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Microsoft Word 97

Autor: Diego Acevedo Mira
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |27082 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2006
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Capítulo 17:

 Cómo trabajar con word en grupos de trabajo

CÓMO AÑADIR COMENTARIOS A LOS DOCUMENTOS.

Puede añadir comentarios a un documento de Word sin alterar el texto principal del mismo. Los comentarios aparecen en un panel aparte de la pantalla y no en la copia impresa del documento, a menos que decida imprimirlos por separado.

Para insertar un comentario en un documento debe hacer lo siguiente:

1.     Seleccione el texto al que quiere adjuntar un comentario.

2.     Elija la orden Comentario del menú Insertar o pulse el botón Insertar comentario de la barra de herramientas Revisión.

3.     Escriba el texto correspondiente al comentario a continuación de la marca en el panel de comentarios.

Si quiere, puede dejar el panel de comentarios abierto mientras continua editando el documento. Para mover el punto de inserción de un panel a otro, pulse F6 o pulse en el panel en el que quiere trabajar. Si quiere más espacio en la pantalla para su documento principal, pulse el botón Cerrar del panel de comentarios o el botón Modificar comentario de la barra de herramientas Revisión para cerrar el panel de comentarios.

Para ver el texto de un comentario adscrito a un bloque de texto en particular basta con situar el puntero del ratón sobre el texto resaltado. Word mostrará el nombre del autor del comentario y el texto del mismo. Para activar esta opción, deberá seleccionar Opciones en el menú Herramientas y abrir la ficha Ver.

Puede desplazarse a los distintos comentarios de un documento pulsando los botones Comentario anterior y Comentario siguiente de la barra de herramientas Revisión.

CONTROL DE LAS REVISIONES EN LOS DOCUMENTOS.

La función de control de revisiones de Word le permite marcar y hacer un seguimiento de todos los cambios que se hacen en un documento, de forma que se puedan revisar estos cambios más adelante y aceptarlos o rechazarlos.

Para iniciar el seguimiento de las revisiones en un documento, apunte a Control de cambios en el menú Herramientas y elija la opción Resaltar cambios en el submenú que aparece. A continuación, active la opción Controlar los cambios de modificar del cuadro de diálogo Resaltar cambios. Como alternativa, basta con pulsar Ctrl + Mayús + E o hacer una doble pulsación sobre el indicador MCA de la barra de estado de Word.

También se puede iniciar el seguimiento de las revisiones pulsando el botón Control de cambios de la barra de herramientas Revisión.

Para detener el seguimiento de revisiones, se repite cualquiera de estos procedimientos.

Examen de las revisiones.

Puede ver todas las revisiones marcadas de un documento y aceptar, o bien rechazar, cualquiera de ellas. Si acepta una revisión, la revisión indicada se hace permanente; si rechaza una revisión, el texto vuelve a su estado original. Para examinar las revisiones de un documento, apunte a Control de cambios y elija la opción Aceptar o rechazar cambios en el menú emergente.

Para ayudar a identificar el origen de cada revisión, el cuadro de diálogo Aceptar o Rechazar cambios muestra el nombre del autor, independientemente de la modificación efectuada, la fecha y la hora de revisión seleccionada.

Personalización del marcado de revisiones.

Puede modificar el estilo así como el color que utiliza Word para las marcas de revisión del siguiente modo:

1.     Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse la ficha Control de cambios, o pulse el botón Opciones del cuadro de diálogo Resaltar cambios.

2.     Para cada tipo de marca de revisión elija el tipo de marca que utilizará Word seleccionando un elemento de la lista Marca correspondiente.

CÓMO TRABAJAR CON DISTINTAS VERSIONES DE UN DOCUMENTO.

Cómo comparar las distintas versiones de un documento.

Si ha guardado una versión anterior del documento en un archivo aparte, podrá comparar la versión anterior con la actual y, si lo desea, restaurar secciones de la versión actual con el contenido de la versión anterior.

Mantenimiento de distintas versiones de un documento.

Para hacer esto, elija la opción Versiones en el menú Archivo y, en el cuadro de diálogo Versiones, pulse sobre el botón Guardar ahora.

UTILIZACIÓN DE OTRAS TÉCNICAS DE TRABAJO EN GRUPO.

PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Es posible que quiera distribuir un documento - o copias de un documento - entre otros miembros de su grupo de trabajo de manera que lo puedan revisar, editar o aportar algo nuevo. Antes de hacerlo, no obstante, puede proteger el documento para limitar el tipo de cambios que pueden realizar los revisores, asegurando así la integridad del documento.

Para proteger un documento, siga los siguientes pasos:

1.     Asegúrese de que el documento que quiere proteger se encuentra en la ventana de documento activa.

2.     Elija Proteger documentos en el menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo Proteger documentos.

3.     Elija una de las tres opciones que aparecen en el área Proteger documento para del cuadro de diálogo:

·        Para proteger el documento de manera que los revisores solamente puedan hacer comentarios y no cambios en el texto del documento, seleccione la opción Comentarios.

·        Seleccione la opción Cambios realizados para activar permanentemente el control de revisiones para el documento.

4.     Para impedir que los revisores quiten la protección, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña. Word le pedirá que vuelva a escribir la contraseña después de que pulse Aceptar.

Tenga en cuenta que la protección que elija le afectará tanto a usted como a los demás usuarios.

OPCIONES PARA COMPARTIR ARCHIVOS.

También puede proteger un documento frente a cambios no autorizados definiendo las opciones para comparticion de archivos, del modo en que se indica a continuación:

1.     Asegúrese de que el documento que quiere proteger se encuentra en la ventana de documento activa.

2.     Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse la ficha Guardar o pulse el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como.

3.     Defina una o más opciones del grupo Opciones de compartir archivo, que está situado en la parte inferior de la ficha Guardar.

Puede desactivar la protección al compartir archivos volviendo a abrir la ficha Guardar y eliminando las contraseñas o desactivando la opción Recomendado sólo lectura.

Cómo unir revisiones.

Si ha distribuido una copia separada de un documento a cada miembro de un grupo de trabajo, cuando le devuelvan las copias podrá unir todas las revisiones que contienen al documento original.

Consejo.

Protección del documento antes de distribuir múltiples copias.

Para unir revisiones de una copia de un documento al documento original, la copia no debe contener ninguna revisión no registrada. Para asegurarse de que el control de revisiones está activado al editar la copia, antes de distribuirla debe abrir y activar la opción Cambios realizados del cuadro de diálogo Proteger documento.

Cómo resaltar texto.

Puede utilizar la herramienta Resaltar de Word para marcar permanentemente bloques de texto de un documento, de un modo similar a como marcaría un texto de una página impresa con un rotulador amarillo. El texto marcado aparece resaltado tanto en la pantalla como en la copia impresa del documento. Para resaltar un bloque de texto se hace lo siguiente:

1.     Se selecciona el texto que se quiere resaltar.

2.     Para resaltar utilizando el color que aparece actualmente en el botón Resaltar de la barra de herramientas Formato basta con pulsar el botón Resaltar de la barra de herramientas Formato o en la barra de herramientas Revisión.

Puede resaltar rápidamente varios bloques de texto del modo que se indica a continuación:

1.     Sin seleccionar texto de antemano, pulse el botón Resaltar o pulse sobre un color de la paleta, como se describió anteriormente.

2.     Con el ratón, arrastre sobre cada bloque de texto que quiera resaltar.

3.     Cuando haya terminado de resaltar el texto, pulse el botón Resaltar o pulse la tecla Escape para volver al modo de edición normal.

Puede quitar el marcado del texto del siguiente modo:

1.     Seleccione el texto del que quiere quitar el marcado.

2.     Pulse la flecha Abajo situada a la derecha del botón Resaltar.

3.     Pulse el elemento Ninguno de la paleta de color.

Consejo.

Cómo ocultar el marcado.

Se puede ocultar el marcado de la pantalla eligiendo Opciones en el menú Herramientas, pulsando la ficha Ver y desactivando la opción Texto resaltado del área Mostrar.

Cómo compartir fuentes.

Para incrustar una fuente True Type hga lo siguiente:

1.     Asegúrese de que el documento en el que quiere incrustar las fuentes se encuentra en la ventana de documento activa.

2.     Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse sobre la ficha Guardar.

3.     Active la opción Incrustar fuentes TrueType. Para reducir el tamaño del documento, active también la opción Incrustar sólo caracteres en uso, con lo que Word guardará solamente la información de fuente correspondiente a los caracteres que aparecen en el documento.

Capítulo anterior - Diseño de páginas

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