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Liderazgo de reuniones

Autor: Hernán Cadenillas Luna
Curso:
7,25/10 (5 opiniones) |9695 alumnos|Fecha publicación: 25/10/2005
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Capítulo 11:

 Las reuniones I


La Asamblea General Ordinaria

Es la reunión de todos los integrantes de la organización establecida por el Estatuto, que fija el número de reuniones (una o dos al año generalmente), la forma de convocatoria, los encargados de convocar, el porcentaje de miembros que pueden solicitarla.
La Asamblea General (ordinaria y extraordinaria) es la máxima autoridad de la organización.

¿Cómo se convoca?
El Estatuto establece quiénes convocan a la Asamblea, y la anticipación con que se convoca (entre 5 y 8 días), pero si no lo hace, debe considerarse un período de anticipación suficiente y oportuno, notificándose personalmente y por escrito, a través de citaciones que indicarán el lugar, fecha, hora y motivo de la reunión. Se puede reforzar la convocatoria mediante avisos en carteles, perifoneo, radio, volantes, y otros.

¿Cómo se desarrolla la Asamblea?
Tiene 7 etapas:
1. Apertura: El secretario verifica si existe el quórum reglamentario (generalmente la mitad mas uno de los miembros hábiles). Se consigna la fecha y hora de inicio. El presidente o quien dirige la Asamblea saluda y explica el motivo (agenda u orden del día).
2. Lectura del acta anterior: El secretario da lectura al acta anterior, con el fin de recordar los puntos tratados y los acuerdos tomados. En caso de no haberse aprobado el acta en la reunión respectiva, se pondrá a consideración de la Asamblea y se aprobará, firmándose luego por todos los asistentes.
3. Correspondencia: El secretario da lectura a las cartas y documentos enviados y recibidos. Los que requieran tratarse pueden pasar a la Orden del Día.
4. Informes: Los dirigentes y/o asistentes dan cuenta de sus tareas encomendadas, así como de temas relacionados con la orden del día. Es conveniente además, que el presidente o el que dirige la reunión informe brevemente sobre la marcha de la organización (problemas y avances) desde la última Asamblea)
5. Pedidos: Aquí los asambleístas pueden solicitar que sean tratados o solucionados diferentes problemas de la organización que no figuran en la orden del día. El presidente pondrá a votación el tema, y si se aprueba por mayoría simple, será incorporado a la orden del día.
6. Orden del Día: Es la parte más importante en la cual se realiza el debate de los puntos de la agenda y se toman los acuerdos respectivos. Se tratarán primero los puntos propuestos en la convocatoria y luego los puntos incluidos en la correspondencia, informes y pedidos. Al término de cada punto se anotarán los acuerdos tomados y los responsables.
7. Cierre de la reunión: El presidente recordará las tareas y acuerdos tomados, se fijará la próxima Asamblea y se harán otros anuncios que se consideren importantes. Luego se dará lectura y aprobará el acta, y firmarán todos los asistentes. Se consigna la hora de culminación de la Asamblea.

¿Cómo se desarrolla la "Orden del Día"?
- El presidente da lectura a cada uno de los puntos a tratar y los anota en una pizarra o lugar visible. Luego se discutirán uno por uno, tomando acuerdos en cada caso.
- Los puntos o problemas son presentados por el presidente y ampliados por la persona más enterada (puede ser un informe técnico o testimonial para lo que se puede invitar a otras personas ajenas a la organización, sólo por este momento).
- El tema o problema se pone a consideración de los asambleístas, recogiendo opiniones a favor y en contra.
- Se plantea y escoge las propuestas de solución más adecuadas.
- Se procede a votar por las alternativas seleccionadas y se toma como acuerdo la más votada.
- Se continúa con los demás puntos de la orden del día, uno por uno, hasta acabar con la agenda.

¿Cómo se llena el acta?
Tiene las siguientes partes:
- Encabezado: señala el carácter de la reunión. Ejemplo: "Asamblea general ordinaria", o "Reunión extraordinaria de junta directiva".
- Asistentes: si es asamblea general (ordinaria o extraordinaria) se indica el número de asistentes, pero si es sesión de directivos, se indica la relación de los directivos asistentes.
- Registro del desarrollo de la reunión, considerando las siete etapas de la asamblea (apertura, lectura del acta anterior, correspondencia, informes, etc.)
- Resumen de los acuerdos tomados: indicando si fueron tomados por unanimidad o por votación mayoritaria (número de votos a favor, abstenciones, votos en contra), y señalando los responsables de la decisión y de su cumplimiento.
- Circunstancias en las que concluye la reunión y hora de término. En los casos que se fije fecha para siguientes reuniones anotar la fecha y hora.
- Firma de los asistentes.

OTRAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES:

- Antes de la reunión: revisar si todos los miembros de la organización han sido convocados; preparar los temas a discutir; preparar los materiales que se necesiten (pizarra, papelógrafos, plumones, papel, etc.).
- Los asistentes deben llegar a la reunión en forma puntual y los dirigentes llegarán con mayor anticipación.
- Establecer al inicio de la reunión, las reglas de participación de los asistentes (normas para ceder el uso de la palabra, tiempo de intervención, forma de votación, etc.).
- Mantener la atención de los asistentes recordando periódicamente la etapa de la asamblea en la que se encuentran, resumiendo y ordenando los puntos en debate.
- El presidente debe tener "muñeca" para no dilatar innecesariamente las reuniones y facilitar los acuerdos. Debe manejar el tiempo de debate, evitando "círculos viciosos" de discusiones, dando la palabra en el orden en que se pide, motivando la participación de todos, manteniendo el orden y la armonía de la reunión y, respetando las opiniones y personas presentes.
- Los asambleístas deben opinar si temor y expresar sus sentimientos e ideas más apropiadas aún cuando no sean ideas suyas.
- Asegurar la transmisión adecuada de la información a los asistentes utilizando materiales audiovisuales (pizarra, cuadros, papelógrafos, videos, hojas impresas, y otros.)

Capítulo siguiente - Las reuniones II

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