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Capítulo 2:

 Métodos y estrategias de la prospectación

 

Objetivo:Estar en capacidad de utilizar, de manera adecuada, los métodos y estrategias de la prospectación.

 

Prospectación: en comercialización y negocios se le denomina al conjunto de acciones ejecutadas por el encargado de negocios o por la empresa encaminadas a obtener información que les permita identificar y calificar a los futuros clientes

A raíz de la creciente competencia, el éxito en la negociación y comercialización depende, cada vez más, de la capacidad para encontrar clientes potenciales. Para ello unas buenas estrategias serían, entre otras:

³Elaborar un plan o sistema organizado que permita identificar y evaluar a los candidatos

³Dependiendo del tiempo del producto o servicio que va a comercializar, determine adecuadamente el método o métodos de prospectación que se vaya a emplear

³Establecer un sistema de prioridades para definir a quienes visitará en primer término, a quienes lo hará en segundo lugar…

³Ser realista en el número de clientes que se fija. Porque si pierde demasiado tiempo buscando clientes potenciales, puede llegar a atender mal a los que ya tiene y, en consecuencia, perderá tantos clientes como los que obtiene, o más…

³Llevar un registro de los clientes potenciales y seguirles los pasos para acercarlos a la consumación e la venta

³Una búsqueda eficaz tiene que dar por resultado ventas; si no logra obtenerlas, el encargado de negocios debe considerar sus enfoques y posiblemente estudiar otras alternativas

Características de un buen cliente en perspectiva: hay una gran diferencia entre una lista de posibles clientes, y una de clientes calificados en perspectiva.

 

Algunos encargados de negocios cometen el error de considerar a todas las personas como clientes en perspectiva, sin determinar si poseen las características de buenos clientes futuros…

Calificar un cliente significa explorar los siguientes requisitos:

%Necesidad del producto o servicio: Si una persona, no tiene necesidad del producto o servicio,  no la podemos considerar como candidato. El encargado de negocios debe crear consciencia de esta necesidad, demostrando los beneficios que brinda el producto a los auténticos deseos y necesidades del posible cliente. Si ha determinado que existe la necesidad, ya sea reconocida o ignorada, todavía puede persuadirlo; pero, cuando menos, ya lo ha calificado como un genuino cliente en perspectiva con respecto a la necesidad de su producto o servicio.

Al encargado de negocios le corresponderá despertar las necesidades incrementando los deseos del cliente

Solvencia para pagar: Venderle a una persona que no pueda pagar perjudica al comprador, a la compañía y al vendedor. La calificación de la capacidad de mi cliente para pagar depende de los siguientes factores:

 

Ninguna venta está terminada hasta que haya sido pagada…

Poder adquisitivo

Situación financiera

Posición

Ocupación e intereses

Autoridad para comprar: implica determinar si el cliente en perspectiva puede tomar por sí mismo la decisión de comprar, o depende de otra persona.

Tanto el encargado de negocios como la empresa pueden economizar tiempo y dinero, si localizan, al hacer la calificación, al cliente clave en perspectiva (En proyecto o con posibilidades para un futuro) o sea al que puede tomar las decisiones. Esto no significa, sin embargo, que el encargado de negocios deba ignorar por completo a quien no tiene la autoridad para comprar, puesto que hay personas que sin autoridad ejercen influencia considerable sobre los que sí la tienen. Una persona puede sentir la necesidad de adquirir los productos o servicios en cuestión, tener solvencia para pagar y estar dotada de autoridad para comprar. Y no obstante puede no ser calificad como auténtico cliente en perspectiva si no se prevé el momento y el lugar oportuno para la venta.

 

Métodos de Prospectación (Exploración de posibilidades futuras basada en indicios presentes)

Existen muchos métodos para buscar clientes. Su utilidad y eficacia variarán según el producto o servicio ofrecido. El encargado de la negociación o comercialización deberá emplear toda la iniciativa y persistencia tratando de utilizar el mayor número posible de métodos para aumentar las ventas.

A continuación se enumeran las fuentes de información y luego las técnicas o métodos generalmente usados:

            Fuentes:         a. Información desde la empresa

                                   b. Información de otras organizaciones

                                   c. Clientes actuales

                                   d. Clientes antiguos

                                   e. Direcciones de competidores y no competidores´

                                   f. Uso de listas:

                                                           1. Guías telefónicas

                                                           2. Guías de Cámara de Comercio

                                                           3. Lista de miembros de clubes

4. Lista de miembros de asociaciones gremiales y comerciales o profesionales

5. Listas personales

6. Lista de correos electrónicos

                                   g. Periódicos y revistas

Métodos:      1. Información centralizada

                        2. Método de la observación personal

                        3. Método de cadena sin fin

                        4. Método centro de influencia

5. Método de escrutinio en frío puerta a puerta

                        6. Método de exposición y demostraciones públicas y privadas

                        7. Método del correo directo

                        8. Método de la prospectación por teléfono

            Información centralizada: arranca con los archivos de clientes actuales y antiguos que tengan la empresa y que no han vuelto a comprar. También se incluyen: familiares, amigos, relacionados (referidos) y ojalá nuestros colegas y amigos que vendan en lo posible la misma línea. Algunos veces dejamos de visitar clientes que se fueron disgustados; es necesario volver con nuevos argumentos y revivir los procesos

            Observación personal: El encargado de negocios durante toda su actividad está viendo y oyendo situaciones o informaciones de muchas personas y empresas de las cuales puede extractar quien necesita de su artículo o servicio y en qué cantidad o con qué intensidad

            Cadena sin fin: Consiste en que el encargado de negocios o la comercialización procura conseguir uno o más posibles clientes adicionales a la persona a quien entrevista. Este método produce una continua fuente de buenos clientes en perspectiva. Es posible que haya clientes que no colaboren con el encargado de negocios, mas otros, los que hayan quedado plenamente satisfechos, le darán nombres y direcciones y hasta una recomendación o tarjeta de presentación para el encargado de negocios.

