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Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdadero soporte que contiene a los datos. Es justamente la opción que se encuentra preparada (obsérvese que el bo-tón Tablas se distingue de los demás).
1. Pulsemos doble clic sobre el botón Crear una tabla en vista Diseño para pasar a la cuadrícula de diseño de tablas de la figura 2.1.
En ausencia de un nombre, Access asignó el de Tabla 1. Ingresaremos ahora la definición de los datos que se almacenarán en la tabla y en el momento de guardarla le asignaremos un nombre apropiado.
2. En el lugar indicado coloquemos el nombre del primer campo: CODCLI
Mostramos los nombres de campo en mayúsculas por una cuestión de claridad, pero en Ac-cess tenemos total libertad para usar mayúsculas y minúsculas. También elegimos un nombre de campo corto, si bien, como podemos apreciar en la instrucción de la figura 2.1, los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracteres de longitud e incluir espacios, como por ejemplo: Código del Cliente.
3. Pulsemos la tecla Tabulador, con lo que pasamos a la definición del tipo de dato que ha de contener el campo. Aparece una lista mostrándonos su primer elemento (Texto), pero no es este el tipo de dato que le asignaremos, por lo tanto:
4. Pulsemos sobre la flecha para abrir la lista indicada y de dicha lista elijamos Numérico.
Cómo definir las características de un campo
Habremos observado que en el sector inferior apareció un grupo de parámetros para llenar, titulado Propiedades del campo; allí podremos determinar todas las características que asumirá el campo que estamos definiendo.
Actualmente nos muestra las opciones por omisión para el tipo de dato elegido arriba (Nu-mérico). Cambiando aquí los parámetros que sean necesarios, podremos darle a cada uno de los campos las propiedades adecuadas de formato, decimales, etc. Estableceremos estos parámetros de la siguiente forma:
5. En Tamaño del campo aparecerá el valor predeterminado: Entero largo; pulsaremos sobre la flecha ubicada a su derecha y de la lista elegiremos Entero.
6. De modos similar en el campo Lugares decimales elegiremos el valor 0.
Si deseamos que Access controle que no se repita el código del cliente, debemos asignar a la propiedad Indexado de este campo el valor Sí (Sin duplicados).
7. En el campo Requerido elegiremos Sí, y en el campo Indexado elegiremos la opción Sí (Sin duplicados); pronto veremos qué es un índice. El cuadro de propiedades del campo referido tendrá ahora el aspecto de la figura 2.2.
8. Pulsemos en el campo Descripción (figura 2.1) y escribamos "Código numérico del Cliente", terminando con ENTER para continuar con la definición del próximo campo.
9. Allí escribiremos NOMBRE, pulsaremos ENTER para pasar a la siguiente columna, y nuevamente ENTER, para aceptar el tipo por omisión (Texto).
10. En Descripción escribiremos "Nombre o razón social del cliente".
11. Del mismo modo que lo hicimos con el nombre definiremos la Dirección, Localidad y Teléfono según los siguientes parámetros:
Nombre del campo Tipo de datos Descripción Tamaño Requerido
DIRECCIÓN Texto Calle y número 50 SI
LOCALIDAD Texto Ciudad o pueblo 36 SI
TELÉFONO Texto Números y espacios 30 NO
La ventana de diseño deberá contener ahora los datos que se muestran en la figura 2.3. Completado el ingreso de los campos que componen (por ahora) la tabla de clientes, procedere-mos a grabarla:
12. Para guardar en la base la tabla que creamos, pulsemos el segundo botón de la barra, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como (figura 2.4).
13. En lugar del nombre que se nos presenta (Tabla 1) escribamos en este cuadro: Clientes y pulsemos Aceptar aparecerá el cartel de la figura 2.5.
No necesitamos por ahora definir claves y por lo tanto contestaremos No.
14. Cerremos ahora la ventana diseño (figura 2.3).
Veremos que podemos establecer el ordenamiento de la tabla fácilmente pulsando un botón y sin necesidad de crear una clave.
No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave principal, ya que ésta nos permitirá mantener la integridad referencial. Esto significa que no nos será permitido eliminar en una determinada tabla ningún registro del que dependan otros registros en otras ta-blas.
Especialmente en sistemas multi-usuarios es imprescindible controlar la integridad referen-cial para que no nos ocurran cosas tales como eliminar un cliente que aún tiene registros pendien-tes de pago en la tabla de facturas. Para que el lector tenga una idea de lo que significa una Clave principal en una tabla, explicaremos brevemente esta característica al final de este capítulo. Volve-remos luego a este tema, sobre el final del Capítulo 5, en donde veremos la primera aplicación práctica de una clave.
Otro control que sí es importante para nuestro ejemplo es el de las duplicaciones. Veremos que por haber definido el campo CODCLI con la propiedad Indexado y Sin duplicados, tal como lo vimos en la figura 2.2, no nos será permitido ingresar dos registros con el mismo valor CODCLI.
Ahora la base de datos Practica incluye a la tabla Clientes.
Observemos que el título del cuadro contiene ya el nombre de la tabla y el cuadro vacío de la figura 1.8 contiene ahora el icono representativo de esta tabla.
Más adelante, cuando hayamos aprendido algo más de Access, agregaremos a esta tabla algu-nos campos que necesitaremos; veremos lo fácil que es hacerlo.
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