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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 93:

 Cómo trabajar con varios formularios simultáneamente

El objeto del siguiente ejemplo es mostrar de qué modo Access actualiza automáticamente los datos en la pantalla. Si tenemos dos o más formularios abiertos (a la vista en la pantalla) y éstos comparten algún dato, al cambiarlo en uno de ellos se actualizará inmediatamente en todos los demás. Veamos:

El ejercicio anterior debió dejarnos en la pantalla el formulario ConsClientes, si no fuera así abrámoslo.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos Formularios y abramos también los formularios CodI-va y Comisiones.

2. Si la ventana de Access no está ocupando toda la pantalla, maximicemos.

3. Pulsemos el botón minimizar del cuadro Base de datos para dejar el mayor espacio disponi-ble para los formularios.

4. Acomodemos los formularios de modo de tener los tres a la vista en la pantalla.

Es posible dimensionar las ventanas de manera tal que queden a la vista todos los datos de la base, pero esto depende del modo de video que se haya determinado para Windows. Podemos decir que con el modo de representación de 1024 x 768 tendremos todos los datos a la vista y con el formato de pantalla básico de 640 x 480, es posible que el formulario ConsClientes no muestre todos sus datos.

En este último caso tendremos que trabajar con las barras de desplazamiento a fin de dejar a la vista el sector que nos interese en el formulario ConsClientes, desplacemos hacia abajo para ver el último campo; perderemos de vista el primero (CODCLI) que por ahora no necesitamos.

Si utilizáramos alguna de las opciones de Mosaico (Mosaico horizontal o Mosaico verti-cal) del menú VENTANA, se repartirá el espacio en partes iguales para todas las ventanas.

5. Pulsemos en cualquier parte del formulario ConsClientes, para activar esa ventana.

6. Pulsemos el botón Primer registro para ubicar el primer registro de la consulta. Ya sabemos que podemos hacer esto mismo con Control + Flecha arriba.

Modo tabla, modo formulario y uso de filtros

Antes de seguir con el tema propiamente dicho, veremos algo que nos facilitará nuestro tra-bajo con los formularios. Un formulario tiene siempre asociada una tabla o una consulta de donde toma los datos y, por lo tanto, siempre que se abre un formulario, también se está abriendo la ta-bla o ejecutando la consulta correspondiente.

Como vimos, el formulario nos muestra de a un registro por vez, pero en cualquier momento podemos visualizar estos mismos datos en modo tabla, pulsando el botón correspondiente.

Recordemos que toda vez que un botón va acompañado de un símbolo triangular, podemos pulsar este último para abrir una lista con dos o más opciones.

1. Abramos la lista de botones y seleccionemos el tercero, vista hoja de datos.

Con esta vista podemos trabajar como ya sabemos sobre la tabla o consulta en la que se basa el formulario.

2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y seguir trabajando en modo formulario.

Como podemos observar, en la barra de botones están disponibles para ambos modos de trabajo los mismos botones de buscar y ordenar, filtro por selección, filtro por formulario, etc.

Cómo trabajar con varios formularios simultáneamente

Qué ocurre al modificar datos en un formulario con datos relacionados

Todo lo que sabemos sobre las combinaciones, que experimentáramos en el modo tabla, se aplica también aquí para los formularios. También aquí se actualizarán automáticamente los datos de la tabla relacionada cuando los cambiemos en el formulario ConsClientes y cambiarán los datos del vendedor o de la categoría cuando cambiemos el campo de relación (código del vende-dor o de categoría).

Cuando ocurría en el modo tabla, los cambios se harán efectivos recién cuando salgamos del registro activo o cuando cerremos el formulario. En tanto no ocurra alguno de esos dos hechos podremos volver atrás los cambios y restituir los valores anteriores pulsando ; tal vez debamos pulsar esta tecla varias veces hasta lograr que la totalidad de los campos vuelvan a su estado anterior.

Modifiquemos el dato nexo

Por ser el formulario sólo una forma distinta de mostrar los mismos datos de la consulta ConsClientes, se repiten aquí las mismas situaciones. Podemos modificar el dato (por ejemplo el nombre del vendedor), tanto en el campo que lo muestra a través de la relación (en nuestro caso el campo NomVend del formulario ConsClientes), como en la tabla que contiene realmen-te el dato (que es mostrado en el formulario Vendedores), y en cualquiera de los dos casos cam-bian ambos ya que se trata de la misma información.

1. Trabajando con el formulario de la figura 6.4, cambiemos el código de vendedor (campo Cod-Vend) por un valor distinto al que contiene (existente en la tabla) y pulsemos Return.

Observemos que NomVend cambió su texto por el nombre del nuevo vendedor.

Sucede aquí los mismo que en la consulta (recordemos cuando completamos con los códigos de vendedor e IVA): toda vez que se cambie el valor del campo origen de una relación, la tabla rela-cionada se posicionará de acuerdo con el nuevo valor ingresado. Como consecuencia de ello, en el ejemplo, la tabla Vendedores se ubicó en el registro del vendedor correspondiente.

También sabemos que, tal como está planteada la combinación (relación tipo 1, estricta), no será aceptado el registro (de ConsClientes) si no se colocan los de CodVend y CodIVA.

Modifiquemos datos de la tabla relacionada

2. Pulsemos el campo NomVend de ConsClientes y cambiemos su descripción, colocando en su lugar Ingrid y pulsemos Return.

3. Pulsemos el botón Próximo registro y luego Registro anterior (o Av. Pág, Re. Pág). Esto es al solo efecto de salir del registro (Access actualizará los elementos que correspondan en el momento en que liberemos al registro modificado) para luego volver al mismo registro.

Si no queremos salir del registro activo, podemos seleccionar la opción Actualizar del menú RE-GISTROS, obteniendo el mismo efecto.

Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado, confirmán-dose así que ambos son dos copias en la memoria del mismo dato.

Lo que hemos hecho es cambiar un dato de la tabla de Vendedores desde la consulta de Clientes.

Esto va más allá del presente registro, ya que en adelante todos los registros de la consulta que tengan a 2 como código de vendedor, mostrarán "Ingrid" en el campo NomVend.

4. Pulsemos en el campo NomVend de la tabla de Vendedores y reemplacemos su contenido por Erika, luego pulsemos Return.

De acuerdo con lo que ya vimos, es lógico pensar que si cambiamos el dato en la tabla, cambiará en el presente y en todos los registros de la consulta ConsClientes que se refieran al código de vendedor 2.

Esta es otra demostración de que se trata del mismo dato que se muestra en cada registro de clientes y que está relacionado con el registro de Vendedores correspondiente al la clave 2.

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