Capýtulo 2:

 Generación de informes

Utilice los siguientes pasos como guía para generar informes con Crystal Reports.

Nota Debe crear los informes que desee tener disponibles a través de su aplicación antes de empezar a trabajar con los controles personalizados. No puede crear informes mediante los controles personalizados.

Puesta en marcha

1     Abra Crystal Reports.
2     Haga clic en el botón Nuevo informe de la barra de botones. Aparecerá la Galería de informes.

·     haga clic en uno de los botones de Asistente para la creación de informes para obtener Ayuda paso a paso acerca de la creación de un informe,
·     haga clic en el botón Otro informe para utilizar otro informe como plantilla para crear su informe, o bien
·     haga clic en el botón Personalizado para generar un informe personalizado.

3     Cuando haga clic en el botón Personalizado, se expandirá la Galería de informes.

Nota   La Galería de informes no aparecerá si elige el comando Nuevodel menú Archivopara crear un nuevo informes; sólo aparecerá cuando haga clic en el botón Nuevo informede la barra de botones y tiene activada la casilla de verificación Utilizar la galería de informes para nuevos informesen la ficha Nuevo informedel cuadro de diálogo Opciones de archivos.

Selección de un tipo de informe

·     Haga clic en el botón Tipo de informe correspondiente al informe que desea crear:
·     Haga clic en el botón Informe personalizado para crear un informe estándar en formato de filas y columnas o de bloque de datos.
·     Haga clic en el botón Ref. cruz. personalizada para crear un informe de referencias cruzadas que presente los datos resumidos en una estructura de filas y columnas similar a una hoja de cálculo. Los informes de referencias cruzadas son fáciles de leer y resultan útiles para realizar comparaciones rápidas o identificar tendencias.
·     Haga clic en Etiqueta personalizada para crear etiquetas de correo o elementos de tipo etiqueta.

Selección de un origen de datos

·     Haga clic en el botón Tipo de datos para elegir el origen de datos que desea utilizar para crear su informe:
·     Haga clic en el botón Archivo para activar una o más tablas de bases de datos para utilizar en su informe. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo de base de datos. Seleccione una tabla de base de datos que desea activar para su informe y haga clic en Aceptar cuando termine.
·     Haga clic en el botón SQL/ODBC para abrir alguna de la amplia variedad de orígenes de datos SQL compatibles con Crystal Reports. Aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar sesión en servidor. Inicie una sesión en el servidor deseado y elija las tablas SQL que desee utilizar en su informe.

Vinculación de tablas de bases de datos

Si ha seleccionado dos o más tablas de bases de datos, necesitará vincularlas. Vincule tablas de bases de datos de forma que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra. Para vincular, utilice un campo que sea común a las dos bases de datos. Crystal Reports utiliza el vínculo para emparejar los registros de una base de datos con los de la otra.

Cuando elija múltiples tablas, aparecerá el Asistente de vinculación visual. Utilice este asistente para vincular dos o más bases de datos juntas. Puede vincular tablas de bases de datos manual o automáticamente.
Manualmente

1     Resalte un campo de la base de datos que desea vincular y que sea común con otro campo de la segunda base de datos con la que quiere establecer el vínculo.

2     Arrastre el campo de la primera base de datos a la segunda. Si el vinculo es posible, aparecerá una línea de vínculo para indicar el vínculo conseguido.

3     Para modificar un vínculo, resalte la línea de vínculo y haga clic en el botón Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de vinculación, donde podrá realizar los cambios deseados.

Automáticamente

1     Haga clic en el botón Vinculación inteligente del Asistente de vinculación visual.

2     La característica de Vinculación inteligente creará automáticamente vínculos lógicos entre las tablas de su informe. Si no es posible establecer vínculos, se mostrará un mensaje.

Descripción del entorno de diseño

La ventana Diseño aparece con secciones Título, Encabezado de página, Detalles, Pie de página y Resumen vacías que puede utilizar en el diseño de su informe. Para crear su informe, inserte y dé formato a elementos en cada una de esas secciones.

Cada una de las secciones del informe tiene sus propias características de impresión:

·     la sección Título se imprime una vez al principio del informe,
·     la sección Encabezado de página se imprime al principio de cada página,
·     la sección Detalles se imprime una vez por cada registro,
·     la sección Pie de página se imprime al final de cada página, y
·     la sección Resumen se imprime una vez al final del informe.

