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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicaciýn: 11/07/2005
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Capýtulo 134:

 Consultas de buscar datos duplicados

Utilizando la opción Obtener datos externos, del menú ARCHIVO, podemos vincular o in-corporar en Access información de otros sistemas de base de datos, para aplicar sobre la misma todo lo que hemos aprendido respecto de hojas dinámicas y consultas especiales de eliminación, actualización, etc. Esto, agregado a las posibilidades de combinación que nos ofrecen las consul-tas de datos anexados, nos permitirán utilizar a Access como una excelente herramienta de con-versión, análisis, mantenimiento y actualización de datos.

En los casos en que recopilemos datos de orígenes diversos se podrá presentar el inconve-niente de la información duplicada. Puede ocurrir que al reunir los datos encontremos registros duplicados o bien registros que han sido ingresados más de una vez por distintos operadores, con pequeñas diferencias entre ellos.

Estas inconsistencias se detectan fácilmente creando una Consulta de buscar datos du-plicados.

Las consultas de este tipo son creadas por un asistente, por lo que no abundaremos aquí en detalles, dedicándonos en cambio al aspecto conceptual del tema.

Como ocurre en la mayoría de los casos, podemos tomar como origen de los datos cual-quier tabla o consulta o, lo que es lo mismo, podemos encontrar duplicados en cualquier hoja di-námica.

En el cuadro de la figura 9.35 seleccionaremos Asistente para búsqueda de duplicados y pulsaremos Aceptar.

Esto pondrá en funcionamiento el asistente correspondiente que nos pedirá primeramente que seleccionemos la tabla o consulta en la que deseamos buscar duplicados. Una vez definido el origen de los datos, debemos elegir cuáles son los campos en los que sospechamos que existe información duplicada.

Este proceso no trabaja por claves, por lo tanto, podremos elegir aquí uno, dos o más campos cualesquiera de la hoja dinámica. Por ejemplo Localidad, Código de Vendedor y Observaciones.

Debemos entender que si la consulta sólo nos mostrara aquellos datos que están repetidos (los campos que seleccionamos hasta ahora) la misma nos servirá como un diagnóstico del pro-blema, ya que nos mostrará series de datos todos iguales; sólo sabremos que hay datos duplica-dos y cuántas veces se repiten, aunque no podremos identificar el origen de cada uno de ellos.

Es por eso que a continuación (cuando pulsamos el botón Siguiente) se nos mostrará una lista con aquellos campos que aún no hemos seleccionado; por ejemplo, si existieran pedidos du-plicados, seleccionaremos en la ventana anterior como campo de dato duplicado, el número de pedido y en esta ventana, como campo de identificación, el código de vendedor. De esta forma, ante un pedido duplicado (o triplicado, etc.) podremos saber quiénes fueron los vendedores que lo ingresaron para así determinar cuál de ellos es válido y cuál no lo es.

Seleccionaremos entonces, aquellos campos que suponemos contienen la información que nos permitirá establecer la diferencia entre los repetidos, pulsaremos Siguiente, para llegar a la pantalla final en la que pulsaremos Terminar, donde podremos observar el resultado con la infor-mación duplicada junto con la no duplicada.

En el caso de que esta consulta nos muestre mucha información duplicada en todos los campos, podemos crear nuevamente la consulta, pero seleccionando todos los campos de la tabla como de duplicado y así saber, por la menor cantidad de registros obtenidos esta segunda vez, en cuántos casos disponemos de información identificatoria y en cuántos no.

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