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Microsoft Word 97

Autor: Diego Acevedo Mira
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |27082 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2006
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Capýtulo 20:

 Utilización de word para automatizar el correo

CÓMO IMPRIMIR SOBRES Y ETIQUETAS INDIVIDUALES.

Puede imprimir un sobre o etiqueta individual utilizando la orden Sobres y etiquetas del menú Herramientas. Esta orden es especialmente útil para enviar una carta que acabe de escribir.

Cómo imprimir sobres individuales.

Para imprimir un solo sobre, esto es lo que tiene que hacer:

1.     Si ya ha escrito la dirección de envío en un documento, abra ese documento y seleccione la dirección.

2.     Elija Sobres y etiquetas en el menú Herramientas y pulse la ficha Sobres del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

3.     Escriba la dirección de envío en el cuadro.

4.     Si quiere incluir una dirección de remite, escríbala en el cuadro Remite.

5.     Si necesita cambiar alguna de las opciones de impresión para los sobres, pulse el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones para sobres.

6.     Y para terminar elija la opción Imprimir.

Cómo imprimir etiquetas individuales.

Puede imprimir una sola etiqueta, o imprimir el mismo texto en todas las etiquetas de una página de etiquetas, del modo en que se indica a continuación:

1.     Si ya ha escrito el texto correspondiente a una etiqueta en un documento, abra dicho documento y seleccione el texto.

2.     Elija Sobres y etiquetas en el menú Herramientas y pulse la ficha Etiquetas del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

3.     Escriba el texto correspondiente a la etiqueta en el cuadro Dirección.

4.     Para decirle a Word cuántas etiquetas quiere imprimir, elija una de estas dos opciones:

·        Para imprimir una página de etiquetas - con el mismo texto en todas ellas - elija la opción Página entera con la misma etiqueta.

·        Para imprimir una sola etiqueta, elija Sólo una etiqueta e introduzca la posición de fila y columna correspondientes a la etiqueta que quiere imprimir.

5.     Si necesita cambiar alguna de las opciones de impresión para las etiquetas, pulse el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.

6.     Para terminar la etiqueta, elija entre estas opciones:

·        Para imprimir la etiqueta inmediatamente, introduzca una hoja de etiquetas en su impresora y pulse el botón Imprimir.

·        Si está imprimiendo una hoja entera de etiquetas, puede pulsar el botón Nuevo documento para que Word almacene el texto de la etiqueta en un nuevo documento. A continuación puede imprimir las etiquetas imprimiendo este documento, y puede almacenar el documento para volver a imprimir las etiquetas en el futuro.

Consejo.

Escritura automática con Word.

Puede hacer que Word inserte automáticamente todos los elementos básicos de una carta en un documento y que les dé el formato que usted especifique. Para hacer esto, elija el Asistente para cartas del menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo del Asistente para cartas. A continuación, en las fichas de este cuadro de diálogo, elija las opciones que desee y suministre la información requerida sobre el remitente y el destinatario.

UTILIZACIÓN DE COMBINAR CORRESPONDENCIA PARA GRANDES LISTAS DE CORREO.

Cómo imprimir cartas modelo.

Cuando se imprime un conjunto de cartas modelo, una parte del texto es común a todas ellas, mientras que otra parte del texto varía de una carta a otra. Para imprimir cartas modelo, se crean dos documentos: un documento principal y una fuente de datos. El documento principal contiene el texto común a todas las cartas, así como las instrucciones para insertar el texto que cambia de una carta a otra. La fuente de datos almacena el texto que difiere en cada carta.

A continuación se muestra el procedimiento para imprimir cartas modelo:

1.     Abra el documento principal. Puede crear un documento nuevo o puede abrir una carta que ya haya escrito.

2.     Elija Combinar correspondencia del menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

3.     Pulse el botón Crear y, en el menú que aparece, elija Cartas modelo.

En el cuadro de mensaje que Word muestra a continuación, pulse el botón Ventana activa para utilizar el documento que abrió en el paso 1 como documento principal.

Antes de introducir el texto en el documento principal, debe crear la fuente de datos que contiene el texto que variará en cada documento. Más adelante volverá al documento principal.

4.     Para crear la fuente de datos, pulse el botón Obtener datos y, en el menú que aparece, elija Crear origen de datos.

El texto de la fuente de datos se divide en registros de datos. Cada registro de datos contiene todo el texto a utilizar con una carta modelo. Cada registro de datos se divide en campos de datos; un campo de datos contienen un solo elemento de información. Debe asignar un nombre a cada campo de datos de forma que pueda hacer referencia a él en el documento principal.

5.     Utilice el cuadro de diálogo Crear origen de datos para eliminar cualquier campo de datos que no necesite y añadir cualquier campo de datos que necesite. También puede utilizar los botones Mover para cambiar el orden de los campos de datos.

6.     Una vez que haya terminado de definir los nombres de los campos de datos, pulse Aceptar en el cauadro de diálogo Crear origen de datos, introduzca un nombre de archivo para la fuente de datos en el cuadro de diálogo Guardar como y pulse el botón Guardar.

