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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 44:

 Cómo buscar un dato

Utilizando los datos que cargamos en l tabla de clientes mostraremos cómo se utilizan las herramientas de manejo de información que posee Access. Veremos aquí los botones de la barra de herramientas de modo formulario que aparece debajo de la barra de menú cuando se abre alguna tabla, consulta o formulario (figura 4.1).

Cómo buscar un dato
Figura 4.1

Cómo buscar un dato

Aunque en este capítulo y en lo subsiguientes ordenaremos los registros de las tablas de va-rias maneras, todavía no hemos establecido ningún orden para nuestros datos y por lo tanto no podremos aún ubicar registros por orden alfabético ni numérico. Esta situación nos resultará ade-cuada para probar los distintos filtros y modos de búsqueda que estudiaremos en este capítulo.

Pongamos ahora por ejemplo la localidad; dado que los registros no están ordenados por ese dato, deberíamos recorrer toda la tabla para ubicar clientes correspondientes a una determi-nada localidad.

Eso mismo es lo que hace Access con su herramienta de buscar. Veamos:

1. Estando en la base PRACTICA pulsemos doble clic sobre CLIENTES. Esto nos abrirá la ta-bla en el modo hoja de datos.

2. Pulsemos en la columna localidad de cualquiera de los registros de la tabla.

3. Pulsemos el botón Buscar Cómo buscar un dato . Aparecerá en pantalla el cuadro de la figura 4.2.

Notemos que en campo Buscar en aparece seleccionada Localidad, que es la columna en donde se encuentra el cursor.

4. en el campo Buscar de este cuadro escribamos Palomar.

Al tener cargado un criterio de búsqueda cambia el grisado del botón Buscar siguiente, mostrán-dose ahora en caracteres sólidos.

5. Pulsemos este botón para hallar el primer registro que cumpla con el criterio de búsqueda.

Cómo buscar un dato
Figura 4.2

Access deja indicado como registro activo al primera de los registros que cumple con la condición de búsqueda y además muestra resaltado el texto encontrado.

6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente para hallar el próximo registro que cumple la condi-ción.

Así pulsamos una y otra vez este último botón para hallar uno a uno los registros que buscamos. Llegará el momen-to en que Access no encuentre más registros para esa condición de búsqueda, lo que indicará mediante el cartel de la figura 4.3.

Cómo buscar un dato

7. Pulsemos Aceptar y volveremos al cuadro de la figura 4.2 en condiciones de hacer nuevas búsquedas.

Cómo buscar por similitud

En la figura 4.2 podemos ver que el campo Coincidir: consiste en una lista de opciones, de las que se encuentra seleccionada la segunda. Como la misma indica: "Hacer coincidir todo el campo", la condición de búsqueda es que coincida totalmente el valor del campo con el literal que se ha colocado en el campo Buscar.

Suele ocurrir que no sabemos exactamente qué estamos buscando; por ejemplo, si en nues-tra tabla algunos registros tienen como localidad la abreviatura Cap y otros la palabra completa Capital, no encontraremos a todos los registros que necesitamos en una sola búsqueda; usemos entonces la tercera opción, Comienzo del campo.

1. Escribamos en el campo Buscar: san

2. Pulsemos el botón Más (figura 4.2) para extender el cuadro como lo muestra la figura 4.4.

Observemos que hemos colocado el literal en minúsculas; esto es posible porque Access no dis-tingue en las búsquedas a las minúsculas de las mayúsculas, a menos que lo especifiquemos activando la casilla Mayúsculas/minúsculas.

Cómo buscar un dato
Figura 4.4

3. De la lista Coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.

4. Pulsemos el botón Buscar siguiente, y nos habremos posicionado en el primer campo cuya localidad comienza con San, sin importar lo que sigue.

5. Pulsemos nuevamente el mismo botón, con lo que encontraremos otro registro con la misma característica.

De esta forma podemos hacer búsquedas más genéricas, sin tener que recordar exacta-mente cómo se escriben las palabras (apellidos y nombres de calles complicados, por ejemplo). Ahora veremos otro caso.

Cómo buscar un texto que está en medio de un campo

Supongamos que sólo sabemos que el cliente que buscamos tiene por nombre Hugo; el mismo, lógicamente, no se encontrará al principio del campo NOMBRE, sino a continuación del apellido, entonces...

1. Pulsemos el botón Cerrar para concluir la búsqueda anterior y luego pulsemos sobre algún registro en la columna Nombres.

2. Si no tenemos el cuadro Buscar en la pantalla pulsemos el icono correspondiente.

3. En el campo Buscar: escribamos hugo.

4. De la lista Coincidir: seleccionemos Cualquier parte del campo

5. Pulsemos el botón Buscar siguiente y habremos hallado el nombre que buscábamos.

6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, para hallar el próximo registro que cumpla con la condición (en este caso no encontraremos tal registro).