Es importante comprender estas características pues afectan a cuándo y a con qué frecuencia se van a imprimir los datos.
Selección de campos

Cuando abre un informe nuevo aparece en la pantalla, junto a la ventana Diseño, el cuadro de diálogo Insertar campo de base de datos. Este cuadro de diálogo muestra una lista de todos los campos de la tabla de base de datos activa disponible actualmente para utilizarla con su informe. Para acelerar la entrada de múltiples campos, este cuadro permanecerá en la pantalla hasta que haga clic en el botón Terminar.

·     Seleccione el campo o los campos que desee que aparezcan en el informe. Puede:
·     resaltar un campo cada vez, hacer clic en el botón Insertar y colocar el campo en su informe,
·     resaltar un campo cada vez y arrastrarlo a su informe,
·     utilizar la combinaciónMayús-clic para seleccionar una serie de campos contiguos o la combinación Ctrl-clic para seleccionar aleatoriamente campos de la lista y arrastrarlos hasta su informe.

Nota   Si coloca múltiples campos, aparecerán unos al lado de los otros en el mismo orden en que aparecen en el cuadro de diálogo Insertar campo de base de datos.

Crystal Reports marca la posición de cada campo con un cuadro rectangular. Los caracteres del cuadro indican si el campo es de texto (XXX...), números (555...), moneda ($555...), fecha (AAAA-M...) o Booleano (T/F). El número de caracteres del cuadro indica el número de caracteres permitido en el campo de la base de datos. Puede modificar la apariencia de los campos si elige el comando Opciones del menú Archivo y hace clic en Mostrar nombres de campo en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones de archivo. Ahora, cada campo estará indicado por su nombre en lugar de por su carácter correspondiente.

Crystal Reports colocará automáticamente los títulos de campo correspondientes a cada campo en la sección Encabezado de página justo encima del campo correspondiente. Puede desactivar esta opción si elige el comando Opciones del menú Archivo y desactiva la opción Títulos de campos de detalle de la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones de archivo.

Traslado, cambio de tamaño, formato y eliminación de campos

1     Para mover, cambiar el tamaño, dar formato, agregar bordes y colores, eliminar o insertar un subtotal, un resumen o un total general en un campo, primero deberá hacer clic en el campo para seleccionarlo. Cuando selecciona un campo, aparecen unos controladores negros en los lados derecho e izquierdo del campo para indicar que está seleccionado

NotaPuede seleccionar múltiples campos al mismo tiempo si utiliza el método Mayús-clic o elige el comando Seleccionar campos del menú Edición. El comando Seleccionar campos activa un cursor en forma de cruz con el que puede arrastrar y dibujar un rectángulo para enmarcar el campo o los campos deseados, conocido como la técnica de selección de marquesina.

2     Una vez seleccionado un campo, podrá indicar a Crystal Reports qué quiere hacer con él:

·     Para mover un campo, arrástrelo hasta la posición deseada.

·     Para cambiar el tamaño de un campo, arrastre su controlador izquierdo o derecho hasta que el campo tenga el tamaño deseado.

·     Para dar formato a un campo (alineación, número, moneda, presentación de fecha, etc.), haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo y elija el comando Cambiar formato del menú contextual. Aparecerá un cuadro de diálogo Formato específico del tipo de datos del campo seleccionado. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

·     Para establecer bordes, sombras y rellenos de fondo, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y elija el comando Cambiar bordes y colores del menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de bordes y colores. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

·     Para cambiar la fuente, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y elija el comando Cambiar fuente del menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Fuente. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

·     Para eliminar un campo seleccionado, simplemente presione SUPR.
Nota   Cuando hace clic con el botón secundario del mouse en un campo, éste se selecciona y muestra a la vez un menú contextual.

Nota   Muchas de las opciones de fuentes y formato están también disponibles como botones de la barra de formato.

Ordenación de los datos del informe

Puede que desee cambiar el modo en que se ordenan los datos en su informe. Ordenar significa establecer el orden en que se muestran los valores. Por ejemplo, la información de un listín telefónico está ordenada alfabéticamente por nombre para crear un orden y velocidad eficientes en el acceso a los datos contenidos en él.

Cuando ordena en Crystal Reports, el programa le pide que seleccione dos cosas: el campo en el cual desea basar la ordenación (campo de ordenación) y la dirección de ordenación (ascendente significa de menor a mayor, 1 a 9, A a Z, Falso a Verdadero; descendente significa de mayor a menor, 9 a 1, Z a A, Verdadero a Falso).

