La integración de sistemas de gestión: razones, ventajas e inconvenientes

A medida que las empresas van desarrollando e implantando sistemas de gestión normalizados, se ha ido haciendo más nítida la necesidad de racionalizar los esfuerzos, recursos y costes destinados a todos ellos. El desarrollo inicialmente paralelo e independiente de modelos de aseguramiento de la calidad para los distintos sistemas de gestión como sistemas de gestión satélites independientes les ha restado eficiencia, al provocar problemas de duplicidad documental, solapamiento de costes y acciones. La carga de trabajo que implica la gestión independiente de los distintos sistemas ha presionado a las empresas para desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la simplificación.

Entre los principios compartidos por la mayoría de modelos normativos para sistemas de gestión, que los SIG asumen, se encuentra un enfoque normativo, una filosofía planificadora ejemplificada en el ciclo PDCA, el compromiso de la dirección, la participación de todas las personas, la orientación hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de los grupos de interés relacionados con la organización, la búsqueda de la mejora continua y un enfoque preventivo extendido a todos los productos (en todo su ciclo de vida), procesos y momentos. Las prácticas en las que mayor compatibilidad se aprecia son el desarrollo de las competencias de las personas, la elaboración de un potente sistema documental, la evaluación de resultados basada en hechos revelados con la medición, y la revisión periódica para un ciclo de mejora continua.

La integración de sistemas de gestión tiene una serie de ventajas alusivas a una mejor organización del trabajo, a la optimización de los recursos y al ahorro en costes, como son las siguientes:

• La sinergia entre los sistemas,
• La simplificación de la documentación y de la gestión documental,.
• La reducción de costes propiciada debido a la repercusión sobre los costes operativos al compartirse gastos.
• Optimización de la formación del personal gracias a la integración de procesos.
• Mejora de la percepción y de la implicación del personal en los sistemas de gestión, favoreciendo que toda la organización hable un mismo lenguaje.
• Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.
• Mejora de la comunicación tanto interna como externa

Sin embargo, la integración de sistemas de gestión no está libre de riesgos y de problemas. Las dificultades para la unificación pueden residir en aspectos muy distintos:

• Diferencias en los factores inductores de la adopción y difusión de los modelos de SGC y SIGMA.
• La inexistencia de una norma internacional comúnmente aceptada que señale los requisitos del SIG.
• Las resistencias normales a los procesos de cambio, que exigen un esfuerzo organizativo y humano importante.
• Los distintos grados de implantación de los propios sistemas.
• El grado de compatibilidad entre los principios que guían cada sistema.
• La necesidad de recursos y capacidades adicionales para planificar y ejecutar el plan de integración.
• Las propias estrategia, estructura y cultura de la empresa.
• Problemas en el desarrollo de la documentación integrada.
• La dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.

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