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Capítulo 9:

 Cultura de negocios japonesa

 

Cómo Hacer Negocios En Japón

 

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Japón es un país cada vez más occidentalizado y cualquier productor que pueda ofrecer algo de forma competitiva puede tener acceso al mercado japonés, aunque sea lentamente y con ciertas dificultades.

Para negociar con ellos hay que saber sus costumbres, su forma de negociar, a veces las decisiones para alcanzar un acuerdo no se toman rápido pues requieren conocer al futuro cliente mejor. Se requiere paciencia y llegar a ganar la confianza de ellos, que es la base de toda relación comercial. Las  empresas japonesas son lentas en sus procesos de decisión y rápidas en la ejecución de la decisión final. La lentitud no es una característica personal de los japoneses, sino que es una consecuencia de diversas constantes sociales y organizativas. Por lo tanto, un producto antes de llegar a su destinatario final, pasa por distintas personas de la misma u otras empresas. Las  empresas latinoamericanas interesadas en el mercado japonés tienen que elegir el canal de distribución más idóneo para sus productos. Por otro lado, las decisiones se toman de una manera jerarquizada y se intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la idoneidad de la decisión tomada. Es por esto que es esencial que se soliciten muestras y catálogos; y sólo después de un análisis profundo, podrá decidirse la realización de un pedido de cierto volumen.

La reputación de la empresa es algo muy importante en el mercado japonés. Esto obliga a documentar los datos económicos de la empresa y sus productos en Memorias, Catálogos, etc. Estos documentos deben estar obligatoriamente en inglés y, preferentemente en japonés. Además, el motivo de desarrollo japonés se ha basado en decisiones empresariales orientadas más al crecimiento de las empresas que a su rentabilidad, más al largo plazo que al corto plazo.

Una  exigencia ineludible de los importadores japoneses se refiere a la calidad del servicio de los exportadores y a la presentación de los productos. La calidad del servicio significa cumplir con los plazos de entrega, responder rápidamente a las peticiones del importador, mantener contactos con frecuencia, etc. El importador lo exige porque el consumidor final lo exige. Una explicación de este comportamiento está relacionada al alto precio que los consumidores tienen y están dispuestos a pagar por estos y otros productos. Resumiendo, la falta de calidad o de servicio de una empresa es vista en Japón como algo más que una falta de respeto al cliente, se considera casi como un insulto.

Japón es el segundo mercado más grande del mundo. Sus 126 millones de consumidores tienen un ingreso per cápita anual de casi 30,000 dólares (en 1999). Estos consumidores compran cada vez más productos extranjeros. En 1985 Japón importó 130,488 millones de dólares, en 1996 llegó a importar 349,268 millones de dólares. Lo que es más importante, en 1985, el 69% de las importaciones eran materias primas y solo 31% productos manufacturados, y en 1998, el 65% eran productos manufacturados o productos con algún valor agregado.

Japón es un mercado homogéneo en el sentido de que sus habitantes tienen un poder adquisitivo similar y más del 80% de los japoneses se considera de clase media. Esto significa que al vender en el mercado japonés se puede apuntar a un mercado grande con características homogéneas de sus consumidores. A esto también ayuda el hecho de ser un país de una sola raza, cultura, idioma e historia. Sin embargo, los japoneses son consumidores que exigen buena calidad y presentación en un producto. A veces esto hace el producto caro, pero si éste es bueno los japoneses lo compran.

Japón tiene un excelente sistema de distribución interno, donde los productos se distribuyen con rapidez y los precios tienden a ser los mismos en todo el país. Los importadores y distribuidores japoneses exigen de sus proveedores aparte de calidad, puntualidad en la entrega de sus productos. A la vez, tienen sus propios gustos y modas, en el caso de ropa por ejemplo, ellos tienen sus propias modas, diseños, así que si se quiere vender ropa en Japón hay que adaptar ésta a la moda japonesa.

