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Microsoft Word 97

Autor: Diego Acevedo Mira
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |27082 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2006
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Capítulo 9:

 Personalización de estilos y plantillas en word

MODIFICACIÓN DE ESTILOS.

Cada vez que se abre un nuevo documento, éste obtiene una copia de los estilos almacenados en la plantilla que utiliza Word para crear el documento. Los estilos en particular que se ofrecen, así como las características de formato almacenadas en cada uno de estos estilos, varían de acuerdo con la plantilla seleccionada. Todas las plantillas tienen un conjunto básico de estilos comunes conocidos como estilos incorporados. Algunas plantillas ofrecen estilos predefinidos adicionales para determinados fines. Además, una plantilla o documento pueden contener estilos definidos por el usuario.

Se puede modificar cualquiera de los estilos de un documento. Cuando se modifica un estilo, todo el texto del documento al que se asigna el estilo adquiere el nuevo formato del estilo. Ésta es una de las ventajas importantes de utilizar estilos en lugar de dar formato al texto directamente.

Dado que cada documento tiene su propio conjunto de estilos, modificar el estilo afecta solamente al documento en sí; no afecta a la plantilla o a otros documentos basados en la plantilla.

Cuando modifique o cree un estilo, recuerde que un estilo se puede basar en otro estilo. En la plantilla Normal que se ofrece con Word, el estilo Normal sirve de base para la mayor parte de los otros estilos de párrafo. Cualquier característica de formato asignada específicamente a un estilo anula el formato de estilo de base.

Si cambia un estilo, como Normal, cambiarán inmediatamente todos los estilos basados en él. Basar un estilo en otro favorece la consistencia en el formato.

Consejo.

Visualización de nombres de estilo en el margen izquierdo.

Se puede hacer que Word muestre el nombre de cada estilo de párrafo en el margen izquierdo de la presentación Normal eligiendo Opciones en el menú Herramientas, pulsando la ficha Ver e introduciendo una cantidad distinta de cero en el cuadro Ancho del área de estilo. La cantidad que se introduce específica el ancho del área en la que Word muestra el nombre del estilo; si el valor es 0, Word no muestra los nombres de estilo.

Además, se puede imprimir una descripción de los estilos del documento eligiendo Imprimir en el menú Archivo y seleccionando el elemento Estilos del cuadro Imprimir.

Modificación de estilos utilizando el cuadro de diálogo Estilo.

Modificar un estilo utilizando el cuadro de diálogo Estilo no es tan rápido como hacerlo mediante un texto de ejemplo, pero ofrece las siguientes opciones adicionales:

·        Se puede cambiar el nombre del estilo.

·        Se puede cambiar el estilo en el que se basa el estilo modificado.

·        Se puede cambiar el estilo de Word asigna automáticamente a un párrafo que vaya a continuación del párrafo al que se ha asignado el estilo modificado.

·        Se puede definir una tecla de método abreviado para asignar rápidamente el estilo.

·        Se puede copiar el estilo modificado en la plantilla del documento.

·        Se pueden eliminar estilos definidos por el usuario.

A continuación se muestra el procedimiento para modificar un estilo utilizando el cuadro de diálogo Estilo:

1.     Se elige Estilo en el menú Formato para abrir el cuadro de diálogo Estilo.

2.     Se selecciona, en la lista Estilos, el nombre del estilo que se quiere modificar. Si no puede encontrar el estilo, seleccione la opción Todos los estilos del cuadro Lista.

3.     Pulse el botón Modificar.

4.     Se puede cambiar el nombre del estilo, siempre que no sea un estilo incorporado, escribiendo un nuevo nombre en el cuadro Nombre.

5.     Se puede cambiar el estilo de base seleccionado un elemento de la lista Basado en.

6.     Se puede cambiar el estilo del siguiente párrafo eligiendo un nombre de estilo en la lista Estilo del párrafo siguiente.

