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Introducción a CrystalReport

Autor: michael cofre
Curso:
10/10 (2 opiniones) |5576 alumnos|Fecha publicación: 16/04/2007
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Capítulo 3:

 Fórmulas

¿Qué son las fórmulas?

En muchos casos, los datos que desea que aparezcan en su informe ya existen en campos de las tablas de base de datos. Por ejemplo, para preparar una lista de pedidos simplemente necesita colocar los campos apropiados en su informe.

Sin embargo, algunas veces necesita poner en el informe datos que no existen en ninguno de los campos. En esos casos necesita crear una fórmula.

Para crear fórmulas, simplemente haga clic en el botón Insertar fórmula de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar fórmula.

Utilice el Editor de fórmulas para crear, probar y modificar su fórmula.

NotaCuando hace doble clic en elementos de los cuadros de lista, Crystal Reports los introduce en la fórmula en su totalidad, con los paréntesis, signos de puntuación y otros elementos sintácticos que el Editor de fórmulas necesita para procesarlos correctamente. Si escribe una fórmula manualmente, mediante el teclado, debe asegurarse de introducir dichos elementos sintácticos usted. Generalmente es más seguro y rápido crear fórmulas eligiendo elementos de los cuadros de lista.

NotaLa lista de registros del cuadro de diálogo Examinar datos de camposólo representa un subconjunto de los registros disponibles.

Cuando termine de introducir su fórmula, haga clic en el botón Aceptar. Crystal Reports comprobará la sintaxis de la fórmula, cerrará el Editor de fórmulas y, si dicha sintaxis es correcta, volverá al informe. Coloque la fórmula donde quiera que aparezca en su informe.

He aquí algunos de los usos típicos de las fórmulas:

·     crear campos calculados para agregar a su informe,

{detalle pedidos.PRECIO UNITARIO}*.85

«Calcula un precio con un descuento del 15%.»

·     dar formato a texto de un informe,
UpperCase ({cliente.NOMBRE CLIENTE})

«Cambia a mayúsculas todos los valores del campo Nombre cliente. Vea Función Uppercase en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.»

·     extraer una parte o partes de una cadena de texto,
{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

«Extrae la primera letra del nombre del cliente. Vea Operador de subíndice en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.»

·     extraer parte de una fecha,
Month ({pedidos.FECHA PEDIDO})

«Determina en qué mes se hizo un pedido.»

Estos ejemplos son tan sólo una muestra. Si necesita realizar una manipulación especial de datos, encontrará varias posibilidades de hacerlo con las fórmulas de Crystal Reports.

Temas relacionados

Busque Función Count en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
Busque Función Distinct Count en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Cómo se crean las fórmulas; una introducción al Editor de fórmulas

El Editor de fórmulas es un cuadro de diálogo que contiene todas las herramientas necesarias para crear y comprobar sus fórmulas.

Figura 3.2El Editor de fórmulas de Crystal Reports

Mediante el Editor de fórmulas puede combinar elementos para crear una fórmula que funcione. Los tres cuadros de lista que hay en la parte superior del Editor de fórmulas muestran los componentes principales de las fórmulas.

Cuadro Campos

Muestra todos los campos que puede utilizar como argumentos de fórmulas.

Puede insertar campos en las fórmulas de dos maneras:

·     colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en el cuadro de texto Fórmula, estableciendo el punto de inserción y haciendo doble clic en el campo deseado en el cuadro Campos, o

·     colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en el cuadro de texto Fórmula y escribiéndolo manualmente.

NotaAsegúrese de comprobar la correcta sintaxis en la utilización de campos en las fórmulas. Si no incluye el nombre de archivo, omite el punto correspondiente o no enmarca el campo entre corchetes, Crystal Reports generará un mensaje de error del compilador que detalla su error. Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Cuadro Funciones

El cuadro Funciones muestra docenas de funciones incluidas en Crystal Reports. Estas funciones son procedimientos incorporados que devuelven valores. Todas las funciones disponibles se muestran en este cuadro junto con sus argumentos y ordenadas por su uso.

Puede insertar funciones en las fórmulas de la misma manera que los campos:

·     mediante el cuadro Funciones, o
·     escribiéndolas manualmente.

Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports. 

