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Microsoft Access 2000

Autor: Jose Cracco
Curso:
9,04/10 (25 opiniones) |57671 alumnos|Fecha publicación: 11/07/2005
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Capítulo 30:

 Cómo agregar un campo (columna) a la tabla

Es muy sencillo agregar campos a una tabla, y esto es posible inclusive si la tabla tiene ya datos cargados. Trabajaremos con el mismo cuadro que utilizáramos para definir la tabla. Seguramente habremos notado que para que la dirección sea completa está faltando un campo para la Provincia, que es justamente lo que agregaremos.

Ingresaremos entonces a Access y abriremos la base de datos Practica.mdb.

El modo diseño y el modo hoja de datos

Como ya vimos, el cuadro de diálogo Base de datos (figura 1.8 del Capítulo 1) dispone de un botón para Diseñar o modificar la estructura de una tabla, pero existe otro modo de acceder al modo diseño.

 

Cómo agregar un campo (columna) a la tabla

 

Toda vez que accedamos a un formulario, un informe, o una tabla, como en este caso, aparecerá en la barra de botones, a la izquierda un icono tipo lista como el que se muestra en la figura 3.6.

Pulsando donde se indica, se abrirá la lista que aparece debajo; allí podremos elegir el modo Diseño si estamos en el modo datos (tabla) o como modo Datos si estamos modificando el objeto (en modo diseño).

Los modos de trabajo posibles dependen del objeto de que se trate; trabajando con formularios y con tablas se mostrarán dos modos, y con informes y consultas tres; pero no debemos equivocarnos, lo que nos muestra el icono no es el modo en que se encuentra actualmente el objeto, sino el modo alternativo al que pasaremos si lo pulsamos.

Esto significa que podemos cambiar de un modo al otro, lo que nos permite una forma muy rápida de retocar el diseño si, al ingresar los datos, notamos que algo no está bien, como por ejemplo tipos de datos, longitudes, campos que faltan, etc.

 

1.       En el cuadro Base de datos pulsemos doble clic sobre Clientes, con lo cual se abrirá la mencionada tabla en el modo hoja de datos (figura 2.6 de Capítulo 2). Lo que haremos a continuación será modificar el diseño de la tabla; para ello...

 

2.       Pulsemos el botón de diseño (en el mismo cuadro Base de datos), con lo que aparecerá la cuadrícula de diseño para esta tabla (que ya vimos en la figura 2.3) y estaremos en condiciones de modificar cualquier detalle de la estructura de la tabla o agregar campos, que es lo que haremos a continuación.

 

3.       Agregaremos ahora el campo para la provincia. Para ello nos ubicamos en la primera columna del primer renglón libre (debajo de TELEFONO) y escribimos allí PROVINCIA como nombre del campo.

 

4.       Pulsemos Tabulador para pasar a la definición del tipo de dato.

 

5.       Para el tipo de dato seleccionamos Texto y en el recuadro Propiedades del campo le asignamos un tamaño de 22 caracteres.

 

6.       Pulsemos sobre la propiedad Requerido (en el sector inferior) y seleccionemos .

 

7.       Pasando a Descripción con Tabulador escribimos "Nombre de la Provincia".

 

8.       Pulsemos el botón grabar para guardar estos últimos cambios.

 

El campo que agregamos siempre debe contener datos, debido a que lo definimos con la propiedad Requerido. Cuando grabemos la tabla, Access verificará la coherencia de todos sus datos y encontrará un error; un campo Requerido se encuentra vacío, ya que no hemos ingresado aún el nombre de la provincia en ningún registro. El error está indicado en el cuadro de la figura 3.7, pues el campo Provincia se destaca en negro.

 

9.       Contestaremos No, ya que conocemos cuál es el motivo del error que se muestra; de esta forma la tabla será grabada con los cambios que hemos hecho en su diseño.

 

Cómo agregar un campo (columna) a la tabla
Figura 3.7

 

 10.   Pulsando el botón correspondiente en la barra de botones o bien el botón Abrir, del cuadro de diálogo Base de datos, pasemos a modo ingreso de datos (hoja de datos) y ya estaremos en condiciones de completar el campo agregado para todos los registros, colocándole a cada uno la provincia correspondiente, si bien no haremos esto por ahora.

 

En este caso, como en muchos otros en los que tengamos que ingresar datos que se repiten, trabajaremos menos utilizando el Portapapeles, por lo tanto conozcamos primero el Portapapeles para después ingresar los datos que faltan, con mucho menos trabajo.

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