7.     Si se quiere modificar la copia del estilo dentro de la plantilla que se utilizó para crear el documento, se activa la opción Agregar a la plantilla, como se ve aquí. Si se desactiva esta opción, al modificar el estilo afectará solamente a la copia del documento actual.

8.     Para cambiar las características de formato almacenadas en el estilo, se pulsa el botón Formato y, del menú que aparece se elige la categoría correspondiente a la característica o características que se quieren cambiar. Cuando se elige una categoría, Word muestra un cuadro de diálogo que permite modificar las características de formato individuales.

9.     Una vez que se han terminado de hacer todos los cambios en el estilo, se pulsa Aceptar en el cuadro de diálogo Modificar el estilo para volver al cuadro de diálogo Estilo y almacenar los cambios.

10. En el cuadro de diálogo Estilo, se pulsa Aplicar para volver al documento y asignar el estilo recién modificado a la selección, o se pulsa Cerrar para volver al documento sin aplicar el estilo.

Asignación de una tecla de método abreviado.

Si quiere asignar una tecla de método abreviado para poder aplicar rápidamente el estilo, abra el cuadro de diálogo Estilo, seleccione el estilo que quiera emplear y pulse el botón Modificar. En el cuadro de diálogo Modificar estilo, pulse el botón Teclas. Word mostrará el cuadro de diálogo Personalizar.

Eliminación de un estilo definido por el usuario.

Para eliminar un estilo seleccionado, abra el cuadro de diálogo Estilo, seleccione el estilo que desea eliminar, y pulse el botón Eliminar. Word lo quita de todo texto al que se le haya asignado.

CREACIÓN DE NUEVOS ESTILOS.

Si asigna a menudo el mismo juego de características de formato a caracteres o párrafos, probablemente sea el momento de definir el nuevo estilo. Al hacerlo así ahorrará tiempo y hará que el formato sea más consistente.

Creación de estilos utilizando el cuadro de diálogo Estilo.

El procedimiento es el siguiente:

1.     Para ahorrar tiempo, seleccione o coloque el punto de inserción dentro de un párrafo que reúna una características de formato parecidas a las que quiere asignar al nuevo estilo.

2.     Elija Estilo en el menú Formato para abrir el cuadro de diálogo Estilo y pulse el botón Nuevo.

3.     En la lista tipo de estilo, seleccione Párrafo o Carácter para especificar el tipo de estilo que quiere definir.

COPIA DE ESTILOS.

Al crear un nuevo documento, éste adquiere una copia de todos los estilos almacenados en la plantilla que se utilizó para crearlo. Cada documento y cada plantilla tienen su propio juego de estilos.

Cómo copiar estilos desde una plantilla a un documento.

Para aprovechar un estilo almacenado en una plantilla, tiene que copiarlo en el documento. Los estilos se pueden copiar de una plantilla a un documento de muchas formas. En primer lugar, cuando crea un nuevo documento todos los estilos almacenados en la plantilla en la que se basa el documento se copian automáticamente en el documento.

Reglas para la copia de estilos.

Cada vez que Word copia todos los estilos de una plantilla o un documento en otra plantilla o ducmento observa las siguientes reglas para cada estilo.

·        Si el estilo existe solamente en el documento o plantilla fuente, Word añade el estilo a la plantilla o documento de destino.

·        Si el estilo existe solamente en la plantilla o documento de destino, Word lo deja allí, sin cambios.

·        Si el estilo existe en ambas plantillas o documentos, Word reemplaza el estilo de destino con el estilo de la fuente.

Cómo copiar estilos desde un documento a una plantilla.

Si quiere almacenar el estilo en la misma plantilla en la que se basa el documento, puede activar la opción Agregar a la plantilla cuando cree o modifique el estilo en los cuadros de diálogo Nuevo estilo o Modificar el estilo. Word copiará el estilo nuevo o modificado en la plantilla del documento.

Además, cuando selecciona formato de párrafo en el cuadro de diálogo Fuente o Idioma, puede utilizar el botón Predeterminar y responder Sí cuando se pida.

