Consultas del mayor general y balance de comprobación

Consultas del Mayor General

Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada, es necesario realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, también para asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamos en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargo este método dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamente los saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuenta con todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cerca de cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Código, Débitos, Créditos y Saldo.

A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.

Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información se refleje en el Mayor, como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológico de los cheques emitidos, así como también de los depósitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA.

De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos información, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y según normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos, como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.

Consultas al Balance de Comprobación

De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma más panorámica algunas cuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momento dado, en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.

Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100,00   dólares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de 19.990,00 dólares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44.187,93 dólares, también vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los  $ 9.990,00 de crédito concedido. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $ 2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cómo está marchando la empresa.

En esta hoja también podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupación de valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que:

CODIGO         CUENTA                                                       NIVEL

1.                     ACTIVO                                                          PRIMERO

1.1.                  ACTIVO CORRIENTE                                     SEGUNDO

1.1.1.               CAJA, BANCOS                                              TERCERO

1.1.1.01            CAJA CHICA QUITO                                       CUARTO

1.1.1.02            CAJA CHICA GUAYAQUIL                              CUARTO

1.1.1.10            CAJA GENERAL                                             CUARTO

1.1.1.20            CUENTA CONTROL                                        CUARTO

1.1.1.21            BANCO DEL PICHINCHA                                CUARTO

1.1.1.22            BANCO DEL PACIFICO                                   CUARTO

1.1.1.23            BANCO DE GUAYAQUIL                                 CUARTO

1.1.2.               CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES       TERCERO

1.1.2.01            CLIENTES QUITO                                           CUARTO

1.1.2.02            CLIENTES GUAYAQUIL                                  CUARTO

Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo así, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, más CAJA GENERAL $ 19.990,00, más BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $ 64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel.

Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por último los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO. Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación, verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión, hemos obtenido Utilidad o Pérdida, como podemos observar en la siguiente imagen.

En esta revisión hemos podido comprobar que los débitos coinciden con los créditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto el Balance está cuadrado y además observamos que hemos obtenido una utilidad de 7.708,42 dólares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa.

La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el objetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasiones los gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivos necesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendría que liquidar la empresa, es decir cerrar las operaciones.

Como podrá darse cuenta el lector es muy importante la información que revele la Contabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a incrementar la inversión, revisión de gastos, definir políticas para aumento de ventas, etc. Y por supuesto toda esta información debe estar debidamente respaldada con todos los documentos fuente.

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