Un campo de ordenación es un campo que determina el orden en que aparecen los datos en su informe. Puede utilizar cualquier campo como campo de ordenación. Cuando selecciona un campo de ordenación, Crystal Reports ordena los registros del informe basándose en los valores del campo seleccionado. Los valores de configuración regional o internacional, así como el tipo de datos del campo, determinan el método con el que se ordenarán los datos para ese campo. Por ejemplo, si los valores son para Estados Unidos:

·     Campos de cadena
Los valores de caracteres individuales se ordenan de manera que los espacios en blanco tengan el menor valor, después los signos de puntuación, a continuación los números, después las letras mayúsculas y, finalmente, las letras minúsculas. Después se ordenan los valores de dos caracteres, después los de tres, etc., siguiendo las mismas reglas.

·     Campos de moneda
Los campos de moneda se ordenan de forma numérica.

·     Campos de número
Los campos de número se ordenan de forma numérica.

·     Campos de fecha
Los campos de fecha se ordenan de forma cronológica.

·     Campos booleanos
Los campos booleanos se ordenan de manera que los valores Falso (0) aparecen primero y después los valores Verdadero (1).

Crystal Reports le permite realizar ordenaciones por campos individuales o por múltiples campos. Las ordenaciones por campos individuales son ordenaciones en las que todos los registros utilizados en el informe se ordenan basándose en los valores de un único campo. En las ordenaciones de múltiples campos, Crystal Reports ordena primero los registros basándose en los valores del primer campo seleccionado, poniéndolos en orden ascendente o descendente según se haya especificado. Cuando dos o más registros tienen el mismo valor de campo en el primer campo de ordenación, los ordena (sólo a estos) basándose en el valor del segundo campo de ordenación. Por ejemplo, en una ordenación basada en el apellido y después en el nombre (en sentido ascendente), "Sánchez, Benito" estaría antes que "Sánchez, Juan".

1     Haga clic en el botón Campos de ordenación de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Forma de ordenación de registros.

2     Resalte el campo o los campos que desea ordenar en el cuadro de lista Campos del informe.

3     Haga clic en el botón Agregar. Los campos resaltados se agregarán al cuadro de lista Campos de ordenación.

4     Especifique la dirección de ordenación; para ello, haga clic en el botón de opción correspondiente. Elija Ascendente (A a Z, 1 a 9) o Descendente (Z a A, 9 a 1).

5     Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver al informe. Crystal Reports ordenará los registros según su especificación.

Agrupación de datos del informe

Crystal Reports le permite agrupar datos en su informe. Un grupo es un conjunto de registros relacionados entre sí de alguna manera. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo podría consistir en todos aquellos clientes que vivan en el mismo código postal o en la misma región. En un informe de ventas, un grupo podría consistir en todos los pedidos realizados por el mismo cliente o todos los pedidos generados por un determinado representante de ventas.

Crystal Reports le permite una gran flexibilidad al agrupar datos. También le ofrece la posibilidad de crear una serie de diferentes tipos de valores de grupo.

Un valor de grupo es el valor generado como resultado de una evaluación, una cuenta o un cálculo realizado sobre los datos de un único grupo. Un subtotal es un tipo de valor de grupo; es la suma de todos los valores de un único campo, de todos los registros de un grupo. Por ejemplo, si en un informe de ventas realiza un subtotal de las ventas por representantes de ventas, Crystal Reports reunirá todos los registros pertenecientes al representante de ventas y totalizará las cantidades de ventas de todos los registros. En un promedio de grupo, Crystal Reports hallará el promedio de los valores de un grupo de registros; en un recuento de grupo, contará los valores de un grupo de registros, etc. Los valores de grupo son herramientas importantes para crear informes eficaces. Crystal Reports le ofrece diversas alternativas para trabajar con datos agrupados

·     calcular la suma de los valores,
·     calcular la desviación estándar o la varianza de los valores,
·     hallar el promedio de los valores,
·     contar los valores,
·     determinar el valor más alto, y
·     determinar el valor más bajo del grupo.

Si bien puede haber muchos campos de datos en un informe, normalmente sólo hay un campo para el que le interesará agrupar los datos. Por ejemplo, en un informe de ventas probablemente será el campo que enumere la cantidad de ventas; en un informe de comisiones, probablemente será el campo que muestre la cantidad de comisión, etc.

1     Cuando agrupe datos en un informe, seleccione primero el campo que desee agrupar. Consulte Selección de campos, más adelante en este mismo capítulo.