Cómo buscar un dato en toda la tabla

El campo Buscar en: contiene hasta ahora el nombre correspondiente a la columna activa (que elegimos previamente).

Si abrimos la lista de ese control aparecerá, además de Nombre, una segunda opción: Clientes: Tabla. Podemos elegir esta opción para que el dato solicitado sea buscado en todos los campos de cada registro. Esto nos permite, por ejemplo, buscar el nombre de un actor en un ar-chivo de video, sin importar si éste está ubicado en la columna correspondiente a protagonista, coprotagonista, o actor de reparto.

Cómo buscar de abajo hacia arriba

El modo de búsqueda por omisión es a partir del primer registro y hacia el último, pero po-demos invertir el sentido de la búsqueda si abrimos la lista Buscar: (figura 4.4) y seleccionamos la opción Arriba.

Cómo realizar búsquedas especiales (los caracteres comodín)

Cuando en el campo Buscar coloquemos estos caracteres, llamados caracteres comodín, no serán interpretados como tales sino que, al igual que en los juegos de cartas equivalen a cual-quier carácter.

Más precisamente:

El carácter ? equivale a cualquier carácter en esa posición; veamos un ejemplo:

Si realizamos la prueba del tema anterior Todos los campos, volvamos a pulsar el botón Buscar sólo el campo activo para hacer este ejercicio.

1. Pulsemos en la columna de los nombres y luego el icono Buscar.

2. en el campo Buscar: escribamos ?ó?ez

3. De la lista coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.

4. Pulsemos el botón Buscar siguiente y nos habremos posicionado en López, el primer registro que cumple con la condición, es decir un nombre que comience con cualquier carácter (repre-sentado por ?), como segundo carácter tenga una ó, puede tener cualquier otro carácter en la tercera posición (aquí nuevamente cualquier carácter está representado por ?) y en la cuarta y quinta debe tener ez.

5. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, y nos encontraremos con Gómez que también cum-ple con la condición establecida por máscara ?ó?ez

Una aplicación práctica de esta facilidad es la de buscar una palabra que no sabemos si fue in-gresada con faltas de ortografía y deseamos corregirla. Así, con una máscara: L?pe? podremos buscar a todos los López, ya sea que estén escritos con s o con z, y acentuados o no en la o. De este modo podremos revisarlos uno a uno y corregirlos.

El otro carácter comodín es * (asterisco) que equivale a cualquier cantidad de caracte-res de cualquier carácter; esto quedará más claro también con un ejemplo:

1. Siguiendo con la columna NOMBRE, en el campo Buscar: escribamos P*

Nos conviene pulsar sobre el título de la ventana Buscar y, sin soltar el botón, desplazarla de ma-nera que no se encime a la columna de los nombres y, a la vez, que queden visibles los botones de la derecha del cuadro Buscar.

2. Verifiquemos que el parámetro Coincidir: contenga "Comienzo del campo".

3. Pulsemos el botón Buscar siguiente.

Nos habremos posicionado en el primer registro (Páez) cuyo nombre comienza con la letra P sin importar el contenido del resto del nombre.

4. Pulsemos otra vez Buscar siguiente y nos encontraremos con Pérez, y así, volviendo a pulsar este botón una y otra vez, irán apareciendo todos los nombres de la lista que comiencen con la letra P.

En este caso, debido a que se encuentra activo el modo "Comienzo del campo" obtendremos el mismo resultado con el asterisco o sin él, pero...

Los comodines pueden estar en cualquier parte, por lo que podemos buscar un nombre de acuerdo con una cierta terminación. Por ejemplo, hallaremos a todos los Pérez, López, Gómez, etcétera, con una máscara"*ez".

Otros casos de uso de comodines y expresiones

Los criterios que ya vimos, más estos ejemplos que siguen, pueden aplicarse en el cuadro Buscar, como también en la casilla de criterios de filtros y consultas que veremos más adelante.

El carácter # representa cualquier número o dígito individual, pero no es una letra.

También podemos utilizar los corchetes ( [ ] ) para buscar uno entre varios caracteres posi-bles, o exceptuar caracteres si los precedemos con un signo de admiración ( ! ), pero debemos siempre tener en cuenta el valor del parámetro Coincidir que, por lo general, para este tipo de búsquedas deberá indicar Cualquier parte del campo.

Si ingresamos     Encontraremos

104                       El valor 104

?a?ta                     Carta, Marta, Palta

M*to                    Mosquito, Moto, Mosto, Monto

*ero                      3ero, Petrolero, Maletero, cero

#a                         1a, 2a, 5a

Mar[ií][ao]            Mario, María, Maria

S[aáeéiíoóuú]        "s" seguida de cualquier vocal

1[!348]                 11, 12, 15, 16, 17, 19 (en una columna de números)

*/*/67                   Todas las fechas de 1967

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