NotaAsegúrese de revisar la correcta sintaxis en el uso de funciones de la fórmula. Si una función tiene argumentos obligatorios, todos los argumentos deben introducirse también. Si no se introduce algún argumento requerido, Crystal Reports generará un mensaje de error del compilador de fórmulas que detalla el error. Busque sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Cuadro Operadores

El cuadro Operadores muestra los "verbos de acción" que puede utilizar en sus fórmulas.

Puede insertar operadores en las fórmulas de la misma manera que los campos y las funciones:

·     mediante el cuadro Operadores, o
·     escribiéndolos manualmente.

Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports. 

Cuadro Fórmula

El cuadro de texto Texto de fórmula es donde en realidad se introduce la fórmula.

Puede:
·     escribir la fórmula manualmente, mediante el teclado,
·     elegir los componentes de la fórmula en los cuadros Campos, Funciones y Operadores, o,
·     combinar los dos métodos, eligiendo algunos componentes en los cuadros de lista e introduciendo otras partes de la fórmula manualmente.

Para insertar texto y números en las fórmulas

Inserte texto y números en las fórmulas escribiéndolos directamente en el cuadro de texto Fórmula. También puede hacer clic en el botón Examinar datos de campo, resaltar el valor que desea insertar de la lista que aparezca y hacer clic en Pegar para colocar el valor en la fórmula.

NotaAsegúrese de revisar la correcta sintaxis del texto y los números en las fórmulas. Busque sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Otras convenciones de fórmulas
A continuación se describen los restantes elementos disponibles para su uso en la creación de una fórmula.

Otras fórmulas

De la misma forma en que puede introducir campos en fórmulas, puede introducir otras fórmulas en fórmulas. Crystal Reports realiza los cálculos de la fórmula insertada y utiliza después el valor devuelto por la fórmula referenciada de la misma manera en que utilizaría cualquier otro valor.

Por ejemplo, la fórmula:

1*(2+4*6/3-7*12-8) +2*(2+4*6/3-7*12-8) +3*(2+4*6/3-7*12-8)
+4*(2+4*6/3-7*12-8)= -820

incluye la expresión (2+4*6/3-7*12-8) repetida muchas veces.

Si crea una fórmula para la expresión repetida (@F = (2+4*6/3-7*12-8)) y a continuación hace referencia a esa fórmula en vez de introducir la expresión propiamente dicha, obtendrá el mismo resultado.

   1*{@F}+2*{@F}+3*{@F}+4*{@F} = -820

Cada vez que Crystal Reports vea la fórmula @F, realizará el cálculo de @F y devolverá el valor -82, de la misma forma que la expresión que figura en la fórmula (2+4*6/3-7*12-8) devuelve el valor -82. Busque Orden de precedencia en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Para insertar otras fórmulas en fórmulas

Puede insertar otras fórmulas en sus fórmulas de la misma manera que lo hace con los campos:

·     mediante el cuadro Campos, o
·     escribiéndolas manualmente.

Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports. 

NotaAsegúrese de revisar la correcta sintaxis en el uso de campos de fórmula en su fórmula. Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

NotaUna fórmula no puede hacer referencia a sí misma.

Valores de campos de grupo

Los valores de campos de grupo son valores que resumen un grupo (un subtotal de grupo, un promedio, etc.). Puede utilizarlos en fórmulas por muchas razones. Una razón típica sería hallar el porcentaje en que cada grupo contribuye al total general (por ejemplo, ¿en qué porcentaje contribuye la Región Oeste a la cifra total de ventas $2,300,000 de EE.UU.?).

Para insertar valores de campos de grupo en fórmulas

Puede insertar valores de campos de grupo en sus fórmulas de la misma manera que lo hace con otros campos:

·     mediante el cuadro Campos, o
·     escribiéndolos manualmente.

NotaDebido a la compleja sintaxis de algunos campos de grupo, es muy recomendable introducir los campos de grupo seleccionándolos en el cuadro Campos en vez de escribirlos manualmente. Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Comentarios de fórmulas

Los comentarios de fórmulas son notas que incluye con una fórmula para explicar su diseño y funcionamiento.

Los comentarios no se imprimen y no afectan a la fórmula, pero aparecen en el Editor de fórmulas. Siempre es conveniente incluir comentarios en fórmulas complejas, especialmente en aquellas fórmulas que se utilizan una y otra vez.

