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Access nos permite guardar los criterios de selección y ordenamiento que estudiamos creando un nuevo objeto que llamaremos Hoja de respuestas dinámicas o, más brevemente, Consulta.
Una vez que hayamos definido una hoja de respuestas dinámicas, en lugar de abrir la tabla y volver a aplicarle los mismos criterios de ordenamiento y filtro (selección), abriremos este nuevo objeto que creamos, que tendrá ya predefinidos y aplicados esos criterios, como si se tratara de otra tabla que nos muestra los datos ya filtrados y ordenados.
De este modo, abriendo la consulta Clientes para Ventas, trabajaremos con los clientes de la tabla "Clientes" que pertenecen a Buenos Aires, con compras mayores a $ 1000 y todos los clientes de Capital, con un orden por Localidad; abriendo en cambio la consulta Clientes para Co-branzas, se mostrarán los registros de la misma tabla, pero sólo correspondientes al año en curso y en orden descendente por su monto de compras, etc.
Generalizando, podemos crear una consulta para cada necesidad, con su selección y orde-namiento particulares; posteriormente, cada departamento de la empresa podrá trabajar sobre su hoja de respuestas dinámicas particular como si ésta fuera su tabla de clientes, y así elaborar lis-tados, formularios, etc., utilizando solamente los datos que son de su interés. A cada una des es-tas vistas de los datos de la tabla le llamaremos entonces hoja de respuestas dinámicas.
Lo realmente ventajoso es que no existen distintas tablas, sino distintas hojas de respuestas dinámicas; todas tomarán sus datos de la tabla original de Clientes, pero cada una de ellas los presentará de distinta forma (campos, datos y registros) adaptándose a las necesidades de la aplicación que haga uso de la misma.
Podemos trabajar sobre una hoja de respuestas dinámicas del mismo modo que lo haríamos con la tabla misma, lo que nos permitirá crear consultas de consultas, tomando como entrada de la segunda consulta los datos entregados por la primera.
La premisa que acabamos de enunciar será nuestra base de trabajo en Access y nos permi-tirá una total flexibilidad para aplicar criterios de selección y ordenamiento, para luego volcar esos datos ya elaborados en un informe que los presente de una manera adecuada.
Cómo crear consultas en base a lo que nos muestra la tabla actual
Ya hemos visto cómo crear un filtro por formulario y cómo establecer además el ordena-miento necesario para una determinada aplicación; sabemos también cómo activar estos paráme-tros para ver el resultado.
Una vez que hayamos definido qué datos queremos ver y en qué orden deseamos presen-tarlos, podremos comprobarlos con el botón de Aplicar filtro para luego grabarlos, creando de esta forma una hoja de respuestas dinámicas:
1. Si estamos en modo ver tabla (según la explicación anterior accedimos a este modo para comprobar si el filtro y el ordenamiento definidos daban el resultado que esperábamos, figura 4.11), pulsemos el botón Filtro por selección para acceder nuevamente a la ventana de dise-ño de filtros para esta tabla (cuadrícula de la figura 4.12).
2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en el sector gris de la cuadrícula; aparecerá el menú emergente que ya vimos en la figura 4.14.
3. Pulsemos ahora sobre la opción Guardar como consulta. Aparecerá un pequeño cuadro (figura 4.15) para escribir el nombre que hemos de asignar a la consulta.
4. Escribamos un nombre adecuado, como el de la figura, y pulsemos Aceptar. Si ahora volve-mos al cuadro Base de datos (de la figura 1.8 del Capítulo 1) y pulsamos el botón Consultas, se mostrará el nuevo objeto que creamos.
Ahora podríamos cerrar la tabla sin guardar ninguna de las condiciones que hemos estable-cido o, mejor aún, eliminar el filtro de la forma que ya hemos visto y luego, pasando al modo tabla, guardarla para que quede almacenada sin filtro alguno asociado.
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