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Mejora de los procedimientos de compras

Autor: ADRIAN HOLLAND
Curso:
9/10 (4 opiniones) |12508 alumnos|Fecha publicación: 04/06/2008
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Capítulo 3:

 Relación del departamento de compras con otros departamentos

PRODUCCIÓN:

En ocasiones hay un problema entre este departamento y  el de compras.

El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras  debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad.

MERCADOTECNÍA:

Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.

INGENIERÍA:

Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto.

Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras características del material como son: resistencia, dureza, tensión, dimensiones etc.

El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de diseño para lo cual requiere de una reunión  entre  los involucrados que son; Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.

CONTABILIDAD:

Contabilidad maneja el equilibrio de los  gastos mediante el activo y el pasivo de la compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del  papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprador por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.

DEPARTAMENTO LEGAL:

Puesto que todas las ordenes de compras  son un contrato legal cada organización requiere de este departamento para revisar las cláusulas del contrato y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones  las hace un abogado y se puede usar la transacción mediante formas estándares impresas.

Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurídico para asesorarse.

Como el departamento de compras representa legalmente a la compañía puede requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.

RECIBO:

Este departamento es responsable de descargar los artículos que fueron comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de almacenamiento de la planta.

Este departamento revisará que el embarque esté completo, que el pedido corresponda  a la orden de compra y a la descripción de los artículos. Si resulta dañada la mercancía, se reportará al área de adquisiciones para negociar con el proveedor la certificación del material o el pago de un seguro que cubra los daños, si está en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.

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