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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 133:

 Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas


Este tipo de consulta nos muestra la información resumida en un formato compacto, similar a una hoja de datos. De esta manera podemos presentar una gran cantidad de información pro-veniente de una tabla o de otra consulta, en un espacio reducido.

Tomando la consulta ConsClientes como dato de entrada, crearemos (figura 9.34) una ta-bla de doble entrada que nos muestre la siguiente información.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.34

Utilizaremos en este caso el asistente para consultas de referencias cruzadas (antes de co-menzar con el ejercicio, debemos abrir en modo Diseño la consulta ConsClientes y eliminar todos los criterios que se encuentren establecidos en sus campos, guardando los cambios al cerrarla):

1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón Consultas y luego el botón Nuevo, para acce-der así a la lista de asistentes de la figura 9.35.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.35

2. En este cuadro seleccionaremos la opción Asistente para consultas de tabla de referencia cruzadas y pulsemos Aceptar. Aparecerá el cuadro de selección de los datos de entrada (fi-gura 9.36).

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.36

Este cuadro nos permite seleccionar cualquier tabla o consulta de la base de datos activa. Nos explica también que si necesitáramos datos de más de una tabla, debemos crear previamente una consulta que las incluya (como por ejemplo ConsClientes) y luego emplear esta consulta como entrada.

3. En el recuadro Ver se encuentra normalmente preseleccionada la opción Tablas, por lo que en el cuadro de selección se muestran todas las tablas de la base de datos. Pulsemos el botón Consultas y seleccionemos ConsClientes.

4. Pulsemos el botón Siguiente. El próximo cuadro de este asistente (figura 9.37) nos pregunta qué dato se va a emplear como nombre de las filas.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.37

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.38

5. Según el esquema propuesto (figura 9.36) debemos seleccionar el nombre de los vendedores, por lo tanto, seleccionemos en la lista de la izquierda el campo NomVend y luego pulsemos el botón Incluir para colocarlo en el panel derecho.

6. Pulsemos el botón Siguiente. Aparecerá el próximo cuadro del asistente (figura 9.38). Aquí debemos seleccionar cuál será el campo que servirá como encabezamiento de las columnas de esta nueva consulta de referencias cruzadas.

7. Seleccionemos el campo CodProvin y pulsemos Siguiente. Aparecerá el cuadro de la figura 9.39.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.39

En este cuadro debemos indicar cuál es el campo que contiene el dato que es objeto de la consulta (MontoFacturado), y cuál será la operación (Suma) que se hará con el grupo de registros que tengan la misma provincia y el mismo vendedor.

Inicialmente, el cuadro mostrará una expresión propuesta; Access tomó el primer campo de la izquierda (Nombre) y le aplicó la primera operación de la derecha (Cuenta), generando así la expresión Cuenta(Nombre) pero no es eso lo que queremos hacer.

8. Seleccionemos MontoFacturado en la lista izquierda y Suma en la derecha, con lo que se generará la expresión Suma(MontoFacturado) tal como se muestra en la figura 9.39. Luego pulsemos Siguiente, aparecerá la pantalla final, en la cual daremos un nombre a la consulta para así grabarla (figura 9.40).

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.40

El nombre propuesto es muy largo aunque indica claramente que se trata de una consulta de referencias cruzadas que toma como base a la consulta ConsClientes.

9. En lugar del nombre propuesto escribamos Ventas por Vendedor y Provincia y pulsemos Terminar.

Concluido el proceso de generación la consulta quedará grabada y luego será ejecutada pa-ra mostrarnos un resultado similar al de la figura 9.41.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.41

Si pulsamos el botón Diseño, veremos que el diseño de este tipo de consultas (figura 9.42) incorpora la fila Tab Ref Cruz. Además, hace uso de la fila de Totales, en la que se encuentra especificado el parámetro Agrupar por en los campos de selección, el parámetro Suma en el campo que se debe acumular y una nueva columna (la segunda) para los totales de cada vende-dor.

Si fuera necesario, podríamos agregar criterios de selección, por ejemplo para exceptuar a algunos clientes de la estadística.

También podríamos crear esta tabla mediante un procedimiento manual, de manera similar a la que utilizamos en las consultas anteriores.

Al pulsar el botón Consulta de tabla de referencias cruzadas (recordemos que el mismo se encuentra en el menú de la figura 9.25) para definir el tipo de consulta aparecerá la fila correspon-diente Tab Ref Cruz, en donde asignaremos las funciones de cada una de las columnas, tal como se muestra en la figura.

En caso de definir este tipo de consultas en modo diseño, debemos crear manualmente la columna de Totales generales que mencionábamos (la primera columna de importes que se muestra en la figura 9.42). Para ello, agregaremos el campo MontoFacturado (arrastrándolo a una columna libre) y le asignaremos la función Suma en la fila Total, y Encabezado de fila en la fila Tab Ref Cruz.

Podríamos cambiar el nombre de la columna colocando uno más adecuado, como por ejemplo, Totales del Vendedor. Esto también podemos hacerlo en la consulta recién creada con el asistente.

Cómo crear consultas de tablas de referencias cruzadas
Figura 9.42

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