En Japón la relación personal es muy importante para hacer negocios, enviar por correo un catálogo es un instrumento de venta poco eficaz en Japón. En la relación personal hay que intentar respetar las costumbres japonesas. Con ellos estaremos enviando un mensaje de amistad, compromiso y servicio al cliente japonés. La  mejor manera de establecer contactos en Japón es a través de un tercero, es decir, la Oficina Comercial de la Embajada o cualquier consultoría especializada. Si lo quiere realizar personalmente, averigüe la persona de contacto y diríjale una carta incluyendo una tarjeta personal y un catálogo o breve descripción de sus productos. Las cartas siempre son mejor recibidas que el fax, ya que implica un mayor esfuerzo en su preparación y el esfuerzo es sobrevalorado. Posteriormente póngase en contacto con esta persona mediante llamada telefónica para concertar una cita.

Lo primero y lo más importante es el respeto que se debe demostrar hacia su contraparte. Por eso, una vez que se concierte una reunión es importante vestir en forma adecuada, con tonos oscuros porque los japoneses son sobrios y las estridencias les parecen sumamente fuera de lugar. En el momento del encuentro por ningún motivo haga alarde de joyas y objetos de valor, es considerado de mal gusto. Y sea puntual, muy puntual, porque valoran el tiempo de cada persona y el atraso en una cita es una falta de respeto, que puede provocar serios daños tanto en la imagen suya como en la de su empresa.

Cuando llegue el momento de las presentaciones, nunca olvide que el intercambio de tarjetas de visita es un ritual de suma importancia en la mecánica de los negocios. El no entregar una puede dar la impresión de que usted no está dispuesto a asumir un compromiso duradero y eso provoca inmediata desconfianza. Las tarjetas siempre se entregan y se reciben en pie. Cuando reciba la tarjeta, también la debe sostener por ambas manos, examinándola detenidamente durante algunos instantes. Tenga en cuenta que éste es el ritual japonés. No doble o juegue con las tarjetas personales durante la negociación. En  las negociaciones nunca empiece directo al grano. Se sugiere  siempre excusarse por no hablar japonés. También es conveniente hacer algún comentario referente al tiempo. Igualmente puede comentar lo difícil que es para usted el idioma o preguntar el significado del nombre de la empresa o sencillamente comentar sus primeras impresiones sobre Japón.

La reverencia sigue siendo la forma predominante de saludar, despedirse, expresar gratitud o pedir disculpas, aunque el apretón de manos se usa cada vez más. En caso de dudas, se recomienda esperar a ver qué es lo que hace su contraparte en los negocios y repetir sus gestos. Una vez concluidas las presentaciones viene el momento de la toma de decisiones. Para los japoneses la paciencia es una gran virtud, por lo tanto, no importa qué tan entusiasmado o molesto esté usted, pero por nada del mundo golpee la mesa ni apunte con el dedo. Lo mejor es mantenerse tranquilo. En todo caso, la forma más fácil de llegar a acuerdos es a través del intercambio de ideas al estilo japonés, es decir, la creación de consenso y el sistema Ringi.

Con el Ringi se realizan múltiples pasos para llegar a acuerdos y mediante complejas negociaciones se consideran los diferentes puntos de vista, circulando a nivel de sección, división y corporación. La gran ventaja es que, una vez que se logra el consenso, no se producen desacuerdos posteriores. Además son extraordinariamente reflexivos y estudian varias veces una oferta interesante.

Es conveniente traer pequeños obsequios para sus contactos japoneses. Traiga material promocional de su empresa, como ´´pins´´, bolígrafos, encendedores, etc. Los japoneses verán en este detalle que usted no sólo pretende establecer lazos comerciales con su empresa, sino que también tiene la intención de iniciar relaciones cordiales. Tenga en cuenta que si estos pequeños regalos los trae envueltos, en Japón se considera descortés abrir los regalos en presencia de la persona que los ofrece.

