Aunque todas las partes que se exponen a continuación (fases, elementos, representación, estructura y calidad de la información) son importantes y necesarias, quizás la que aporte mayor éxito al proyecto sea su modularización.

Una correcta y exhaustiva división es la siguiente. Veamos las fases fundamentales de todo proyecto son :

1.Estudio previo: en él se recogen previamente todos los aspectos más relevantes del mismo, tales como personas intervinientes, planificación, recursos, sistema de control, objetivos, etc.

2.Análisis de la situación actual: consiste en la recopilación de toda la información que afecta al proyecto, como documentos, archivos, datos, etc. Los procedimientos más usuales son la realización de entrevistas, reuniones de "brain -storming" y cuestionarios.

3.Estudio detallado: contiene las prescripciones del proyecto base a toda la información compilada y tabulada, incluso la recabada externamente a posibles proveedores.

El Estudio Detallado debe finalizar con la presentación de las posibles alternativas, conocidas con el nombre de Escenarios. Normalmente pueden ser tres:

-Conservador: supone modificar la situación actual.
-Intermedio: supone mantener la situación actual pero introduciendo grandes cambios.
-Innovador: supone prácticamente el abandono de lo existente y la creación de un nuevo modelo.

Cada escenario contendrá de forma resumida su descripción, su definición tecnológica y la evaluación económica, con objeto de facilitar la toma de decisiones.

4.Prescripción del proyecto: una vez que el equipo de proyecto, la Alta Dirección o el responsable que se determine decida el escenario seleccionado, se procederá a la redacción del proyecto, que deberá contener como mínimo :

-Las partes más significativas del Estudio Previo, tales como, su misión, sus planteamientos estratégicos (objetivos) y las personas que participaron.

-La descripción detallada de los elementos que intervienen y el planteamiento tecnológico que lo haga viable. Su valoración pormenorizada.

-La planificación de su puesta en marcha.

-Los controles previstos para su seguimiento.

Por último, se llevará a cabo la publicidad Interna y externa que se haya decidido.

5.Seguimiento: esta última fase que, desafortunadamente se ignora frecuentemente, recoja el procedimiento con el que se efectuará la puesta en marcha del proyecto, conteniendo la nominación de su responsable

los puntos de control (con respecto a la planificación prevista), y las reuniones de seguimiento acordadas (si las hubiese) así como sus asistentes.

Para hacerse una idea de la importancia que tienen las fases previas de un proyecto hasta su puesta en marcha, se considera que en países como E.E.U.U., Japón o Alemania, el tiempo invertido en dichas fases, supone entre el 50% y el 60% del total estimado para toda la consecución del mismo, desde su inicio hasta su finalización.

Nota : el conjunto de fases descritas es maximalista. En función del alcance del proyecto podrían ignorarse algunas de ellas.