

·      Abrir una base de datos existente.

Escogeremos la opción base de datos en blanco, seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creara.

Objetos de la base de datos

Tablas:Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos.Estos datos está ordenados en columnas verticales.

Consultas:Aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora).

Formulario:Elemento en forma de ficha que permite gestión de los datos de una forma mas cómoda y visiblemente atractiva.

Informe:Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro:Conjunto de instrucciones  que se pueden almacenar para automatizar tareas en forma repetitiva.

Modulo:programa o conjunto de instrucciones en lenguaje visual Basic.

Campo:Unidad básica de datos, un campo puede ser por ejemplo un nombre de una persona.

Registro:Conjunto de campos, un registro vidria a ser algo así como una ficha.

Para crear una tabla siga estos pasos

Pulsar clic en el botón nuevo situado a la drecha de la ventana aparecerá una ventana con varios opciones.

Vista de hoja de datos: podemos introducir directamente los datos.

Vista de diseño: para definir los campos y sus caracteres.

Asistente para tablas: UN programa nos guía automáticamente en la creación de los campo de la tabla.

Importar y vincular tablas: Para cargar una tabla externa.

Escoja la opción vista de diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la base de datos.Desde aquí podemos definir que tipo de campos aparecerán en la base de datos .Observamos tres columnas nombre de campo, tipo de datos y descripción.

Las características de cada campo son las siguientes:

Texto:Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.

Memo:para introducir un texto extenso  hasta 65535 caracteres.

Numérico:Para introducir números.

Fecha hora: Para introducir datos en formato fecha hora.

Moneda:Para introducir datos en formato numero con el signo monetario.

Auto numérico: En este tipo de campo Access numera automáticamente el contenido.

Si/No:Campo lógico este tipo de campo es solo si queremos un contenido del tipo si/no verdadero/falso.

Objeto ole: Para introducir una foto, grafico hoja de calculo, sonido etc.

Hipervínculo:Podemos definir el enlace a la página Web.

Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Antes de guardar la tabla vamos a ver que es un campo clave.

Un campo clave esun campo con una característica especial (la clave)  que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la base de datos.

Un campo calve incrementa además la velocidad de los procesos de consultas o formularios.

Para salir de la tabla utiliza algunos de los métodos anteriormente descriptos, cierra la ventana o archivo –guardar una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón nuevo abrir para modificar registros o añadir a los ya existentes.

A medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial.

Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las características de cada campo.

Sus opciones son:

Tamaño de campo: Define el tamaño.el máximo de caracteres que podemos introducir es de 255.

Formato: Dependiendo del tipo de campo podemos escoger el formato por ejemplo fecha moneda.

Mascara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para facilitar la introducción de datos. Por ejemplo podemos introducir una fecha tecleando solo los números  el día mes y año y Access nos colocara automáticamente las barras de separación.

Titulo:se utiliza para dar titulo al campo para posteriormente utilizarlo en los formularios.

Valor predeterminado: Si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo.

Regla de validación: Podemos obligar al usuario que introduzca los datos según unos criterios por ejemplo: podemos obligar que se introduzcan datos numéricos inferiores a una cantidad.etc.

Texto de validación: Cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos aparece un texto explicativo .Desde aquí podemos definir que texto aparecerá.

Requerido: Si esta opción esta en si, el usuario esta obligado a introducir datos.

Permitir longitud cero: Si esta opción esta en si permite introducir cadenas de longitud cero.

Indexado: Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas.

Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si/no.

Bases de datos relacionales

Relaciones

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

Las claves principales aparecen resaltadas en negrita.

Los caracteres permiten que el usuario sepa si la relación es de uno a uno o de uno a varios.Las líneas en la ventana establecen las relaciones que se generaron.

Para establecer la relación se selecciona el campo principal y se arrastra sin soltar el Mouse hasta el campo de referencia en la otra tabla (Calve externa).

En las propiedades se puede ajustar el criterio de las instancias.

Si se activa la integridad referencial no podrá borrarse las instancias de la tabla principal con estas se relacionan con otra tabla.

No es necesario que los campos relacionados tengan el mismo nombre pero si deben tener el mismo tipo

Relación de uno a uno

En este tipo de relación un registro de la tabla 1 solo pede estar enlazado con un único registro de la tabla 2y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza

Un ejemplo podría ser este en cada persona tiene un único DNI.

Tabla 1                           tabla 2

Pedro Chávez               33111222

Relación de varios a varios

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa.

Relación de varios a varios

Cada registro de la tabla  1 puede estar enlazados con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 solo puede estar enlazado con un registro de la tabla uno. En el siguiente ejemplo un equipo puede tener varios jugadores pero un jugador solo puede jugar en un equipo.

1-con la base de datos abierta pulsar en el botón Relaciones o bien accede a herramientas relaciones.

2- Arrastra el campo desde una tabla a otra por ejemplo: Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas características de la relación, observa en la parte inferior que Access nos coloca automáticamente el tipo de relación como de uno a uno pues los dos son campos claves, por sus datos serán únicos.

Otras opciones de esta ventana son EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL

Se utiliza para asegurarnos que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación.

Si esta casilla se activa podemos escoger dos opciones:

Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas este también será modificado en la tabla relacionada.

·      Desde el botón tipo de combinación podemos acceder a más características  de la relación.

·      Dejar activada la casilla exigir integridad referencial y sus opciones y seguidamente pulsar el botón crear .Aparecen  unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas.

·      Cierra la ventana contestando afirmativamente  la pregunta de Access de guardar la relación

Ya están a punto las tablas para introducir los datos.

Para ello solamente tendremos que pulsar el botón abrir y Access mostrara una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.

Mientras introduces un dato en un campo Access muestra un lápiz en la parte izquierda de la fila.

En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave o Access no nos dejara terminar el proceso, cuando terminemos de introducir toda una fila  pulsaremos antro para pasar a introducir el segundo registro .Si queremos cancelar la introducción de un dato o una fila presionar escape.

Añadir Registros

Para añadir nuevos registros podemos

·      Acceder a la opción del menú insertar-nuevo-registro.

·      Pulsar un clic directamente bajo el ultimo registro ,es importante fijarse en el símbolo de la

Izquierda (el triangulo negro) cuando introducimos datos el símbolo se convertirá en un lápiz .Al finalizar la introducción de datos del registro en el ultimo campo, si pulsamos intro introduciremos un nuevo registro.si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introducción de los datos pulsaremos la tecla escape y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triangulo negro.

Modificar registros 

Para modificar los datos de un registro únicamente pulsaremos un clic en el interior del campo que queremos modificar.

Mas adelante ampliare el curso de Access…

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