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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 70:

 Cómo mostrar datos de dos o más tablas


Crearemos una consulta que mostrará toda la información que contiene la tabla de Clientes, más el nombre y el porcentaje de comisión del vendedor asignado, siendo estos últimos datos tomados de la tabla de Vendedores mediante la combinación entre ambas tablas.

Creemos una consulta con dos tablas combinadas

1. Si no estamos en el cuadro Base de datos pulsemos el icono correspondiente.

2. Repitamos los pasos 1 a 4 del principio del capítulo para obtener la disposición de ventanas de la figura 5.2.

3. Agreguemos ahora la tabla de Vendedores al panel de la consulta de la misma manera que lo hicimos con la tabla de Clientes en los pasos 3 y 4 del mencionado ejercicio y cerremos el cuadro Mostrar tabla (de la figura 5.1).

El panel de definición de consultas tendrá ahora el aspecto de la figura 5.8.

Notemos que al cargar la segunda tabla apareció indicada la combinación (figura 5.8). Ob-servemos que Access combinó automáticamente ambas tablas por el campo CodVend, debido a que detectó que hay dos campos con el mismo nombre y el mismo tipo de datos y que uno de ellos, en una de las tablas, es clave principal.

Cómo mostrar datos de dos o más tablas
Figura 5.8

Para obtener una representación gráfica como la de la figura, debemos pulsar el botón de desplazamiento hacia abajo en la tabla de Clientes (o estirar esa tabla hacia abajo, como en la figura), ya que inicialmente este campo no es mostrado por no haber espacio suficiente. Pulsando sobre le borde inferior o el superior de esta ventana podremos estirarla y así disponer del espacio suficiente en el panel superior para mostrar todos los campos de la tabla.

La combinación que muestra la figura legará a la tabla de Clientes y a la de Vendedores de manera tal que Access buscará por la Clave principal el registro de Vendedores que corresponda al número de vendedor (CodVend) que se encuentra presente en la tabla de Clientes.

No es necesario que los campos que producen la combinación tengan el mismo nombre, pero en el caso de que los nombres sean distintos debemos efectuar la combinación manualmente (ver más adelante), en cambio, siendo idénticos (igual nombre y tipo de dato, que en este caso es By-te) y siendo uno de ellos Clave principal, Access establecerá la relación automáticamente. Lo mismo podemos decir respecto de la Clave principal: no es necesario que exista una clave princi-pal para establecer una combinación como la de la figura, pero en este caso de no existir, tendre-mos que establecerla manualmente.

Utilizar el mismo nombre para los campos que contengan el mismo tipo de información pro-porcionará una mayor sencillez al diseño de nuestra base de datos; por otra parte no representa ningún riesgo de confusión, ya que Access internamente identifica a todos los campos antepo-niéndoles el nombre del objeto al que pertenecen: tabla, consulta, formulario, etc.

El procedimiento de combinar tablas es muy sencillo en ACCESS ya que se muestran los objetos y las relaciones entre ellos en forma gráfica.

Si luego de cerrar el cuadro Mostrar tabla (ver figura 5.1) necesitáramos incorporar datos de una nueva tabla, abriremos la consulta en modo diseñoy pulsaremos el botón mostrado aquí (que se encuentra en la barra de botones de Access) con lo que aparecerá nuevamen-te el cuadro para agregar tablas.

El próximo paso: Agregar campos de las dos tablas

Comenzaremos por una consulta sencilla que incluya, de la tabla de Clientes, el número, nombre del cliente, provincia y número de vendedor y, de la tabla Vendedores el nombre del ven-dedor y porcentaje de comisión.

1. Pulsando doble clic en los campos correspondientes de las tablas que acabamos de incorpo-rar al panel gris de la consulta, agreguemos a la cuadrícula CodCli, Nombre, CodVend y CodProvin (de Clientes) y NomVend y PorComis (de Vendedores).

2. Si es necesario desplacemos la lista de la tabla Clientes para ubicar el campo Nombre.

3. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Clientes por Vendedor.

4. Pulsemos el botón Modo hoja de datos y veremos el resultado (figura 5.9) que se distingue de una tabla sólo por su título, el que nos indica que se trata de una Consulta de selección.

