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Una de las ventajas más importantes que nos proporcionan las bases de datos es la de po-der manejar la información en el orden requerido en cada caso.
Por ejemplo, si en un servicio médico se presenta un paciente que recuerda su número de historia clínica, el operador lo ubicará inmediatamente tipeando ese número, pero si el paciente no lo recuerda se lo buscará por su nombre en una lista alfabética. El paciente tiene un único registro de legajo médico y, por lo tanto, estamos accediendo a la misma información por dos vías diferen-tes.
Esto es sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que pueden obtenerse de una base de datos como la que nos ocupa.
Qué es un índice o clave
Disponiendo de una computadora lo suficientemente rápida, el operador del ejemplo anterior podría ordenar los datos en forma alfabética para ubicar al paciente por su nombre, pero existe una forma mejor de hacer esto utilizando índices.
Un índice es una característica de la tabla asociada a un determinado campo de la misma, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particular para los datos conteni-dos en dicha tabla.
Podemos decir que un índice nos permite:
Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado.
Acceder a un determinado registro en forma directa.
Relacionar datos de distintas tablas.
La clave principal de la tabla
Si bien en Access no es obligatorio, generalmente se acostumbra identificar a cada fila o re-gistro con un único número de código o de serie, como por ejemplo el número de legajo del em-pleado o el número de serie del producto.
En caso como los mencionados es conveniente definir para esos campos la característica Indexado Sin duplicados y de esta forma nos aseguraremos que Access nos impedirá ingresar más de un registro con el mismo valor de ese campo (es decir que de esta manera evitaremos tener dos registros con la misma clave identificatoria).
También podemos designar a ese campo como Clave principal de la tabla y de esa forma la tabla se mantendrá siempre ordenada de acuerdo con el valor de ese campo.
Cuando ingresamos datos en una tabla estos van ocupando posiciones consecutivas y ese será el orden natural de la tabla u orden físico de los registros.
No obstante, como lo vimos en la figura 2.5, Access nos sugiere que definamos un índice principal para que en adelante sea ese índice el que defina el orden en que se presentarán los registros.
Veremos luego, que se puede establecer el ordenamiento de los registros sin necesidad de Clave principal, definiéndolo como una propiedad de la tabla. No obstante, veremos algunos casos en los que es ventajoso establecer una clave principal para la tabla.
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