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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 126:

 Qué es una hoja secundaria de datos

Es algo similar a una consulta con una combinación uno a varios, pero que podemos abrir para cada registro de la tabla principal. Supongamos que tenemos un registro de Calificaciones en donde se almacenan el nombre del alumno, la fecha del examen y su calificación. Esta tabla contendrá todos los exámenes que se les ha tomado a todos los alumnos durante el año. Podría-mos ordenar esta tabla por el nombre del alumno para ver juntas las calificaciones de cada alum-no a lo largo del año, o bien ordenar por fecha y así controlar qué alumnos estuvieron presentes en cada uno de los exámenes. Pero podemos hacer estas dos cosas de una manera mejor si aprovechamos las propiedades de las hojas secundarias de datos.

El uso de hojas secundarias es muy sencillo, por lo que no nos detendremos en un ejercicio detallado, sino que daremos una explicación general referida a cómo hacerlo.

Hagamos un ejercicio con hojas secundarias

Primeramente crearemos una tabla Calificaciones, en donde incluiremos tres campos: Alumno, Fecha y Nota.

Luego creamos la tabla Alumnos, con sólo el nombre de cada uno de los alumnos (sólo un campo: Alumno) y otra tabla Exámenes, que será sólo la lista de las fechas en las que se tomaron los exámenes (sólo el campo Fecha).

Para la facilidad del ejercicio, coloquemos el mismo nombre de campo para el nombre del alumno en las tablas de Alumnos y Calificaciones y utilicemos el mismo nombre para el campo de fechas en Calificaciones y Exámenes.

Tanto en la tabla de Calificaciones como en la de fechas de exámenes, debemos utilizar para la fecha un formato de texto de 8 caracteres de longitud. Esto se debe a que las funciones de relación para hojas secundarias de datos, no se pueden establecer en base a una clave de tipo fecha.

Para ayudarnos en el ingreso de las fechas podemos agregar al campo correspondiente el atributo de máscara (será necesario hacer esto en la tabla de Exámenes ya que una vez ingresa-das las fechas en esa tabla, las tomaremos de allí para agregarlas a cada registro de calificacio-nes). Para crear una máscara, recordemos lo que estudiamos en el Capítulo 4 y seleccionemos el formato mostrado en la figura 4.11.

Ya creadas las tablas, ingresemos el nombre de cada uno de los alumnos en la tabla Alum-nos y la fecha de los exámenes en Exámenes.

Ya no tendremos que volver a ingresar fechas y nombres en la tabla de calificaciones. Abramos la tabla de Calificaciones en modo diseño, seleccionemos el campo Alumno, pulsemos abajo la solapa Búsqueda y coloquemos los datos que se muestran en la figura 9.4 (izquierda).

Pulsemos en el campo Fecha, luego la solapa Búsqueda e ingresemos lo que se muestra en la misma figura (a la derecha).

Qué es una hoja secundaria de datos

Hecho esto abramos Calificaciones en modo hoja de datos. Ingresemos el nombre del alumno y la fecha, pulsando el botón de extensión del campo correspondiente y eligiéndolos de la lista desplegada, como se muestra en la figura 9.5.

Qué es una hoja secundaria de datos
Figura 9.5

Ahora definamos las hojas secundarias

Abramos la tabla Alumnos en modo diseño y habilitemos el cuadro de Propiedades (figura 9.6 izquierda).

Allí, en el campo Hoja secundaria de datos, abramos la lista y seleccionemos Ta-bla.Calificaciones. Escribamos Alumno en los dos campos Vincular (recordemos que el campo de vinculación se llama igual en ambas tablas).

Seguidamente abriremos en modo diseño la tabla Exámenes, y en el cuadro Propiedades colocaremos los parámetros que se muestran en la figura 9.6 (derecha).

Qué es una hoja secundaria de datos

 

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