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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 2:

 Qué es una base de datos


Qué es Microsoft Access

Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como un sis-tema de administración de bases de datos relacionales, diseñado especialmente para ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición, mediante la descripción de sus componentes.

Qué es una base de datos

Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con un tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina o simplemente consul-tando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste una base de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde se disponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con facilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).

Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros, en el caso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada y uniforme para todas ellas (autor, títu-lo, número de catálogo, tema, cantidad de páginas, editorial, lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).

Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se guarda y se administra en computadoras mediante programas especializados, entre los que se destaca Ac-cess, objeto de este curso.

Bases de datos y ficheros manuales

Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el fichero ordenadas al-fabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una de las fichas hasta encontrarlo.

Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema, nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.

Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a este problema man-teniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor, etc., lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos ficheros toda vez que se produzca una no-vedad.

Campos, registros, tablas y bases

Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base de da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un tamaño, un nombre, etc.

Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios electró-nicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.

Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen invariables la longitud y la ubi-cación de cada uno de los datos en todos los registros.

Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en lo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o fichero manual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.

La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla.

Qué es una base de datos

Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la información que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.

Para aquellos lectores familiarizados con dBase III, dBase IV, FoxPro, etc. diremos que lo que llamamos tabla en Access, constituye una base de datos o archivo DBF en sistemas tipo dBase, aplicándose allí la misma modalidad de campos y registros.

Pero Access incorpora un nuevo concepto; el de la base de datos integral. Se trata de un ente que agrupa todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, formularios, índices de ordenamiento, relaciones entre los datos de las distintas ta-blas, informes, etc. que veremos en el resto de este curso.

De hecho, podemos tomar todas las bases de un determinado sistema tipo dBase e incorpo-rarlas a una única base de datos Access, como lo veremos más adelante en este curso.

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