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Access nos ofrece la posibilidad de editar o agregar registros en la hoja de datos de una ta-bla, de una consulta o de un formulario (veremos aquí al caso de las tablas y dejaremos para los Capítulos 6 y 7 los otros dos).
Cómo ingresar datos en un registro (línea)
En el margen izquierdo de la tabla, cuatro símbolos nos muestran el estado del registro.
Un triángulo negro nos indicará el registro activo
propiamente dicho (figura 2.7).
Un icono en forma de pequeño lápiz nos indica que el registro
está siendo editado y que no ha sido guardado todavía.
Un asterisco identifica al registro en blanco, listo para
agregar nuevos datos.
Un círculo cruzado por una línea nos indica (en un entorno de
múltiples usuarios) que ese registro no se puede editar por
encontrarse bloqueado por otro operador.
Figura 2.7
El cursor titilante se encontrará en el primer campo del registro, indicándonos que lo que es-cribamos se incorporará allí.
Completados los datos del primer campo, pulsaremos ó para pasar al siguiente. Cuando pulsemos alguna de estas teclas sobre el último campo de un registro pasaremos auto-máticamente al siguiente. Antes de hacer esto último, Access guardará los datos del registro que se completó.
Cómo corregir los datos de un campo
Si el error es de sólo algunos caracteres, pulsaremos sobre el campo en el lugar que que-remos corregir. Allí podremos escribir los nuevos caracteres y, mientras lo hacemos, los caracte-res de la derecha se desplazarán; se dice que estamos en modo inserción (que es el modo de trabajo predeterminado del teclado para cualquier aplicación). En este caso en modo inserción, podemos ayudarnos con las teclas Retroceso ó Suprimir para borrar los caracteres a la izquierda o derecha, respectivamente.
Estando en modo inserción, podemos pulsar la tecla Insertar para pasar a modo sobreescritura, lo que significa que cada carácter que escribamos reemplazará al que está a la derecha del cur-sor, ahorrándonos la tarea de pulsar teclas para eliminar caracteres.
Cómo reemplazar el contenido de un campo
Llevamos el puntero al comienzo del campo, es decir entre el borde de la columna y su primer carácter (el puntero cambiará su forma a una cruz indicándonos tal condición). Allí pulsare-mos el botón izquierdo y el campo quedará seleccionado, mostrándose en color negro. Estando el campo seleccionado en estas condiciones, lo que escribamos reemplazará al contenido anterior; en este modo, el primer carácter que pulsemos borrará el contenido anterior del campo y se colo-cará en su reemplazo; luego los siguientes caracteres que escribamos se agregarán a la derecha del anterior. Para corregir un dato existente debemos recurrir, en cambio, al modo edición, que ya vimos (el cursor está dentro del campo pero éste no se encuentra resaltado).
Si tenemos actualmente un campo resaltado y desplazamos con las teclas direccionales (flechas) se agregarán nuevos campos a la selección.
Para resaltar con el teclado, la forma más rápida y sencilla es pulsar la tecla F2; esta tecla alterna entre los modos edición y reemplazo.
Cómo anular los cambios
Si aún no hemos salido del registro (el renglón de la tabla), podemos anular los cambios y volver al estado anterior pulsando Esc. Pulsando la primera vez anularemos los cambios del último campo modificado y pulsando nuevamente anularemos los cambios de todos los campos del re-gistro activo.
Si luego de hacer un cambio en algún campo del renglón (registro), nos ubicamos en otro registro (pulsando Flecha arriba, Flecha abajo, o con el mouse), los cambios hechos al primero, como ya hemos dicho, son guardados en la tabla. A esta altura, si descubrimos un error en el registro que acabamos de modificar, debemos pulsar Control + Z y así recuperaremos en su estado anterior a todos los campos del último registro modificado.
Datos permitidos, datos prohibidos y datos requeridos
Cada vez que intentemos salir de un campo después de haber modificado los datos del mismo, Access se asegurará que el valor ingresado sea permitido. De nos ser así nos avisará que el mismo no es válido y que debemos modificarlo o bien deshacer la operación presionando la tecla .
Un dato es rechazado cuando no es compatible con el campo que lo recibe (por ejemplo, una letra no es aceptada en un campo numérico).
Otro cartel de error que podrá aparecer en el ejemplo que veremos, es el que nos advierte que hemos dejado vacío un campo requerido (figura 2.8).
La propiedad Requerido (que hemos establecido para el campo codcli, ver figura 2.2) signi-fica que Access no nos dejará pasar a otro registro sin antes completar ese campo con algún dato válido.
Veremos más adelante que además de la validación inherente al tipo de dato podemos, para cada campo, establecer reglas de validación de acuerdo a las necesidades del formulario (por ejemplo, que un campo no acepte valores superiores a 1000).
Existen otros campos que no son editables, como por ejemplo los del tipo Contador, en los cuales el programa asigna automáticamente un número consecutivo para cada registro agregado, o los del tipo Calculado, que muestran valores calculados por una fórmula. Tampoco podemos modificar los campos bloqueados o desactivados, o algunos campos de consulta.
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