En una entrevista la puntualidad es de suma importancia. Se debe llegar a las citas con cinco minutos de antelación. La puntualidad es el primer símbolo de seriedad de su empresa. No se alarme si durante la reunión el cliente japonés cierra los ojos, esto significa que está poniendo suma atención en lo que usted está comentando. Además, si el empresario o cliente japonés hace sonidos guturales muy inusuales es que está totalmente de acuerdo con lo que se está discutiendo. Es realmente difícil escuchar un No rotundo en boca de un japonés. No se confíe porque repetidamente asientan con la cabeza. Es su manera de expresar que están escuchando y entendiendo lo que se les está diciendo.

En Japón, las decisiones siempre se toman por consenso, en el sentido de que se intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la idoneidad de la decisión. Tenga presente este hecho y no trate de forzar a sus interlocutores a cerrar alguna operación en una primera visita. Muéstrese cordial y agradable. No olvide la importancia de las relaciones personales en Japón para el establecimiento de los lazos comerciales. Sus contertulios no solo analizarán su producto o su empresa, sino también la persona o personas que lo representan. Tome notas durante la negociación y muestre una actitud profesional.

Una forma de probar el compromiso de la empresa con ese potencial cliente japonés surge cuando éste solicita unas modificaciones en sus productos para adaptarlos a las características del consumidor japonés. Una respuesta rápida y positiva demuestra la disposición de la empresa a mantener una relación armoniosa a largo plazo con ese cliente. Una explicación de este comportamiento está ligada al alto precio que los consumidores tienen que pagar por los productos. Parece obvio que si se paga mucho por un bien, se exigirá más.

No obstante lo anterior, la creciente complejidad de los negocios está modificando las prácticas citadas, por lo que resulta necesario expresar con claridad en la factura algunos elementos fundamentales de la transacción comercial: la forma y condiciones de pago, la fecha límite de entrega, etc. Por su puesto, en una concesión de licencia y otras operaciones de igual calado también resulta necesaria la firma de un contrato.

Las claves para negociar con Japón

Un experto en negocios y comercio revela  las claves para que los exportadores colombianos puedan entrar en el muy competitivo y exigente mercado japonés.

Los japoneses únicamente consumen papas criollas que sean perfectamente redondas. Y todo porque dentro de su concepción cultural y estética la figura circular representa la perfección. Todas las demás formas, entre ellas la muy irregular y hasta amorfa “Papa de los Andes” –como se conoce en Tokio este amarillento y típico producto colombiano- les parece sinónimo de imperfección. Cualquier comerciante que intente exportar papa criolla al Oriente debe primero seleccionar, cuidadosamente, papas que sean casi esferas perfectas.

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Melón que no sea redondo “no es melón” para los japoneses.

Los caprichos comerciales, saltan a la vista: por un melón, por ejemplo, están pagando entre 30 y 300 dólares, dependiendo de qué tan redondo es. Y la papa criolla se está convirtiendo en uno de los alimentos favoritos en los restaurantes de Tokio. Colombia exportó a Japón, en el 2004, bienes por valor de US$ 262 millones e importó, desde Japón, bienes por US$ 644 millones. La participación de Colombia, tanto en las exportaciones como en las importaciones japonesas, alcanzó, en el 2004, apenas el 0,1%. En términos de valor, las exportaciones colombianas a Japón crecieron 4,3% promedio anual durante el período 2000–2004, mientras que los envíos japoneses a Colombia lo hicieron en 5,3% promedio anual durante el mismo lapso de tiempo.

Resumiendo:El talón de Aquiles para los empresarios colombianos es que muchos, quizás la mayoría, son muy impacientes, no hablan inglés y ni siquiera japonés, y los productos que intentan exportar no cumplen con las exigentes normas de calidad del mercado nipón.

