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Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad

Autor: Efraín Ortiz
Curso:
8,88/10 (35 opiniones) |44837 alumnos|Fecha publicación: 13/11/2009
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Capítulo 4:

 Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel


Antecedentes

El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propósitos.

La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1]

Introducción al Software Contable

Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propósitos:

Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General

Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta

Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación

Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General

Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. 

Diario General

En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, este recuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la última cuenta.

En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamará MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son: fecha, comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en forma automática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito.

Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botón con el nombre de “Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya se ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia de seguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas, haciendo clic en “Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, como medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de los créditos en cada asiento contable.

Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #).

Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las páginas que se hayan utilizado en el período contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario, en ese caso solo se imprimirá las páginas utilizadas.

Macro

Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botón o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carácter repetitivo.

Libro Mayor

Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del período contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta también de una celda para la fecha en la celda E2.

Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a través del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel 

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botón “Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente:

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hasta la página 1, en razón de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las páginas, pues sería algo innecesario.

Balance de Comprobación

Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, también nos permiten hacer una clasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la información necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Balance General

Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta información la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Estado de Resultados

También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable, en base a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática al patrimonio del Balance General.

Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

 Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas, códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad.

Cuando ya está listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprenderá el lector del presente curso, no podemos ahondar más en el tema, pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de “Libros en red”. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con éxito el sistema.


[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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