Por último, puede utilizar el Organizador de Word para copiar archivos en una plantilla desde un documento o desde otra plantilla.

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTO.

Una plantilla almacena distintos elementos que forman la base de un documento en Word. Cuando se crea un nuevo documento, algunos de los elementos, como los estilos y el texto, se copian en el documento desde la plantilla seleccionada. Otros elementos, como las entradas de Autotexto y las macros, se guardan en la plantilla. Sin embargo, la plantilla permanece ligada al documento de forma que el documento puede acceder a estos elementos.

Una vez que se ha creado un nuevo documento, tanto la plantilla como el documento tienen su propia copia de estos elementos. Si se cambia uno de estos elementos en el documento no afectará a la plantilla, y si se cambia un elemento no afectará al documento.

Modificación de plantillas.

Las plantillas de Word se pueden modificar de distintos modos. En primer lugar, las plantillas se modifican como resultado de las siguientes acciones comunes que se llevan a cabo en Word:

·        Al crear cualquiera de los elementos como una entrada de autotexto, una macro, una barra de herramientas, una composición de menú o una tecla de método abrevado.

·        Al pulsar el botón Predeterminado del cuadro de diálogo Fuentes, Idioma o Configurar página y responder Sí.

Creación de nuevas plantillas.

El procedimiento para crear una nueva plantilla es parecido al que se utiliza para crear un nuevo documento. A continuación se muestran los pasos básicos:

1.     Se elige Nuevo en el menú Archivo.

2.     En el cuadro de diálogo Nuevo, se activa la opción Plantilla de la esquina inferior derecha, se selecciona una plantilla existente que sirva de base para la nueva plantilla y se pulsa Aceptar.

3.     Se introducen el texto y los gráficos, se edita y se da formato a la nueva plantilla utilizando las mismas empleadas con los documentos.

4.     Se elige la opción Guardar del menú Archivo o se pulsa el botón Guardar para almacenar la nueva plantilla.

Cómo cambiar la plantilla adjunta a un documento y cargar plantillas globales.

Se puede cambiar la plantilla adjunta a un documento. Al hacer esto, el documento puede utilizar, y de hecho utiliza, todas las entradas de Autotexto, macros, barras de herramientas personalizadas, composiciones de menú y teclas de método abreviado almacenadas en la nueva plantilla en lugar de los elementos almacenados en la plantilla anterior. Para hacer el cambio, siga los pasos que se indican a continuación:

1.     Asegúrese de que el documento que quiere cambiar aparece en la ventana activa actualmente en el documento.

2.     Elija Plantillas y complementos del menú Herramientas. Word mostrará el cuadro de diálogo Plantillas y complementos.

3.     Pulse el botón Adjuntar.

4.     Seleccione la plantilla que quiera utilizar en el cuadro de diálogo Adjuntar plantilla. Asegúrese de que la opción Plantillas de documento está seleccionada en la lista Tipo de archivo. Después pulse el botón Abrir.

Además, Word le permite cargar una o más plantillas aparte de la plantilla del documento. A las plantillas adicionales que se han cargado se les conoce como plantillas globales, y todas las entradas de Autotexto, macros, barras de herramientas personalizadas, composiciones de menú y teclas de método abreviado almacenadas en estas plantillas están disponibles también para cualquier documento que esté abierto. Para cargar una plantilla global, se elige Plantillas en el menú Archivo y se hace lo siguiente:

·        Si la plantilla aparece listada dentro de la lista Plantillas globales y macros automáticas, basta con activar el elemento.

·        Si la plantilla no aparece en la lista, pulse el botón Agregar. Asegúrese de que el elemento Plantillas de documento está seleccionado en la lista Tipo de archivo, seleccione la plantilla que quiera utilizar y pulse Aceptar. La plantilla aparecerá en la lista Plantillas globales y la lista complementos estará activada.

Una plantilla global o complemento permanecerá cargado sólo para el resto de su sesión actual de Word. Cuando salga de Word y lo reinicie tendrá que volver a cargarlos.

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