Capítulo 8:

 Menu Archivo

Revisemos el menú Archivo : Toda aplicación Windows dispone de un menú Archivo el cual contiene las opciones para manipular archivos. Recuerde que la diferencia con otras aplicaciones podrá  encontrarla sólo en la inclusión de otras opciones propias de la aplicación.

Crear un documento Nuevo

Archivo - Nuevo... crea un documento nuevo en blanco y lo coloca en una nueva ventana de documento que abre para tal fin. Microsoft Word es capaz de tener abierto más de un archivo al mismo tiempo y la cantidad sólo depende de la capacidad de memoria que tenga instalada la

computadora. En el cuadro de diálogo Archivo - Nuevo... se opta por crear un documento o una plantilla. Una plantilla es el esqueleto de un documento en la cual se guarda información que se desea usar como predeterminada. Por ejemplo una nota que siempre tiene la misma forma, puede escribirse lo que siempre se repite, definir márgenes, etc. y almacenarla como una plantilla. Los documentos basados en una misma plantilla tendrán la misma forma general. Para abrir un documento basado en la plantilla normal simplemente escogemos Archivo - Nuevo... y hacemos clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo.

También se puede usar en la barra de herramientas Estándar, ubique el icono (Nuevo) y ejecute un clic sobre él. Le abrirá un nuevo documento.

La lista del menú Archivo muestra en su parte inferior la lista de los últimos cuatro archivos que se han abierto (cuatro en forma predeterminada, se puede cambiar la cantidad con el comando Herramientas - Opciones ficha General ).  Se puede abrir uno de estos archivos haciendo clic en su nombre sin necesidad de usar el comando Archivo - Abrir .

Cuando se abre un archivo el mismo se ubica en una nueva ventana. Si ya había archivos abiertos los mismos permanecen sin modificaciones. De esta forma cada archivo abierto se encontrará en un ventana de documento distinta.

Ventanas de Documento

De todas las ventanas de documento abiertas sólo una será la ventana actual en un determinado momento. Cuando la ventana de documento activa se encuentra maximizada las demás no se verán.

Si se desea cambiar la ventana activa se dispone de varias alternativas: Usar la combinación de teclas CTRL+F6, cambia secuencialmente entre las diferentes ventanas abiertas.

Restaurar el tamaño de la ventana actual y hacer clic sobre la ventana que interese.

Usar el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento que interese en la parte inferior de la lista del menú.

También se puede usar Ventana - Organizar todo: para ver al mismo tiempo todas las ventanas de los documentos abiertos al momento. Si hay muchos doc. abiertos cada ventana se verá muy pequeña.

 

Cerrar un Archivo

Se usa el comando Archivo - Cerrar para cerrar un documento, es decir eliminar el archivo que lo contiene de la memoria RAM de la computadora. Note que el archivo se descarga de la memoria pero el mismo permanece almacenado en el disco en que se encuentre (disco rígido, disquete, etc.). Cuando ya no se trabaja con un archivo conviene cerrar para liberar memoria de la computadora. El tener demasiados archivos abiertos hace que la máquina se comporte en forma lenta. Si se ha modificado el archivo, antes de cerrarlo le presentará el cuadro de la izquierda. En la figura vemos que podemos grabar o no los cambios realizados en el documento. Si pulsamos el botón Cancelar, volvemos nuevamente a la edición del texto. Recuerde que si responde No, estará negando que se graben las modificaciones por Ud. realizadas y luego que Cierre no podrá recuperarlas.

Para probar las acciones, en su documento, acceda a Archivo - Cerrar y luego cancele la operación.

Almacenar un archivo en Disco

Almacenar un archivo es hacer el proceso inverso a abrirlo. Al almacenar estamos poniendo en un disco la copia del archivo que estuvimos modificando en la memoria de la computadora. Este proceso se realiza a través de uno de estos comandos: Archivo -Guardar o Archivo - Guardar como...

En los casos que en Guardar como Tipo: Este escrito Documento de Microsoft Word el documento se grabará con extensión DOC.

Archivo - Guardar: almacena el documento en disco usando el mismo nombre que el mismo tenía y ubicándolo en el mismo lugar en el que se encontraba (unidad de discos y directorio). El documento que se graba es el que está en la ventana actual. Microsoft Word no despliega ningún cuadro.

Archivo - Guardar como...: abre un cuadro de diálogo, figura página 5. En el mismo podemos elegir un nombre para el archivo y escoger la unidad de discos y el directorio en el cual se almacenará el mismo. Además es posible almacenar el archivo con el formato de otro tipo de procesador de textos. El documento que se graba es el que se encuentra en la ventana activa. Cuando un documento aún no se ha grabado por primera vez, aunque se elija el comando Archivo - Guardar se activa Archivo - Guardar como . Esto se debe a que Microsoft Word no sabe que nombre poner al archivo ni donde almacenarlo.

 

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