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Podemos colocar la información de una tabla o consulta de Access en una planilla Excel o en un documento de Word con la modalidad que se describe a continuación. En ambos casos podemos seleccionar el icono que representa a la tabla (para copiar la tabla completa) o bien abrir la tabla y seleccionar, pulsando sobre el borde izquierdo (selectores de registro) y llevando hasta resaltar en negro los registros que deseamos copiar; veremos ambos métodos.
Pegar la tabla completa
1. En el recuadro Base de datos pulsemos el icono de alguna tabla o consulta (sólo para resal-tarlo).
2. Pulsemos Control + C para copiar esa tabla al portapapeles.
3. Abramos el documento Word o la planilla Excel y pulsemos en el lugar en donde deseamos insertar la información.
4. Pulsemos Control + V para pegar la información.
Si pegamos en un documento de Word, habremos creado una tabla Word (con encabezados y recuadros) que contiene la información de la tabla o consulta Access, tal como lo muestra la figura 3.22.
Figura 3.22
Si, en cambio, el documento receptor es una planilla de Excel, la información de la tabla Ac-cess se extenderá a partir de la celda activa hacia la derecha y hacia abajo ocupando celdas con-tiguas, como lo muestra la figura 3.23.
Debemos tener la pre-caución de que haya suficien-te espacio a partir de la celda activa ya que si hubiera algu-na celda con datos en el área a ocupar, la misma será so-breescrita con los datos de la tabla.
Figura 3.23
Pegar parte de una tabla
Pulsaremos sobre el sector izquierdo de la tabla (selector de registro) para seleccionar el primero de los registros a copiar; sin soltar arrastraremos hacia abajo hasta resaltar (en negro) todos los registros que deseamos copiar.
Repetiremos luego los pasos 2 a 4 del ejercicio anterior.
Cómo combinar información de la tabla (mailing)
Resulta sencillo crear correspondencia automática en Word con datos de una tabla o consul-ta Access.
Cómo analizar con Excel los datos de la tabla o consulta
Podemos transferir fácilmente una tabla (o consulta) a una hoja de cálculo Excel mediante el comando Analizar con Excel. Este comando, que se encuentra en Vínculos con Office (subme-nú de HERRAMIENTAS), nos pone en la pantalla una planilla de cálculo o libro Excel, con la in-formación de la tabla o consulta seleccionada. Allí podremos analizar, acumular, calcular, etcétera, aplicando todas las facilidades de Excel con esa información.
Para que esta opción del menú se muestre como activa, deberá estar abierta la tabla o con-sulta a transferir, o bien sólo seleccionada en el cuadro de diálogo Base de datos; recién entonces podremos activar el comando. El mismo creará una copia de la información contenida en la tabla original, información que quedará grabada como un nuevo archivo XLS en el momento de produ-cirse esta copia, siendo ésta la extensión de archivo más característica de los libros de Excel.
El archivo llevará el mismo nombre que la tabla que lo originó (con el agregado del la exten-sión XLS correspondiente), razón por la cual si activamos este comando más de una vez con la misma tabla, se nos pedirá autorización para sobrescribir el mencionado archivo.
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