Documentos comerciales
Los documentos comerciales son constancias escritas originadas por
una transacción mercantil tendientes a establecer las relaciones
que existen entre las partes intervinientes, en sus fases, y las
obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el punto de
vista contable sirven en base para la anotación en los libros o
requisitos de contabilidad.
Factura: la factura es la relación escrita que el vendedor
envía al comprador detallando las mercaderías que ha vendido e
indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la
venta.
Importancia: la factura es el documento principal de las
operaciones de compra-venta al contado o crédito. La misma es
el comprobante de la deuda del comprador con el vendedor. Por este
motivo sirve a uno y otro para contabilizar las operaciones
realizadas como compra o pagar para el comprador y como venta a
cobrar para el vendedor.
Al momento de su emisión debemos:
1- Señalar el lugar y fecha de emisión
2- Indicar datos completos del comprador.
3- Detallar la condición de venta: Contado-Crédito
4- Registrar los siguientes datos completos en las columnas
respectivas:
- El código de las mercaderías
- La cantidad de las mercaderías
- El precio unitario de cada bien o servicio
- Establecer si los bienes o servicios corresponden a operaciones
Gravadas o Exentas
- El importe de las mercaderías
- Totales de venta con o sin impuesto incluido
- El I.V.A. 10%
- El total a pagar incluyendo el I.V.A.
- Escribir en letras el total a pagar
- Indicar el número y fecha de la Nota de Remisión si es que
existiese.
Recibo: es la constancia escrita en la que el firmante
declara haber recibido de otra persona algún monto de dinero, ya
sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.
Importancia: el recibo da fe y justifica la anotación que se
ha hecho en los libros de contabilidad. Su importancia es
innegable, porque permite demostrar la entrega de dinero u otra
cosa a quien lo ha firmado.
Al momento de su emisión debemos:
- Todo recibo debe llevar número impreso
- Membrete de la persona que hace entrega
- La cantidad que se recibe, escrita en letras y en cifras
- Denominación o especie que se recibe
- Lugar y fecha en que se otorga
- Firma del que recibe la cosa o importe
- Número de la cedula de identidad del que recibe la cosa o
importe
Pagaré: el pagaré es una promesa escrita por la cual una
persona obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada,
cierta suma de dinero.
Al momento de su emisión debemos:
- Número de pagaré
- La cláusula "a la orden" inserta en el propio
texto
- La suma determinada de dinero en números y en letras
- El nombre de la persona, o a la orden de quién debe efectuarse el
pago
- El concepto por la cual se adeuda el pago
- La firma y la dirección del Deudor
- La firma y la dirección del Co-deudor (si el deudor no cuenta con
referencias suficientes)
Nota de débitos: es el documento que se emite a otro
comerciante o persona, para notificarle que se ha debitado o
cargado en su cuenta cierta suma o valor, por conceptos que en ella
se especifican. La Nota de Debito se emite en los siguientes
casos:
1- Rectificación de errores u omisión.
2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u otra
erogación similar.
3- Cargos por intereses o comisiones.
Al momento de su emisión debemos:
- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien
se remite
- Detalle del cargo
- Importe
- Número de individualización
Nota de crédito: es el documento por el cual un comerciante
declara haber acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en
concepto de devolución de mercadería, bonificaciones o descuentos,
averías, certificaciones de errores u otras causas.
Al momento de su emisión debemos:
- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va
remitida
- Detalle del motivo que origina el descargo o crédito
- Importe que se acredita
- Número de individualización
Cheque: El cheque es un efecto de comercio que pone en
relación a tres personas.
Librador: emite el titulo dando orden al
librado.
Librado: se trata siempre de un banco o de un
establecimiento asimilado, éste paga a la vista, es decir, contra
presentación, una suma de dinero a una tercera persona,
Beneficiario.
Función del cheque
Es un instrumento para retirar fondos depositados en un banco o un
establecimiento asimilado. Es un instrumento de pago: El titular de
una cuenta bancaria no retirará fondos para pagar a un acreedor
sino que le entregará un cheque librado contra el banco, con la
orden de que éste pague al portador. Es un instrumento de pago por
compensación: el que recibe un cheque como pago, generalmente no
retira en numerario la suma de que es acreedor sino que endosa el
cheque a favor de su banco a efecto de éste lleve el monto al
crédito de su cuenta.
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