2     Una vez seleccionado el campo, elija el comando Sección de grupo del menú Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar sección de grupo.

3     Seleccione un campo (un campo de ordenación y agrupamiento) para desencadenar el agrupamiento siempre que cambie su valor. Al agrupar los datos por región, por ejemplo, utilizaría el campo Región para crear un nuevo grupo (y generar un valor de grupo si está seleccionado) siempre que cambie la región. De la misma manera, el campo Código postal desencadenaría un agrupamiento en cuanto cambiara el código postal.

Una vez haya realizado estas selecciones simples, Crystal Reports agrupará los datos según haya especificado.

Creación de grupos personalizados

La mayoría de las veces que ordena y agrupa datos se basa en los valores de un campo del informe. Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y desea ordenarla y agruparla por región, el programa ordenará primero la lista por región y después dividirá la lista en grupos de regiones siempre que cambie el valor del campo Región.

Sin embargo, en algunas ocasiones puede que no desee agrupar basándose en los valores de uno de los campos del informe.

·     Puede que el informe no contenga el campo por el cual desea agrupar. Por ejemplo, su informe contiene un campo Ciudad y un campo Región, pero no tiene un campo País, y desea agrupar por país.

·     El informe puede contener el campo por el cual desea agrupar, pero quizá no le guste el agrupamiento basado en los valores de ese campo. Por ejemplo, en el informe puede tener un campo Color que incluya nombres específicos de colores (Verde campo, Azul celeste, Verde esmeralda, Azul marino, etc.) pero desea que todas las variantes de cada color aparezca en un único grupo (Verdes, Azules, Rojos, etc.).

·     El informe puede contener el campo por el que desea agrupar, pero quizá desee especificar determinados valores o intervalos de valores para cada grupo. Por ejemplo, quizá desee que un grupo contenga registros donde las ventas brutas sean menores que cierto valor, un segundo grupo donde las ventas brutas sean mayores que cierto valor y un último grupo donde las ventas brutas estén entre esos dos valores.

Crystal Reports suministra un agrupamiento por órdenes específicos como solución a estas ordenaciones personalizadas y desafíos de agrupamiento. El agrupamiento por órdenes específicos le permite crear los grupos que desea que aparezcan en el informe y los registros que contiene cada grupo. La única limitación real es que un registro sólo se puede asignar a un grupo.

Para utilizar el agrupamiento por órdenes específicos, seleccione un orden específico como opción de ordenación siempre que el programa le ofrezca esa opción. El programa le ofrecerá la opción de orden específico siempre que cree grupos mediante los comandos Grupo, Subtotal o Resumen del menú Insertar o siempre que cree grupos mientras genera un informe mediante uno de los Asistentes para la creación de informes.

Cálculo de resumen y totales

Cuando Crystal Reports calcula un resumen y totaliza los datos, los divide en grupos y realiza la operación especificada sobre los valores de cada grupo. Esto lo hace automáticamente; todo lo que usted tiene que hacer es especificar lo siguiente:

·     el campo que desea resumir o totalizar,
·     el tipo de operación que va a realizar con ese campo,
·     el campo que va a desencadenar un nuevo grupo siempre que cambie su valor, y
·     el orden de clasificación.

Inserción de un subtotal

1     Para insertar un subtotal (sólo en campos numéricos), haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar subtotal del menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar subtotal.

2     Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo subtotal siempre que cambie su valor.

3     Especifique el orden: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1).

4     Crystal Reports crea una sección Encabezado de grupo y Pie de grupo y coloca automáticamente un subtotal en la sección Pie de grupo.
Inserción de un total general

1     Para insertar un total general (o un promedio de informe, un recuento de informe, etc.) al final del informe, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar total general del menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar total general.

2     Seleccione la operación deseada de la lista desplegable y haga clic en Aceptar cuando termine.

3     Crystal Reports creará una sección Total general para contener el total general.

Inserción de un resumen

1     Para insertar un resumen (recuento, suma, promedio, desviación estándar, varianza, mínimo, máximo, etc.) haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar resumen del menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar resumen.

2     Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo resumen siempre que cambie su valor.

3     Especifique la dirección de ordenación: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1).

4     Crystal Reports creará una sección de Encabezado de grupo y de Pie de grupo y colocará automáticamente el resumen en la sección Pie de grupo.