Cómo mostrar datos de dos o más tablas
Figura 5.9

Hemos mostrado algunos datos del cliente y los datos de vendedores y en adelante podre-mos manejarlos como si pertenecieran a una misma tabla. Ahora hagamos lo siguiente:

1. Pulsemos en una fila cualquiera que contenga datos, pulsemos sobre CodVend, escribamos otro valor y pulsemos luego Return para confirmarlo. Observemos que automáticamente cambia el texto del campo NomVend de esa misma fila en correspondencia con el valor ingresado en el código. Esto nos muestra que la relación se encuentra activa y responde inmediatamente.

2. Ahora, en el mismo o en cualquier otro registro, escribamos para CodVend otro valor que no exista en la tabla de Vendedores, por ejemplo 4.

3. Pulsemos Flecha abajo para pasar a otro registro y así dar por aceptado el registro actual. Aparecerá el cartel de la figura 5.10.

Cómo mostrar datos de dos o más tablas
Figura 5.10

No se nos permitirá abandonar el registro ni será aceptado el valor ingresado por no encon-trarse en la tabla de Vendedores.

4. Pulsemos Aceptar para cerrar este aviso y luego Esc para recuperar el estado anterior del/los campos modificados.

5. Pulsemos Flecha abajo para confirmar el cambio.

Qué ocurre al cambiar datos de la tabla relacionada

Cuando creamos una combinación, estamos estableciendo un vínculo que llamaremos Ser-vidor - Cliente. Esto significa que la primera tabla (en este caso Clientes) utiliza un servicio que le presta la tabla Vendedores, que desempeña en este caso la función de servidor.

Podemos cambiar también los datos que provienen de la tabla servidora y, en ese caso, se actualizarán en la vista todos los registros que mostraban todos esos datos, visualizándose ahora los nuevos.

1. Mantengamos abierta la consulta y abramos la tabla Vendedores, cuidando que ambas se encuentren a la vista.

2. Probemos hacer algún cambio en los campos NomVend y PorComis (de la tabla Vendedo-res) y verifiquemos en cada caso cómo cambian en la consulta todos los registros que tienen asignado el vendedor que se modificó.

Esto nos confirma que se trata de hojas verdaderamente dinámicas que nos muestran en cada momento los datos actualizados.

Cómo ingresar nuevos registros en esta consulta

Para que se puedan agregar registros a una consulta de este tipo, debemos tener en cuenta un solo detalle: la misma debe incluir el campo CodVend de la tabla de Clientes y no incluir el campo del mismo nombre de la tabla de Vendedores. Esto significa que no podemos incluir en una consulta el campo nexo de la combinación del lado del Servidor.

Esta restricción no representa ningún tipo de impedimento, porque sabemos que el campo CodVend tendrá siempre el mismo valor en ambos lados de la línea de combinación y por lo tanto no tendremos inconvenientes en incluir siempre el campo de combinación de la tabla cliente.

Cómo dar altas de Vendedores desde Clientes

Esto no es posible debido a que al existir la combinación se verificará que todo valor que co-loquemos en CodVend exista previamente en la tabla Vendedores, avisándonos en caso contra-rio mediante el cartel de la figura 5.10.

Cómo modificar los datos de Vendedores desde Clientes

Es posible hacerlo y notaremos que al igual que ocurría cuando cambiábamos los datos de la tabla de Vendedores desde la misma tabla, ahora que lo hacemos desde la consulta se actuali-zarán todos los registros en donde se muestre el dato que estamos modificando.

1. Abramos la consulta Clientes por vendedor y cambiemos el nombre de algún vendedor.

2. Pulsemos Flecha arriba o Flecha abajo para actualizar el registro y notaremos que han cambiado también todos los demás registros que utilizaban ese dato.

Lo que vimos constituye una enorme ventaja para aplicaciones personales o sistemas utilizados por unas pocas personas pero debemos tomar las necesarias precauciones si se trata de siste-mas de mayor alcance. Podemos imaginarnos que en un sistema al que acceden muchos usua-rios no podemos permitir a cualquier operador cambiar datos de la tabla de vendedores desde la misma consulta. Más adelante aprenderemos a limitar las posibilidades de modificación en aque-llos datos que son críticos para el sistema.

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