7.     Pulse el botón Modificar origen de datos para añadir el texto que varía al documento fuente.

8.     Introduzca el texto en los campos de datos correspondientes al primer registro de datos. Una vez que haya terminado con el primer registro de datos, pulse el botón Agregar nuevo para definir el segundo registro de datos. Repita este proceso para definir todos los registros de datos, uno para cada persona o empresa a la que quiera enviar una carta. Cuando haya introducido el texto en el último registro de datos, pulse el botón Aceptar en vez de pulsar el botón Agregar nuevo. Word le conducirá de nuevo al documento principal que abrió en el paso 1.

9.     Introduzca el texto de la carta en el documento principal.

Para añadir un campo de datos del documento fuente, se pulsa el botón Insertar de campo de combinación de esta barra de herramientas y, en el menú que se despliega, se elige el nombre del campo de datos.

10. Para generar cartas modelo, pulse el botón Combinar de la barra de herramientas Combinar correspondencia, que abre el cuadro de diálogo Combinar. Elija las opciones que desee y pulse, a continuación, el botón Combinar.

Si quiere combinar todos los registros de datos sin cambiar ninguna de las opciones de combinación, pulse simplemente los botones Combinar en nuevo documento o Combinar al imprimir de la barra de herramientas Combinar correspondencia.

Cómo imprimir juegos de sobres.

También puede emplear la utilidad de combinación de correspondencia de Word para imprimir juegos de sobres.

A continuación se muestran los pasos que hay que dar:

1.     Abra un nuevo documento y elija Combinar correspondencia en el menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

2.     Pulse el botón Crear y elija Sobres en el menú que aparece.

3.     En el cuadro de mensajes, pulse el botón Ventana activa para utilizar el documento abierto en el paso 1 como documento principal para los sobres.

4.     En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, pulse el botón Obtener datos y, a continuación, siga uno de estos pasos:

·        Para utilizar una fuente de datos que ya haya creado elija Abrir origen de datos, seleccione el nombre del documento en el cuadro de diálogo Abrir origen de datos y pulse el botón Abrir. En el cuadro de mensaje, pulse el botón Establecer documento principal. Word abrirá a continuación el cuadro de diálogo Opciones para sobres.

·        Para crear una nueva fuente de datos, elija Crear origen de datos. En el cuadro de diálogo Crear origen de datos, defina los nombres para los campos requeridos y pulse Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca un nombre para el documento fuente, pulse el botón Guardar y, en el cuadro de mensajes que muestra Word, pulse el botón Modificar origen de datos. Introduzca todos los registros de datos en el cuadro de diálogo Ficha de datos y pulse Aceptar.

5.     En el cuadro de diálogo Opciones para sobres haga los ajustes necesarios en el modo en que Word imprime los sobres. Cuando pulse Aceptar, Word mostrará el cuadro de diálogo Direcciones.

6.     Introduzca la dirección de envío en el cuadro Dirección del sobre de muestra del cuadro de diálogo Dirección. Para insertar un campo de combinación, pulse el botón Insertar campo de combinación y elija el nombre del campo de combinación en el menú que aparece.

7.     En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, pulse el botón Modificar del área Documento principal y elija, en el menú que aparece, el nombre del documento que creó en el paso 1. Word mostrará ahora el documento principal que contiene los campos de combinación para el sobre.

8.     Si es necesario, edite la dirección de envío o remite en el documento principal.

9.     Para generar los sobres, se pulsa el botón Combinar de la barra de herramientas Combinar correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Combinar. Elija las opciones que desee y a continuación pulse el botón Combinar. Si quiere combinar todos los registros de datos sin modificar ninguna de las opciones de combinación, pulse los botones Combinar en nuevo documento o Combinar al imprimir de la barra de herramientas Combinar correspondencia.

Cómo imprimir juegos de etiquetas postales.

El procedimiento para imprimir juegos de etiquetas empleando la utilidad de combinación de correspondencia es similar al que se utiliza para imprimir juegos de sobres. Puede imprimir etiquetas postales o puede imprimir otros tipos de etiquetas, como etiquetas de nombres o etiquetas de discos.

Estos son los pasos:

1.     Abra un nuevo documento y elija Combinar correspondencia en el menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

2.     Pulse el botón Crear y elija Etiquetas postales en el menú que aparece.

3.     En el cuadro de mensajes, pulse el botón Ventana activa para utilizar el documento abierto en el paso 1 como documento principal para las etiquetas.

4.     En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, pulse el botón Obtener datos y, a continuación, siga uno de estos pasos:

5.     En el cuadro de diálogo Establecer opciones para etiquetas haga los ajustes necesarios en el modo en que Word imprime las etiquetas.

6.     Introduzca la dirección de envío o el texto que desee en el cuadro Etiqueta de muestra del cuadro de diálogo Crear etiquetas.

7.     En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, genere las etiquetas pulsando el botón Combinar para abrir el cuadro de diálogo Combinar. Elija las opciones que desee y pulse el botón Combinar.

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