Nota: Continuamos con las actuaciones.

Sin embargo, a modo de propuesta, sugerimos aquí algunas ideas que pueden facilitar  su organización:

1º Crear un expediente de originales y otro de copias: Generalmente, en un mismo bloque se guarda el original y todas las copias que se van recibiendo. De esta forma se hace muy engorrosa la lectura y análisis del caso. Un expediente de pocas actuaciones queda como una gran montaña de papel debido a todas las copias que se adjuntan. Por otra parte, la separación reduce los riesgos de la pérdida del expediente. Si se pierde el original al menos quedarán las copias, cosa que no sucede actualmente en la mayoría de los casos por acumularse todo.

Asimismo, cuando en razón de los recursos haya que enviar los originales a los tribunales, se dispondrá ya de una copia para poder trabajar y si las partes quieren consultar el expediente se puede poner a su disposición el de copias, evitando así el riesgo de sustracción de algún elemento fundamental. En cualquier caso, para lograr un orden lógico, en el "expediente de originales" habrá que incorporar una copia de aquellos documentos cuyo original queda por ley en el juzgado.

2º Foliación del expediente: Es fundamental, para llevar un buen orden y evitar la pérdida o eliminación de actuaciones, ir foliando los documentos a medida que se van incorporando al expediente. Asimismo, se deberá foliar en forma paralela el expediente de las copias. Así, la página 4 del original deberá ser la página 4A de la primera copia, 4B de la segunda, etc.

3º Ordenar el expediente en función del caso: La forma de organización del expediente puede variar en función del tipo de caso y de las características de la investigación. A modo de ejemplo, proponemos dos sistemas:

I. Organización cronológica: En los casos más sencillos, se puede formar el expediente cronológicamente a medida que se van realizando las sucesivas diligencias. De esta forma, se podrá ir viendo como se ha ido desarrollando la investigación. No obstante, conviene en algunos casos, no mantener una cronología exacta. Así por ejemplo, facilita la lectura el hecho de poner correlativamente el pedido de una diligencia y su realización.
 
Es decir, si citamos al testigo X y este acude a declarar un mes más tarde, conviene juntar la citación y la declaración, aunque entre medias se hayan realizado otras diligencias. De esta forma, nos quedará claro cuando los testigos no han acudido o cuando no se ha dado respuesta a los pedidos de informe.

II. Organización por diligencia: En aquellos casos de mayor complejidad, se puede ordenar el expediente en piezas separadas separándolo por diligencias. Así tendremos una pieza para los testimonios, otra para las pericias, otra para las resoluciones judiciales, etc. De esta manera se controla mejor el estado de la investigación y los elementos de convicción que ya hemos levantado.

4º Poner carátula al expediente: Es conveniente que cada expediente tenga una carátula en la que al menos se pueda leer el número de caso, si es un expediente de originales o de copias, el número de pieza, el nombre de o de los imputados, el nombre de la víctima y o del querellante adhesivo y actor civil, si los hubiere, la calificación jurídica inicial, la fecha de inicio e ingreso al Ministerio Público y el agente o auxiliar responsable. Asimismo, cuando la pieza se cierre, habrá que indicarlo así en la carátula y señalar el número de folios de que consta la misma. 

d) Valor probatorio del expediente

Los medios de prueba acumulados en el expediente tienen un valor probatorio limitado. Servirán al juez de primera instancia durante el procedimiento preparatorio sobre si procede o no dictar las medidas de coerción y otras medidas limitativas de derechos. Asimismo le servirán en el procedimiento intermedio para  decidir sobre la apertura a juicio oral. Sin embargo el expediente no puede ser usado para fundamentar la sentencia. La única prueba válida para motivar la condena o absolución es la prueba producida en juicio oral. El expediente, como tal no puede ser valorado por el Tribunal de Sentencia, independientemente que partes del mismo se incorporen al juicio como prueba escrita o elementos de convicción.

Con la reforma realizada por el decreto 79-97, debería desaparecer ese peligro, por cuanto el tribunal de sentencia nunca tendrá en su poder las actuaciones que fundamentaron el pedido de acusación.  La incorporación de partes del expediente ha de realizarse de acuerdo a las reglas previstas en el Código Procesal Penal, especialmente en los artículos 362 a 365. Además el Ministerio Público está obligado por su Ley Orgánica (Art. 50) a hacer una interpretación restrictiva de las normas de incorporación de las pruebas por lectura. Por ello, ya no tiene sentido durante el debate o en las conclusiones finales hacer referencia "a lo que consta en autos".