Selección de registros

Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, Crystal Reports, de manera predeterminada, imprime los valores de campo de cada registro de las tablas de la base de datos activa. En muchos casos, quizá no desee incluir todos los valores, sino un subconjunto de esos valores. Por ejemplo, puede que desee incluir registros de un grupo específico de clientes o de un determinado intervalo de números de cuentas entre el número total de registros de la tabla de base de datos activa. Con Crystal Reports esto es fácil.

Cuando seleccione registros, está indicando a Crystal Reports que base su informe sólo en aquellos registros que cumplan determinadas condiciones que usted ha establecido. Usted basa dichas condiciones en la clase de información que desea incluir en el informe final.

Por ejemplo, suponga que quiere que un informe muestre únicamente los datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros procedentes de California.

·     Si la tabla que utiliza para el informe tiene un campo Área o un campo Región, puede especificar en su petición que el programa utilice únicamente aquellos registros en los que el valor de esos campos sea igual a California.

·     Si la tabla no tiene un campo Área pero desea un informe sólo con los datos de California, debe ser capaz de identificar los datos de alguna otra manera. Por ejemplo, si la tabla tiene un código postal o un código de área, puede basar la selección de registros en el intervalo de códigos postales que se apliquen a California (Código postal entre n y N) o en los códigos de área de California (Código de área es uno de x, y,... z).

El Asistente de selección de registros de Crystal Reports simplifica la especificación de los registros que desea incluir en el informe. Basta con seleccionar el campo en el que desea basar la selección y establecer los criterios de selección. Si quiere establecer criterios adicionales para el campo seleccionado o si desea basar la selección de registros en campos adicionales, el asistente le suministra las herramientas que necesita para ello.

Puede comenzar su trabajo con el Asistente de selección de registros de una de estas dos maneras:

·     Resalte el campo del informe en el desea basar la selección de registros y haga clic en el botón Seleccionar registros de la barra de botones. El programa abrirá el Asistente de selección de registros ya preparado para que establezca las condiciones para el campo resaltado.

·     Sin resaltar un campo del informe, haga clic en el botón Seleccionar registros. Aparecerá el cuadro de diálogo Elija un campo. Seleccione el campo en el que desee basar la selección y haga clic en Aceptar. Aparecerá el Asistente de selección de registros.

Para seleccionar registros

1     Abra el Asistente de selección de registros.

2     Utilice los cuadros desplegables para especificar los criterios de selección para el campo seleccionado.

3     Si desea basar la selección de registros en más de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el siguiente campo del cuadro de diálogo Elija un campo cuando aparezca.

4     Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver a su informe. Crystal Reports realizará la selección de registros según haya especificado.

N primeros

Muchas veces quizá desee mostrar únicamente los primeros o los últimos grupos de un informe: las líneas de productos que más se venden, las regiones de venta menos productivas, las regiones que generan más pedidos, etc. Puesto que este tipo de selección de grupos es tan frecuente, el programa incluye una función para establecerlo fácilmente.

Puede establecer una selección de grupos N primeros (o N últimos) si utiliza el comando Asistente de N primeros/Grupo de orden del menú Informe. Mediante este asistente puede especificar si desea mostrar los grupos N primeros o N últimos y después especificar qué número es N.

Por ejemplo:

·     si desea crear un informe sobre las tres líneas de productos más vendidos, seleccione N primeros N y establezca N a tres, o bien

·     si desea realizar un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, seleccione N últimos y establezca N a cinco.

El programa mostrará aquellos grupos de su especificación.

Hay otra consideración con respecto a la selección de grupos N primeros: qué hacer con todos los registros de los otros grupos que no entren dentro del criterio N primeros o N últimos que ha establecido. Necesita decidir si eliminar completamente esos registros del informe o enviarlos todos juntos a un único grupo con el nombre que especifique. El programa le permite cualquiera de las dos opciones si activa o desactiva la casilla de verificación incluye otros, con el nombre de acuerdo con Asistente de N primeros/grupo de orden.

Creación de fórmulas

Si desea crear una fórmula para calcular valores numéricos, comparar un valor con otro y seleccionar acciones alternativas basadas en la comparación, combinar múltiples cadenas de texto en una sola, realizar cálculos o comparaciones de datos, etc.:

1     Haga clic en el botón Insertar fórmula de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar fórmula.

2     Escriba un nombre para la fórmula y haga clic en Aceptar. Aparecerá el Editor de fórmulas. Utilice el Editor de fórmulas para crear, probar y modificar la fórmula

3     Especifique los campos, operadores y funciones en el cuadro de texto Fórmula; para ello, haga doble clic en ellos dentro de su respectivos cuadros de lista. Puede obtener información completa acerca de cada función y operador disponible mediante el botón Ayuda.