            Centro de influencia: Es una modificación del método anterior. El encargado de negocios o comercialización se relaciona en su zona con un número de amigos, conocidos o clientes que de alguna manera sean reconocidos por su posición económica, social, deportiva, cultural, artística, entre otras…, que hace que tengan ascendencia sobre el resto del personal de la zona. Estos podrán facilitarle la información que necesita

            Escrutinio en frío o puerta a puerta: En muchas ocasiones, un producto puede tener gran demanda entre las empresas o personas de una zona, en cuyo caso el negociador o comercializador visitará a todos y cada uno de los clientes en particular, sin tener la información previa sobre las necesidades o situación financiera de ellos. El encargado de negocios aquí se confía en la ley de las probabilidades medidas, que consiste en obtener una venta por cada diez visitas realizadas, pero tiene la ventaja de cubrir al ciento por ciento de su clientela potencial.

            Exposición y Demostraciones públicas: Mucha empresas hacen exposiciones generales o sectoriales de sus productos de una u otra forma con el objetivo de que, durante ellas, los representantes de la compañía informen acerca de los productos o servicios cuando observen un interés de un cliente, tomen su dirección y dirección y demás datos pertinentes a fin de hacerle posteriormente una visita particular. “El éxito de este método depende del trabajo que la empresa y el encargado de negocios realicen posteriormente”.

            Correo Directo: consiste en que se tomen de los directorios telefónicos (industriales, profesionales, de cámaras de comercio, asociaciones, fundaciones, entre otras) o de las bases de datos, los nombres y direcciones y se envían cartas y folletos (flayers) anunciando el artículo o servicio y los planes de venta con desprendible para ser remitido a la casa interesada. Generalmente van con el porte pago y con algún plan de incentivos, además que su costo es relativamente bajo.

            El Telemercado: Consiste en hablar por teléfono ya sea con la persona que conteste o con una persona escogida previamente a la cual se le hace el ofrecimiento del producto o servicio; de acuerdo con el resultado de la conversación, se concierta una visita posterior. Implica la formación precisa de la persona que va a realizar las llamadas en cuanto al léxico, puntos clave en el ofrecimiento, tono de voz y, sobre todo, la forma amable y expedita de tratar a un posible cliente. Algunas veces el correo directo se combina con el telemercado conformando un mercado directo.

 

Plan ideal de rutas

La organización del plan de visitas en la zona constituye la base para determinar la ruta haciéndola lo más práctica posible; es decir, con la base en transportes rápidos, utilización de vías de fácil acceso, de acuerdo con la prioridad de clientes, la urgencia de las visitas, la posibilidad de ventas; esto le permite alcanzar óptimos resultados sin aumentar el tiempo requerido y gozar del descanso necesario. En la mayoría de los casos, no es necesario, ni conveniente utilizar métodos matemáticos para la determinación de la ruta de ventas.

Un procedimiento práctico para llegar a la definición de la ruta implica en general cuatro fases:

            A. Análisis de las zonas, que a su vez requieren examen de:

1. Número de clientes efectivos

                        2. Número de clientes potenciales

                        3. Frecuencia de visitas

                        4. Costo medio por visitas

                        5. Tiempo medio por visita

            B. Definición de la frecuencia de visitas por clase de clientes, tanto efectivos como potenciales

            C. Examen de los medios de transporte posibles y de sus costos correspondientes

            D. Determinación de la ruta básica

Criterio para establecer secuencia de visitas: Obedece a la labor de Preventa (prospectación), a la labor de venta y Pos – venta; así podemos tener que en la labor de pre-venta. La visita va encaminada fundamentalmente a hacer un diagnóstico de nuestro futuro cliente (sondeo); una vez que nuestro prospecto reúne las condiciones como cliente, la visita podrá ser periódica, o visita de negocios según convenga al proceso de la venta. La visita de pos- venta podrá ser de cortesía o de servicio, pero en ella siempre hay que contemplar la posibilidad de futuras ventas.

No sobra decir que las visitas deben de hacerse en el lugar, el tiempo y el momento oportuno según lo exija el proceso y desarrollo de la venta de tal manera que concuerde con las disponibilidades y necesidades de nuestros clientes.

Cliente: es la persona que habitualmente realiza sus compras a un determinado vendedor o a un establecimiento específico

Consumidor: es el que utiliza o consume las mercancías, artículos o servicios que compra

Comprador: persona que adquiere por derecho la propiedad de un bien o servicio

Prospecto: es la persona que tenemos en perspectiva como un posible comprador o cliente

El cliente como la persona que necesita lo que el vendedor ofrece, tenga o no consciencia de la necesidad, quiera o no quiera comprar, siempre  que pueda pagar el precio y sea un comprador aceptable, lo podemos clasificar de la siguiente manera: (ver gráfico No.1)

Los clientes  pueden clasificarse por.

            a. sus tendencias

            b. Temperamento

Cliente

1) Real: Consumidor, comprador o cliente fijo.

2) Potencial: Prospecto

 

 

             c. Su actitud mental

            d. Sus conocimientos

            e. Su recepción

            f. Por lo que aparentan ser

            g. Su actitud frente al dinero

            h. El estado en que se encuentra el proceso de la venta.

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