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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 49:

 Cómo filtrar por selección

Podemos seleccionar datos de cualquier parte de la tabla y ordenarle al programa que nos muestre todos aquellos registros que tengan el mismo dato que hemos seleccionado. La selección puede abarcar parte de un campo, un campo completo, parte de varios campos o varios campos completos; en pocas palabras, disponemos de una libertad total para seleccionar lo que necesite-mos de una tabla.

Esta manera de discriminar los registros que deben mostrarse se denomina Filtro por se-lección; veamos un par de ejemplos.

Teniendo a la vista los datos de la tabla de clientes hagamos lo siguiente:

1. En la columna CodProvin de cualquiera de los registros pulsemos doble clic sobre la pala-bra"BA" (quedará seleccionada) y pulsemos el botón de filtro por selección Cómo filtrar por selección

Observemos que quedan en la tabla sólo aquellos registros que pertenecen a la provincia de Buenos Aires.

2. Pulsemos en cualquier fila de la columna Nombre y luego el botón de ordenamiento ascen-dente. Los registros de Buenos Aires se mostrarán ordenados por Nombre.

Cómo deshabilitar el filtro para visualizar todos los registros

Podemos desactivar el filtro y así mostrar todos los registros de la tabla. Si se encuentra aplicado algún filtro, el botón Aplicar/Quitar Filtro se mostrará más claro, indicando que la opción está activa.

1. Pulsemos el botón de Aplicar/Quitar Filtro Cómo filtrar por selección  y tendremos en pantalla todos los registros de la tabla.

Este botón funciona como un conmutador. Una vez que lo pulsamos, cambiará su aspecto de acti-vo a inactivo. Si en estas condiciones lo pulsamos nuevamente, volveremos a aplicar el efecto de filtro.

Esto significa que el filtro es un parámetro que se guarda en el diseño de la tabla como una propiedad más y que podemos activarlo o desactivarlo.

Cómo suprimir un filtro por selección

Una vez creado el filtro pasa a formar parte de las propiedades de la tabla. Si al cerrar la ta-bla contestamos No a la pregunta de la figura 4.7, las propiedades de la misma no se modificarán y la tabla no tendrá filtro.

Por el contrario, si contestamos , este filtro pasará a formar parte de la tabla. Aunque sa-bemos que pulsando el botón Aplicar/Quitar filtro podemos mostrar todos los registros, no pode-mos eliminarlo definitivamente de este modo.

Si abrimos la tabla en modo diseño y abrimos luego su cuadro de propiedades (figura 4.6) notaremos que en el parámetro Filtro aparecen datos que expresan con palabras la selección que efectuáramos anteriormente sobre los datos de la tabla.

Podemos seleccionar este parámetro y borrarlo, para eliminar definitivamente esa propiedad de la tabla. Notaremos que, una vez quitado definitivamente el filtro quedará inhabilitado el botón Aplicar/Quitar Filtro.

El filtro por selección es acumulativo

Si estando aplicado y activado el filtro repetimos la operación de selección con otro campo, este nuevo filtro se acumulará al anterior.

2. En la columna Localidad pulsemos doble clic sobre "Palomar" y luego pulsemos nuevamente el botón de filtro por selección.

Aparecen ahora sólo los registros de la localidad Palomar. En este caso, al aplicarse la se-gunda selección (Palomar), se limitó aún más el alcance de la primera selección, es decir que primero mostraremos sólo los registros de Buenos Aires, y de estos registros, sólo los de la locali-dad "Palomar".

Se dice aquí que los criterios de selección CodProvin=BA y Localidad=Palomar se combi-nan en una conjunción "AND" o en castellano "Y":

CodProvin = Buenos Aires Y Localidad = Palomar

En este criterio, la primera condición no pareciera ser necesaria ya que si seleccionamos to-dos los registros pertenecientes a la localidad de Palomar, estos también pertenecerán a la provincia de Buenos Aires, pero ¿qué sucedería si tenemos algún cliente en la localidad de Palomar de la provincia de San Luis?

Cómo evitar la acción del filtro anterior

Si lo que deseamos es incorporar un nuevo criterio, sólo debemos asegurarnos que el filtro anterior se encuentre inactivo:

3. Pulsemos el botón Aplicar/Quitar de modo que aparezcan todos los registros.

4. Seleccionemos el nuevo criterio (por ejemplo resaltemos "CF" en el campo CodProvin y pul-semos luego el botón filtro por selección para elegir del total de registros de la tabla todos aquellos cuya provincia es "CF").

Filtros excluyentes

Podemos mostrar "todos aquellos registros que no..." con el Filtro excluyendo la selec-ción. En este caso no disponemos de un botón pero sí de una opción de menú emergente. Vea-mos:

Cómo filtrar por selección

1. Presentemos primeramente todos los registros y luego, en la co-lumna CodProvin de cualquiera de ellos, pulsemos doble clic so-bre la palabra "BA" (quedará seleccionada).

Una vez seleccionado el dato a filtrar, en lugar de pulsar el bo-tón de filtro por selección, podemos acceder a un menú emergente (figura 4.8) pulsando el botón derecho del mouse en cualquier parte de la hoja de datos.

Si en estas condiciones pulsamos sobre Filtro excluyendo la selección, aparecerán en la tabla todos los registros que no contie-nen el dato seleccionado.

Filtros por parte de un campo

Hasta ahora utilizamos para aplicar filtros los contenidos completos de un campo en pero ciertas circunstancias es necesario seleccionar registros por una parcialidad de un campo, como por ejemplo si tuviéramos que mostrar sólo los registros de clientes cuyo nombre comience con una determinada letra.

El filtro por selección puede actuar en base a un campo completo o sólo a una parte del mismo; veamos esta última forma de uso:

1. Teniendo a la vista todos los registros de la tabla (ver paso 1 anterior), pulsemos sobre el campo Nombre, a la izquierda de la C de Cassini Mirta y sin liberar el botón arrastramos hacia la derecha de manera de resaltar sólo la letra mencionada. Seguidamente pulsemos el botón Filtro de selección y veremos en la tabla sólo aquellos clientes cuyo nombre comienza con la letra "C".

2. Pulsemos el botón de Deshabilitar filtro, seleccionemos del mismo modo el nombre José y pulsemos luego el botón Filtro por selección. Quedarán en la tabla sólo aquellos registros que contengan la cadena de texto "José" en algún lugar del campo Nombre.

Observemos que este texto es buscado en cualquier parte del campo, a diferencia del ejem-plo anterior en que sólo se buscó al principio.

Esto se debe a que Access detectó la posición de la cadena de texto seleccionada y por ello, en el primer caso aplicó la opción Comienzo del campo y en el segundo Cualquier parte del campo (con conceptos similares a los que estudiamos en las búsqueda: figura 4.2).

Capítulo anterior - Qué es un filtro

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