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Modelos normativos de gestión de calidad

Autor: César Camisón
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |4394 alumnos|Fecha publicaciýn: 16/12/2009
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Capýtulo 6:

 El proceso de implantación y certificación del SGC

La implantación del SGC acorde con la norma ISO 9001:2000 precisa de un proceso organizado y cuidadosamente planificado, que consta de una serie de fases en cada una de las cuales hay que realizar ciertas actividades clave para llevar el proyecto al éxito. Sintéticamente, dichas etapas son las siguientes:

1.     Decisión y compromiso de la dirección: el paso inicial en el proceso de implantación de un SGC ha de ser una decisión firme de la dirección general, basada en el análisis de los retos a que la empresa se enfrenta y la necesidad de introducir tal innovación en la estructura de gobierno de las actividades organizativas, así como de las ventajas, inconvenientes, costes, problemas a superar y requerimientos a cumplir. Igualmente fundamental para anclar el proceso en cimientos firmes es el compromiso de la dirección general.

2.     Planificación y organización del proyecto: una vez la dirección ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificación y organización del proyecto de implantación del SGC. Las actividades a superar en este aspecto son sustancialmente tres:

  • Creación del equipo del proyecto.
  • Nombramiento del responsable de conducir el proyecto de implantación, que suele ser el director del equipo y un miembro de la alta dirección.
  • Elaboración del plan de implantación, con su correspondiente planificación y presupuestación.

3.     Autodiagnóstico preliminar: este estudio es el primer paso de contenidos a dar después de tomar la dirección la decisión de llevar a cabo la implantación del SGC, y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propósito principal es estudiar la situación actual y compararla con el escenario deseado tras la introducción del modelo de SGC escogido, para apuntar las deficiencias existentes y crear la base del plan de implantación. Con este fin, se debe acceder a la máxima información objetiva factible depositada en documentos y bases de datos, así como a entrevistas y encuestas al personal apropiado.

4.     Información, sensibilización y formación: la implantación de un nuevo sistema de gestión, especialmente en un área sensible como la calidad, tiene como baza crítica para su éxito la participación activa y constructiva del personal. Los instrumentos a emplear para fomentar la participación de los miembros de la organización incluyen la información completa y actualizada sobre el proyecto de implantación del SGC, sus repercusiones organizativas y en cada puesto de trabajo, la concienciación del papel clave de cada empleado en el proceso, y la dotación a las personas de las competencias que necesitarán para desempeñar sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organización del trabajo que el nuevo sistema impulsará.

5.     Confección de la documentación: la creación de la base documental del sistema constituye una pieza nuclear de las normas ISO 9000, al tiempo que es una de sus tareas más arduas. El sistema de documentación debe ofrecer una descripción coherente de cómo funciona la organización.

6.     Implantación del SGC: la implantación del sistema es una fase que se debe solapar a la anterior, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos e instrucciones de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantación es muy recomendable, para facilitar la absorción por las personas del cambio de modelo organizativo, así como para ir testando las decisiones y la idoneidad del diseño de los procedimientos junto con la detección de las primeras no conformidades. Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parálisis de la empresa, que debe proseguir sus actividades al mejor ritmo posible al tiempo que van calando en los grupos y los empleados los nuevos métodos de trabajo.

7.     Seguimiento y mejora del sistema: a partir de una cierta fecha del inicio de la implantación de un procedimiento (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo del proyecto (normalmente a través de la persona de su máximo responsable) debe efectuar una evaluación de su eficacia a partir de la información recogida en el documento oportuno y con los datos almacenados en los registros, a modo de pre-auditorías. Esta revisión ha de devengar en acciones correctivas y preventivas de no conformidades que permitan caminar paulatinamente hacia la optimización del sistema.

8.     Proceso de certificación: La octava etapa del proceso de implantación de un SGC, la certificación, ha sido incluida toda vez que estamos hablando de modelos normativos orientados hacia la certificación, y que la práctica totalidad de organizaciones que optan por un sistema ISO terminan certificándolo. Sin embargo, es menester aclarar que no se trata de una actividad obligatoria siempre, y que por consiguiente es incorrecto identificar el proceso de implantación del modelo ISO 9001:2000 y el proceso de certificación. La certificación no es un requisito de esta norma. Una organización puede implantar un SGC acorde con la norma sin necesidad de proceder a su certificación, si no existe presión legal o de mercado que lo exija o la dirección tiene la seguridad de que tal aval externo no va a conceder ninguna ventaja. De hecho, empresas del prestigio en calidad como Club Med, Federal Express o Nissan han considerado innecesaria la certificación por un sistema reconocido. La certificación no debiera ser nunca el objetivo prioritario de la implantación de un SGC, sino en todo caso una consecuencia final beneficiosa de hacer bien las cosas.

La certificación consiste en la emisión por un organismo acreditado de un documento que atestigua la conformidad del SGC de una organización con cierta norma de referencia. Esta certificación puede ir referida a la totalidad de la organización, o a una serie concreta de sus actividades. El certificado emitido por la entidad certificadora indica que la organización se haya inscrita en su registro de empresas, que es público, dando así información abierta a aquellas otras organizaciones que deseen conocer qué empresas cumplen con el requisito. El certificado lleva igualmente aparejado el derecho a usar la marca correspondiente de empresa registrada por el organismo certificador que haya seleccionado.

Para conseguir la certificación de un SGC, una vez ha sido implantado y está en funcionamiento, la organización interesada debe seguir una serie de pasos y superar un conjunto de pruebas que demuestren la adecuación del sistema con el modelo de aseguramiento de la calidad que se use como referencia. Por tanto, acudir a una empresa certificadora sólo tiene sentido cuando la organización ha completado la implantación del SGC, cumple todos los requisitos de la norma (su auditoría interna y la revisión por la dirección así lo acreditan) y tiene a disposición del equipo auditor toda la documentación necesaria.

La concesión del certificado no es definitiva, sino que a la empresa aún le queda trabajo para lograr su mantenimiento. El proceso de seguimiento y renovación del certificado implica dos nuevos tipos de auditorías periódicas: auditorías de seguimiento periódicas (normalmente anuales y en algunos casos semestrales) y, al finalizar el periodo de vigencia de tres años, auditorías de renovación del certificado.

El proceso de implantación de un SGC.

Proceso de implantación de un SGC. Calidad. Certificación.

Aunque hablar de promedios no tenga mucho sentido dadas las importantes diferencias que hay por diversos factores, puede indicarse que el plazo mínimo para ejecutar seriamente este proceso es de un año, prolongándose muchas veces hasta dos y tres años.

Cuando, además, la empresa desea certificar su SGC, debe ejecutar una serie de tareas adicionales para el logro del certificado y su mantenimiento en el tiempo, que incluyen la superación de una auditoría inicial, de unas auditorías anuales de seguimiento y de una auditoría de renovación trienal  por parte de la entidad certificadora. Un punto importante tanto para la implantación como para la certificación del SGC es la contratación de servicios externos de consultoría. Se trata de una decisión que debe sopesarse cuidadosamente, no tanto porque estos profesionales no puedan aportar valor al proceso sino para su selección meditada. Aquí, son útiles las directrices que aporta la norma ISO/FDIS 10019.

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