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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 47:

 Cómo ordenar los datos de la tabla por otras claves

Muchas veces sólo nos bastará con ordenar la tabla de acuerdo con un determinado criterio (campo) para encontrar el dato que buscamos. Por ejemplo, podemos ordenar un archivo con di-recciones por código postal y obtendremos un listado de clientes por proximidad; aparecerán jun-tos todos aquellos que correspondan a la misma zona postal.

Los botones de ordenar (ascendente y descendente) permiten establecer un ordena-miento de la tabla. Este criterio de ordenamiento es guardado como una propiedad de la tabla (veremos luego este tema) por lo que, a menos que se lo modifique, los datos de la misma se mostrarán, en adelante, ordenados de acuerdo con este criterio. El procedimiento es más que sencillo:

1. Pulsemos en cualquiera de los registros sobre la columna de NOMBRE.

2. Pulsemos el botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenada alfabéticamente por nombre.

3. Pulsemos el botón de Ordenamiento descendente y el orden de la tabla se invertirá.

4. Pulsemos sobre la columna de LOCALIDAD.

5. Pulsemos El botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenada alfabéticamente por localidad.

De este modo, pulsando la columna y luego el botón correspondiente lograremos un orde-namiento rápido de la tabla.

Cómo ordenar por más de un campo

Si necesitáramos elaborar una hoja de ruta para un reparto, publicidad, socios de un club, afiliados a un partido político, etc., le ahorraríamos mucho tiempo y esfuerzo al repartidor si orde-náramos el padrón correspondiente por localidad, y dentro de cada localidad por calle y número. De este modo se podrá organizar un recorrido con un mínimo de desplazamiento y pérdida de tiempo.

Para ordenar por más de una columna (en este caso necesitamos un ordenamiento por LO-CALIDAD, DIRECCIÓN) si las mismas son contiguas y están dispuestas en ese orden, seleccio-naremos ambas y ordenaremos; por el contrario, si la posición relativa de las columnas no es la adecuada debemos acomodarlas previamente, cosa que aprendimos a hacer en el capítulo ante-rior.

1. Pulsemos sobre el rótulo LOCALIDAD y liberemos el botón.

2. Pulsemos nuevamente ese rótulo y arrastrémoslo a la izquierda del rótulo de DIRECCIÓN.

3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo LOCALIDAD, mantengamos pulsada la tecla Shift y pulsemos ahora sobre el rótulo DIRECCIÓN, para seleccionar ambas columnas.

4. Pulsemos el botón de ordenamiento ascendente y observemos qué ha ocurrido.

Los registros han quedado ordenados por LOCALIDAD, pero todos los que corresponden a la misma localidad están a su vez ordenados por el nombre de la calle.

De este modo, todos los clientes (o socios) que vivan en la misma calle de la misma locali-dad aparecerán juntos, y algo más; si quien ingresó las direcciones tuvo la precaución de dejar a la izquierda de los números los espacios necesarios para que los mismos terminen todos en la misma posición, los registros aparecerán ordenados también de acuerdo a su ubicación dentro de la misma calle (cada calle que tenga más de un socio comenzará por aquél que tenga la numera-ción menor y terminará con el valor mayor).

Si se tratara de un padrón importante, seguramente hallaremos el número en un campo aparte, y en ese caso seguiríamos el mismo procedimiento, pero ordenando por LOCALIDAD, CALLE y NÚMERO.

Cómo definir manualmente el ordenamiento de una tabla

Los botones que vimos nos permiten ordenar de acuerdo a una, dos o más columnas si se encuentran dispuestas en forma contigua, pero si las columnas no estuvieran juntas o se dispusie-ran en un orden distinto al del criterio que queremos establecer debemos recurrir al cuadro de Propiedades de la tabla.

Si, por ejemplo, se nos solicitara que elaboremos un informe del monto facturado a distintos clientes, por PROVINCIA, LOCALIDAD y DIRECCIÓN, haremos lo siguiente:

1. Pasemos a modo diseño para la tabla de Clientes.

2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en cualquier parte de la cuadrícula de diseño; aparecerá un menú emergente del que elegiremos la opción Propiedades.

Trabajaremos ahora sobre la ventana de propiedades de la tabla (figura 4.6).

Cómo ordenar los datos de la tabla por otras claves
Figura 4.6

Encontraremos cargado en el campo Ordenar por: al último orden que hayamos establecido con el botón Ordenar; en caso de que hayamos efectuado el ejercicio anterior, esta sería Clien-tes.Localidad, Clientes.Dirección (figura 4.6). Esto muestra que al pulsar el botón hemos modifi-cado las propiedades de la tabla.

Aquí no estamos restringidos sólo a columnas contiguas y podemos escribir el nombre de cualquiera de las columnas según el orden que necesitemos establecer.

3. En el campo Ordenar por escribamos codprovin,localidad,dirección.

No es necesario colocar aquí el prefijo Clientes, antecediendo al nombre del campo.

4. Pasemos nuevamente al modo hoja de datos; se nos pedirá autorización para guardar los cambios del diseño, contestaremos y veremos los datos de la tabla ordenados de acuerdo con los parámetros especificados.

5. Volvamos a acceder al cuadro de propiedades y borremos el contenido del campo Ordenar por:, para los próximos ejercicios necesitaremos la tabla sin ese orden.

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Capítulo anterior - Cómo reemplazar datos

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