El problema  no son tanto las gestiones, sino conocer que los negocios con los asiáticos funcionan sobre la base del mutuo conocimiento, la confianza y la relación entre las partes.

Tips para negociar

La lentitud a la hora de tomar decisiones de los japoneses, no es otra cosa que una singular característica de su cultura. Meditar a fondo, observar los pro y contra, proyectar el producto y asegurarse de su alta calidad y competitividad, son aspectos que requieren tiempo de estudio. Es por ello que se necesitará más de un viaje de negocios al Japón para firmar un solo contrato.

“Primero, hay que conocer su cultura y entender que en los primeros viajes no se hacen negocios, sino que se siembra para una relación de largo plazo”. El empresario colombiano que vaya al Japón con la idea de cerrar un negocio en su primera visita, va por muy mal camino.

“El éxito a la hora de intentar establecer una negociación con los japoneses, radica en saber cómo piensan y cómo van a reaccionar”.  El idioma se constituye en uno de los principales obstáculos; por eso el inglés es de obligatorio uso, como también algunas palabras en japonés para el saludo y etiqueta”.

“Tatemae”, la cara que se muestra, y “Honne” lo que se siente, son dos aspectos de la personalidad del japonés que causan frustración a la hora de comunicarse. Los japoneses son extremadamente cordiales, y cuando escuchan a alguien todo el tiempo están asintiendo, lo que se mal interpreta como un sí a la propuesta de negocio. Ellos simplemente están expresando que están atentos, escuchando, pero a la vez están calculando, proyectando; por ello se dice que con los japoneses nunca se sabe, pues una cosa es lo que muestran y otra lo que piensan.

“Los japoneses se quedan callados, observan, piensan... y después responden si les interesa o no. Esos espacios de silencio no deben ser mal interpretados, sencillamente, su tiempo interior tiene un ritmo más lento, son muy metódicos y piensan a largo plazo. Por ello, otro de los secretos para tener una negociación exitosa, es tener mucha paciencia”.

El contacto físico es poco frecuente, por lo que el estrechón de manos, el espaldarazo y el beso cuando se trata de mujeres no es aconsejable, basta con una venia.

Para los japoneses el espíritu de grupo se encuentra muy arraigado, así es que en los negocios actúan en grupo y deciden en grupo. Las reuniones de negocios se realizan con un equipo numeroso de personas, mientras el colombiano asiste solo.

En la mesa de negociación hay que tener en cuenta que el japonés llega con la idea de ganar o ganar, por lo tanto, no se deben destapar todas las cartas, ni ofrecer todas las opciones de entrada. Tampoco se debe proponer una única estrategia de negocios, debido a que a ellos no les gusta sentirse acorralados, ni negociar bajo presión.

Algunas de las pistas que dan los japoneses para saber que todo va por buen camino son: hacen muchas preguntas, solicitan que les amplíen la información, piden detalles, abren espacios de socialización, hablan de dinero, finalmente concretan fechas y términos especiales de la firma del contrato.

En cuanto a los colombianos se les aconseja:

  • Ir en una delegación de más de una persona
  • Realizar un frente unido
  • Realizar una planeación adecuada
  • Informarse lo suficiente, no solo en materia de negocios sino también sobre su cultura
  • Pedir disculpas y evitar el contacto físico
  • Buscar espacios de socialización, un bar o Golf
  • Los japoneses no negocian con mujeres
  • Tener persistencia
  • Repetir cuando sea necesario
  • No confundir gentileza con aprobación
  • No hacer concesiones de entrada
  • No hay que colocarlos contra la pared
  • Las relaciones son a largo plazo
  • Llevar suficientes tarjetas de presentación de dos caras (inglés-japonés) Llevar un regalo de presentación
  • Seguir la etiqueta japonesa: realizar venias y no tocar.
  • En la mesa de negociación no hay nada escrito, estos consejos son de gran utilidad a quien se interese en entrar  al competitivo y exigente mundo japón

 

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