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Microsoft Office

Autor: Diego Acevedo Mira
Curso:
9,27/10 (22 opiniones) |17932 alumnos|Fecha publicación: 13/06/2006
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Capítulo 2:

 Aprendizaje de los fundamentos: ventanas, barras de herramientas e impresión


Cuando trabaja en las pantallas, cuadros de diálogo y órdenes de una aplicación de Windows, está utilizando la interfaz de usuario del programa. En el juego de aplicaciones Microsoft Office, los cinco programas comparten básicamente la misma interfaz de usuario. La información que muestra cada aplicación aparece en una o más ventanas estándar que se pueden desplazar, dividir o cambiar de tamaño. Los programas presentan órdenes en barras de menús, cuadros de diálogo y barras de herramientas estándar que tienen muchas características comunes.

CÓMO TRABAJAR CON VENTANAS DE APLICACIÓN.

Cuando abre una aplicación de Office, el programa aparece en uno de estos tres estados: minimizada. Maximizar la aplicación ofrece el máximo espacio de trabajo. Al minimizar una aplicación, la quita de en medio.

Al trabajar en una ventana Normal, puede cambiar el tamaño y la forma de la ventana o moverla a otra posición del escritorio. Para cambiar el tamaño de una ventana Normal, sitúe el puntero del ratón sobre el borde de la ventana que quiera contraer o estirar y arrastre el borde a la nueva posición con el puntero de tamaño. Para mover una ventana, arrastre la barra de título de una posición a otra.

Cuando se ha minimizado una aplicación en un botón de la barra de tareas, se puede pulsar sobre éste para restaurarla en una ventana o hacer una pulsación con el botón derecho del ratón para mostrar un menú, con opciones, para restaurarla en una ventana o maximizarla para que ocupe toda la pantalla. Cuando una aplicación está en una ventana Normal o aparece maximizada, se pueden utilizar los botones situados en el lado derecho de la barra de título de la aplicación para minimizarla en un botón sobre la barra de tareas, maximizar la ventana para que ocupe toda la pantalla, restaurar la aplicación a una ventana Normal o cerrar la ventana.

Consejo.

Los menús aparecen con una pulsación de ratón.

Muchas veces la acción que se quiere realizar se encuentra en un menú de contexto especial que aparece cuando se pulsa el botón derecho o secundario del ratón. El menú cambia con el contexto de las acciones, por lo que se aconseja experimentar con estos mmenúscontextuales para agilizar las tareas.

Compresión del espacio de trabajo.

Los elementos de la interfaz de usuario que se ven al ejecutar una aplicación de Office se conocen como el área de trabajo del programa. Cada aplicación de Office emplea una metáfora diferente para su espacio de trabajo.

A lo largo de la parte superior de la ventana de aplicación se encuentra la barra de título, un rectángulo que contiene el nombre del programa y los botones de control para cambiar el tamaño y cerrar la ventana. Si se maximiza la ventana de documento, la barra de título contiene también el nombre del documento. Por debajo de la barra de título se encuentra la barra de menú, que contiene las órdenes para trabajar con el programa. Más abajo hay una serie o más de botones que se conocen como barra de herramientas. Los botones de las barras de herramientas son, normalmente, accesos directos a las órdenes de la barra de menú; para ejecutar una orden de la barra de herramientas, basta con pulsar el botón.

Por debajo de la barra de herramientas se encuentra el área de documento, que es diferente en cada una de las aplicaciones de Office. En Microsoft Excel los documentos se llaman hojas de cálculo, cuadernos divididos en filas y columnas, que contienen texto, números y diagramas.

Tabla. Elementos del área de trabajo y sus funciones.

                 Aprendizaje de los fundamentos: ventanas, barras de herramientas e impresión

Navegación en las ventanas de documento.

Para aquellos documentos que son demasiado grandes como para aparecer completamente en una ventana de documento, Office añada barras de desplazamiento horizontal y vertical a la ventana, ofreciéndole, de este modo, acceso a todo el archivo. Las barras de desplazamiento le permiten moverse pro un documento a la velocidad que quiera, e incluyen las siguientes opciones de navegación:

·        Puede moverse hacia arriba o hacia abajo línea a línea, o fila a fila, pulsando los botones de flecha superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical.

·        Puede moverse a la izquierda o a la derecha un espacio pequeño pulsando las flechas izquierda o derecha de la barra de desplazamiento horizontal.

·        Puede moverse a intervalos mayores (aproximadamente una página) pulsando sobre las propias barras de desplazamiento.

·        Puede moverse a una posición en particular dentro de un documento arrastrando los indicadores de posición horizontal o vertical de las barras de desplazamiento. Los indicadores de posición indican la posición del documento.

Nota.

También puede desplazarse por una ventana de documento pulsando las teclas de dirección o las teclas RePág y AvPág.

Cómo trabajar con varias ventanas de documento.

Word, Excel y PowerPoint le permiten abrir más de una ventana de documento a la vez, de forma que pueda comparar documentos afines, intercambiar información entre archivos y trabajar en un informe o presentación multidocumento. Cuando se trabaja con documentos situados en ventanas distintas, cada ventana de documento abierta tiene su propia barra de títulos, botones de control y barras de desplazamiento.

Para controlar el modo de visualización y activación de las ventanas, Word, Excel, PowerPoint y Access incluyen un menú Ventana en sus barras de menú. En la parte inferior del menú aparecen los nombres de los documentos abiertos en la aplicación. Para pasar de un documento abierto a otro, se pulsa, en el menú Ventana, sobre el nombre correspondiente al documento que se quiera visualizar, o se escribe su numero.

En la parte superior del menú Ventana aparecen las órdenes que se pueden utilizar para abrir nuevas ventanas y organizar las existentes. La orden Nueva ventana abre una nueva ventana de documento y muestra el documento activo en ella. Esto le permite ver un mismo documento en distintas ventanas. Cada una de las ventanas aparece identificada con un número que sigue al nombre del documento.

Cómo cambiar de tamaño y cerrar las ventanas de documento.

Las ventanas de documento individuales se pueden mover, cambiar de tamaño, minimizar, maximizar y cerrar. Las órdenes que se utilizan para gestionar las ventanas de documento están en el menú Control, que aparece al pulsar el icono del menú Control, situado en el lado izquierdo de la barra de título de documento activo.

También se puede minimizar, maximizar, restaurar o cerrar una ventana de documento pulsando los botones situados en el lado derecho de la barra de título del documento, los cuales controlan el tipo de ventana con la que se trabaja.

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