Diez mandamientos para administrar bien el tiempo de ventas

1.     Planifique con precisión es uso de su tiempo de ventas. Por "tiempo de ventas" entendemos el que usted gasta cara a cara con sus clientes. Lamentablemente es muy fácil hacer todo lo relacionado con la visita de ventas sin haber dedicado tiempo a planificar. Y no se necesitan sino tres minutos para planificar una visita. Es decir 15 o 20 minutos bastarían para planificar todas las visitas del día.

2.     Haga planes para aprovechar el tiempo que le hacen perder. Son esos ratos en que todo resulta al revés sin que usted tenga la culpa. A donde quiera que vaya lleve siempre algún tipo de trabajo pendiente, para adelantarlo y no sentirse frustrado por el tiempo perdido. Puede llevar también algún tipo de literatura.

3.     En su actividad, establezca diariamente prioridades. Cuando no se tiene una lista de prioridades, la prioridad la establecen otros. Al terminar el día, antes de volver a casa, dedique diez minutos a hacer la lista de todo lo que quiere o debe hacer al día siguiente. Luego revísela y ponga cada asunto en el lugar que le corresponda según su importancia. Pregúntese: ¿Cuál de ellos puede producir mejores resultados? Ordénelos según sus prioridades. El éxito es de los que mantienen la iniciativa, no de los que meramente reaccionan.

4.     Evalúe constantemente la eficacia de lo que hace. Le va a servir mucho hacer la siguiente pregunta: ¿Estoy haciendo, en este momento los que más me conviene? Si la respuesta es no, deje eso y póngase a hacer lo que le conviene. Otra pregunta que le ayudará es: ¿Estoy haciendo lo más caliente? Caliente significa lo que está más próximo al dinero. Si enfrente más de una opción y una de ellas le puede representar un ingreso mayo, vaya tras de ella.

5.     Agrupe las actividades similares. Si tiene que hacer diez llamadas telefónicas, no haga ahora dos, luego tres, hágalas todas de una vez.

6.     Cree un sistema para manejar asuntos de rutina. Solo piense, una sola vez, en la mejor manera de hacer esas cosas rutinarias. Cree un sistema y acostúmbrese a usarlo.

7.     Utilice la estrategia apropiada al tamaño y potencial de cada cliente. Algunos cliente necesitan más atención que otros. Verá como algunos demandan una visita cada seis meses y una llamada telefónica mensual y otras exigen dos visitas mensuales.

8.     No vaya a la oficina. "Cada media hora que usted piense trabajar en la oficina se le convertirá siempre en dos horas". En la oficina siempre hay ladrones del tiempo, tus compañeros el cafecito, llamadas que atender, clientes que te buscan, etc.¡Haga lo que sea para mantenerse fuera de la oficina?

Si debe ir a la oficina, entonces vaya a la última hora del día, no en la primera de la mañana. Si llega a las 4:30 de la tarde, es decir, con media hora de trabajo por delante, es más probable que logre hacerlo en esos 30 minutos que si lo intenta las ocho de la mañana.

9.     Dése cuenta de las cosas que le hacen perder tiempo y esfuércese por eliminarlas. Son esos hábitos inconscientes de malgastar el tiempo, que se van formando a lo largo de los años. Se acostumbra uno tanto a ellos que no se da cuenta que existen. El primer paso es tomar conciencia de ellos. Son los denominados ladrones del tiempo:

-          Tomar descansos para fumar

-          Hacer llamadas personales

-          Hacer diligencias personales

-          Aparecerse, inesperadamente, sin previa cita

-          Mantener charlas insustanciales en la oficina

-          No planificar el día

-          Leer el periódico en la mañana

-          Gastar mucho tiempo almorzando

-          Almorzar solo, en lugar de hacerlo con un cliente.

-          Hacer largas pausa para tomar café

-          Ser desorganizado

-          Tratar de hacerlo todo uno mismo en lugar de delegar.

-          Desconfiar del sistema, verificarlo todo

-          Llevar personalmente el papeleo de la oficina.

10.  No caiga en la trampa de la reacción inmediata. La reacción inmediata ocurre cuando usted tiene el día planificado, y recibe una llamada telefónica o un fax  de uno de sus clientes solicitando que le resuelva un problema. La tendencia natural es dejar todo a un lado y ponerse a trabajar en el problema Después de todo, ¿no es eso un buen servicio al cliente?

Comportarse así significa ser reactivo, perder el control de su día y dejar que otros manejen su agenda. Todo lo que tiene que hacer es, sencillamente preguntarle al cliente: ¿Podría encargarme de eso s las..? y volver a tomar el control de su tiempo. Generalmente la mayoría de las urgencias de los cliente si pueden esperar.