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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 128:

 Cómo calcular totales en nuestras consultas

Si, estando en modo diseño, pulsamos el botón Totales Cómo calcular totales en nuestras consultas  de la barra de botones aparece-rá la fila Total en la cuadrícula (figura 9.14).

El botón mencionado actúa como conmutador, activando y ocultando esta fila.

La función de esta fila de totales es separar los registros de la consulta en distintos grupos, y mostrar sólo un registro por grupo con el resultado del cálculo correspondiente. Por ejemplo, agrupar los registros por provincia para mostrar el total facturado en cada una de ellas.

Podremos calcular sumas, promedios, mínimos, máximos, etc., respecto del grupo de los registros seleccionados por el criterio.

Cómo calcular totales en nuestras consultas
Figura 9.14

Cómo utilizar la fila Totales para calcular sobre grupos

Veremos ahora qué debemos colocar en la casilla de la fila de totales para las distintas co-lumnas, según la función que cumplirán en la obtención del total:

La columna en la que se basa el cálculo (en los ejemplos utilizaremos MONTOFACTURADO), debe tener en la fila de Totales la función que se quiere ejecutar, SUMA, PROMEDIO, etc. Es-tos serán los campos de resumen; allí se mostrará el resultado de aplicar la función especifi-cada a los valores de todos los registros del grupo (por ejemplo la suma de MontoFacturado de todos los registros de La Pampa).

Mín

Para mostrar el valor mínimo de cada grupo.

Máx

Para mostrar el valor máximo de cada grupo.

Suma

Para mostrar la suma de los valores del grupo (para ese campo).

Promedio

Para mostrar el promedio o media del grupo.

DesvEst

Para mostrar la desviación estándar de los valores del grupo.

Var

Para mostrar la varianza calculada con los valores del grupo.

La o las columnas en las que se basa el criterio de agrupamiento (por ejemplo la provincia) debe tener en la fila de Totales la función por omisión Agrupar por. Puede tener también, en la fila de los Criterios, algún criterio definido para seleccionar los registros sobre los que se ha de totalizar.

No podemos resumir (sumar, promediar, etc.) columnas de texto, pero podemos aplicar a las mismas las siguiente funciones:

Cuenta

Para que nos muestre la cantidad de registros que se acumularon en cada grupo.

Primero

Para que se nos muestre el contenido de ese campo del primer registro del grupo.

Ultimo

Para que se nos muestre el contenido de ese campo del último registro del grupo.

No tiene sentido que una consulta de este tipo contenga otras columnas ya que, como vimos, no podrían mostrarse a menos que se les especifique alguna función. No obstante, si desea-mos conservar otras columnas, debemos deshabilitar la visualización de las mismas seleccio-nando en la fila de Totales la función Dónde. Esto desactivará automáticamente la casilla Mostrar de la columna correspondiente y evitará que cumpla cualquier otra función que pudie-ra alterar la presentación del total buscado.

El siguiente cuadro (figura 9.15) muestra de manera esquemática qué tipo de operaciones se pueden efectuar, y en base a qué tipos de campo podemos aplicarlas.

Cómo calcular totales en nuestras consultas

Podemos mostrar más de un cálculo basado en el mismo campo. Para ello crearemos nue-vas columnas con ese mismo campo, colocando en cada una de ellas la función deseada.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta de totales de montos facturados que nos mues-tre además, la mínima, la máxima y el promedio, agregando tres columnas con MontoFacturado y aplicando a cada una de ellas las funciones mencionadas.

Veamos algunos ejemplos

Mostraremos la disposición de los parámetros en la cuadrícula y debajo un prototipo del re-sultado que obtendremos al ejecutar la consulta.

En las distintas figuras sólo se verán las columnas que intervienen en la obtención del resu-men, que deben ser las únicas de la consulta. Si consideramos necesario conservar alguna/s otra/s columna/s reiteraremos que éstas no intervendrán ni en el agrupamiento ni en los cálculos y para que la consulta funcione correctamente, deberá elegirse para todas ellas el descriptor de operación = Dónde, como se muestra en el margen izquierdo de la página siguiente.

Una consulta con los totales para cada provincia

Cómo calcular totales en nuestras consultas

Una consulta de totales para Buenos Aires y San Luis

Cómo calcular totales en nuestras consultas

Una consulta agrupando por provincia / localidad

Suma los registros correspondientes a la misma localidad (en cada provincia) y muestra uno solo, con el total de cada caso.

Cómo calcular totales en nuestras consultas
Figura 9.18

Una consulta con el total general de ventas

Cómo calcular totales en nuestras consultas
Figura 9.19

Una consulta con los promedios de venta por provincia

Cómo calcular totales en nuestras consultas
Figura 2.20

Una consulta con la cantidad de clientes por provincia

Cómo calcular totales en nuestras consultas
Figura 9.21

 

 

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