NotaCada fórmula es una cadena de texto que se puede escribir directamente en el cuadro de texto Fórmula, así como mediante la selección de componentes de los cuadros de lista.

4     Cuando termine de realizar modificaciones, haga clic en el botón Aceptar. Crystal Reports comprobará la sintaxis de la fórmula y, si es correcta, cerrará el Editor de fórmulas.

5     Coloque el campo de fórmula en el lugar del informe donde quiera que aparezca.

Agregar un gráfico o un diagrama

Crystal Reports le permite incluir en su informe gráficos y diagramas sofisticados y llenos de colorido.

Cuando agrega un gráfico a su informe, está representando gráficamente la información de resumen y de subtotal. Por tanto, antes de que pueda agregar un gráfico deberá tener al menos un grupo y un resumen o un subtotal en su informe. Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Región y un subtotal de las Ventas del último año de cada región, puede crear rápidamente un gráfico que muestre las ventas por región.

En Crystal Reports es fácil agregar y modificar gráficos con el Asistente de gráficos y diagramas. Utilice el asistente cada vez que desee crear o modificar gráficos. El asistente le conducirá paso a paso por la creación de sus gráficos.

·     Haga clic en el botón Insertar diagrama de la barra de botones para tener acceso al Asistente de gráficos y diagramas.

·     Ficha Tipo
Cuando empiece a crear los gráficos necesitará elegir uno de los muchos tipos de gráficos disponibles. Para seleccionar un tipo de gráfico, haga clic en el botón correspondiente al tipo de gráfico que desea.

·     Ficha Datos
En la ficha Datos, seleccione sobre qué datos desea representar el gráfico, con qué frecuencia desea imprimirlo (dependiendo de dónde desee mostrarlo) y qué desea mostrar en el gráfico.

El cuadro desplegable Gráfico en muestra todos los resúmenes y subtotales del informe. Basta con seleccionar en cuál desea basar el gráfico.

·     Ficha Texto
La ficha Texto le permite especificar etiquetas para el gráfico mediante la inserción de títulos, notas al pie y títulos de ejes cuando sea apropiado. Basta con escribir el texto en los cuadros correspondientes. El programa sólo utilizará las etiquetas apropiadas para el tipo de gráfico que eligió previamente. Las demás se pasarán por alto.

·     Ficha Opciones
La ficha Opciones le permite colocar una leyenda en el gráfico, los límites máximo y mínimo de los valores del gráfico u otras opciones diversas.

Objetos OLE

Crystal Reports es una aplicación contenedora de OLE. Por esto le permite colocar objetos OLE en su informe. Para ello:

1     Elija el comando Objeto del menú Insertar.

2     Inserte un objeto existente eligiendo la opción Crear desde archivo y seleccione el objeto deseado o bien cree un nuevo objeto eligiendo la opción Crear nuevo y un tipo de objeto. Se abrirá la correspondiente aplicación donde podrá crear el objeto deseado.

3     Si desea modificar el objeto, simplemente haga doble clic en él y se abrirá el programa con el que se creó (o una aplicación similar que le permita tal modificación).

4     Modifique el objeto deseado, guárdelo y Crystal Reports actualizará automáticamente el objeto en su informe.

Agregar un título de informe

1     Para agregar un título a su informe, haga clic en el botón Insertar campo de texto de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar campo de texto.

2     Escriba el título deseado en el cuadro de edición Escriba texto y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

3     Sitúe el campo de texto donde desee que aparezca en la sección Título del informe.

Vista previa del informe

1     Para ver una vista previa del informe en cualquier momento, haga clic en el botón Vista previa de la barra de botones. La ventana Vista previa aparecerá mostrando el resultado de su informe.

2     Puede refinar el informe en la ventana Vista previa si lo desea o bien puede cerrar la ventana y seguir trabajando en su informe en el Diseñador de Informes. La funcionalidad es la misma en ambos lugares.

Guardar el informe

·     Guarde el informe a menudo; para ello, haga clic en el botón Guardar de la barra de botones.

Impresión del informe

1     Si desea imprimir una copia del informe, haga clic en el botón Impresora de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

2     Seleccione las páginas que desea imprimir, el número de copias que desea, etc.

3     Haga clic en Aceptar. Crystal Reports imprimirá el informe.

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