Capítulo 7:

 Documentos comerciales

Documentos comerciales

Los documentos comerciales son constancias escritas originadas por una transacción mercantil tendientes a establecer las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el punto de vista contable sirven en base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.

Factura: la factura es la relación escrita que el vendedor envía al comprador detallando las mercaderías que ha vendido e indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Importancia: la factura es el documento principal de las operaciones de compra-venta  al contado o crédito. La misma es el comprobante de la deuda del comprador con el vendedor. Por este motivo sirve a uno y otro para contabilizar las operaciones realizadas como compra o pagar para el comprador y como venta a cobrar para el vendedor.

Al momento de su emisión debemos:

1- Señalar el lugar y fecha de emisión

2- Indicar datos completos del comprador.

3- Detallar la condición de venta: Contado-Crédito

4- Registrar los siguientes datos completos en las columnas respectivas:

- El código de las mercaderías

- La cantidad de las mercaderías

- El precio unitario de cada bien o servicio

- Establecer si los bienes o servicios corresponden a operaciones Gravadas o Exentas

- El importe de las mercaderías

- Totales de venta con o sin impuesto incluido

- El I.V.A. 10%

- El total a pagar incluyendo el I.V.A.

- Escribir en letras el total a pagar

- Indicar el número y fecha de la Nota de Remisión si es que existiese.

Recibo: es la constancia escrita en la que el firmante declara haber recibido de otra persona algún monto de dinero, ya sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.

Importancia: el recibo da fe y justifica la anotación que se ha hecho en los libros de contabilidad. Su importancia es innegable, porque permite demostrar la entrega de dinero u otra cosa a quien lo ha firmado.

Al momento de su emisión debemos:

- Todo recibo debe llevar número impreso

- Membrete de la persona que hace entrega

- La cantidad que se recibe, escrita en letras y en cifras

- Denominación o especie que se recibe

- Lugar y fecha en que se otorga

- Firma del que recibe la cosa o importe

- Número de la cedula de identidad del que recibe la cosa o importe

Pagaré: el pagaré es una promesa escrita por la cual una persona obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de dinero.

Al momento de su emisión debemos:

- Número de pagaré

- La cláusula "a la orden" inserta en el propio texto

- La suma determinada de dinero en números y en letras

- El nombre de la persona, o a la orden de quién debe efectuarse el pago

- El concepto por la cual se adeuda el pago

- La firma y la dirección del Deudor

- La firma y la dirección del Co-deudor (si el deudor no cuenta con referencias suficientes)

Nota de débitos: es el documento que se emite a otro comerciante o persona, para notificarle que se ha debitado o cargado en su cuenta cierta suma o valor, por conceptos que en ella se especifican. La Nota de Debito se emite en los siguientes casos:

1- Rectificación de errores u omisión.

2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u otra erogación similar.

3- Cargos por intereses o comisiones.

Al momento de su emisión debemos:

- Lugar y fecha en que se extiende

- Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite

- Detalle del cargo

- Importe

- Número de individualización

Nota de crédito: es el documento por el cual un comerciante declara haber acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en concepto de devolución de mercadería, bonificaciones o descuentos, averías, certificaciones de errores u otras causas.

Al momento de su emisión debemos:

- Lugar y fecha en que se extiende

- Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida

- Detalle del motivo que origina el descargo o crédito

- Importe que se acredita

- Número de individualización

Cheque: El cheque es un efecto de comercio que pone en relación a tres personas.

Librador: emite el titulo dando orden al librado.                                                                                                           Librado: se trata siempre de un banco o de un establecimiento asimilado, éste paga a la vista, es decir, contra presentación, una suma de dinero a una tercera persona, Beneficiario.

Función del cheque

Es un instrumento para retirar fondos depositados en un banco o un establecimiento asimilado. Es un instrumento de pago: El titular de una cuenta bancaria no retirará fondos para pagar a un acreedor sino que le entregará un cheque librado contra el banco, con la orden de que éste pague al portador. Es un instrumento de pago por compensación: el que recibe un cheque como pago, generalmente no retira en numerario la suma de que es acreedor sino que endosa el cheque a favor de su banco a efecto de éste lleve el monto al crédito de su cuenta.

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