Para insertar comentarios en fórmulas

Escriba los comentarios en el cuadro de texto Fórmula del Editor de fórmulas. El comentario puede figurar antes o después de la fórmula, o bien puede aparecer a continuación de la fórmula en la misma línea.

NotaUn comentario debe ir precedido por dos barras inclinadas (//).

Cualquiera de las siguientes colocaciones es aceptable:

//Esta es una posición
//aceptable para un comentario.
//Tenga en cuenta que cuando forzamos
//un salto de línea, debemos
//comenzar cada nueva línea
//con dos barras inclinadas.

If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} in (100.00 to 250.00)
Then
   .10 * {pedidos.IMPORTE PEDIDO}
Else
   0

//Esta también es una posición aceptable de comentario.

If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} > 10.00 Then
   "" //Esta posición también es aceptable.
Else
   "Flag"

Consideraciones sobre los comentarios de fórmulas

He aquí algunas consideraciones que debe tener en cuenta cuando incluya comentarios en fórmulas:

·     La sintaxis adecuada de un comentario es anteponer dos barras inclinadas (//) y a continuación el comentario. Cuando Crystal Reports encuentra las dos barras, asume que el texto que figura a continuación hasta el final de la línea es sólo un comentario y no debe evaluarse como parte de la fórmula propiamente dicha.

·     Crystal Reports trata como un comentario todo lo que sigue a las barras inclinadas en la misma línea.

·     Si divide su comentario en dos o más líneas mediante la tecla ENTRAR, debe comenzar cada nueva línea con dos barras inclinadas. Si no lo hace así, Crystal Reports tratará cada línea que no tenga estas barras como parte de la fórmula y mostrará un mensaje de error cuando compruebe la sintaxis de la fórmula.

Sintaxis de las fórmulas

Crystal Reports necesita que escriba los distintos componentes de una fórmula de acuerdo con un conjunto específico de reglas denominado sintaxis. En la sintaxis, como en la gramática de cualquier idioma, se necesita cierta práctica para aprenderla y perfeccionarla. Los componentes de una fórmula deben escribirse de una manera específica y en un orden determinado. El programa utiliza elementos sintácticos (signos de puntuación, corchetes, paréntesis, etc.) para identificar los diversos componentes de una fórmula; por esto es muy importante seguir las reglas para que el programa reconozca las fórmulas y las haga funcionar como usted quería.

A continuación se muestran los diversos componentes de las fórmulas y su sintaxis:

Texto

"Texto" o ´Texto´
(entre comillas `simples´ o "dobles")

Cuando utilice texto en las fórmulas, debe escribirlo entre comillas `simples´ o "dobles". Se imprimirá cualquier texto que haya dentro de esas comillas.

Números

23134.7

Cuando utilice números en las fórmulas, debe escribirlos sin separadores de comas o símbolos de moneda.

Campos

{archivo.CAMPO}

Cuando utilice campos en las fórmulas, deben encerrarse entre llaves ({}) junto con el nombre de la tabla para identificar a qué base de datos se está refiriendo, seguido de un punto y el nombre de campo de esa tabla.

Ejemplo

{cliente.REGIÓN}

Esto identifica el campo Región de la tabla Cliente.

Operadores

1+1

Cuando utilice operadores en las fórmulas, basta con escribir el operador donde desee. Puede colocar un espacio en blanco delante y detrás del operador si lo desea, pero es opcional (por ejemplo, 1 + 1).

Funciones

NombreFunción(x)

Cuando utilice funciones en las fórmulas, basta con que escriba la función y que proporcione los argumentos necesarios entre paréntesis. Por ejemplo, la función Sum(x) necesita un campo o una fórmula como argumento (x).

Ejemplo

Average({pedido.CANTIDAD})

Esta fórmula calculará el promedio de todos los valores del campo Cantidad. 

Corchetes en fórmulas

Crystal Reports utiliza tres tipos diferentes de corchetes al escribir fórmulas. Cada uno de ellos tiene un propósito específico y sólo pueden utilizarse con ciertos elementos de fórmulas. 

·     {} se denominan llaves y se colocan alrededor de los campos de bases de datos, fórmulas y parámetros:

{cliente.REGIÓN}, {@sum}, {?Región}

·     [] se denominan corchetes y se utilizan con los operadores de subíndice o de matriz:

{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

·     () se denominan paréntesis y se colocan alrededor de los argumentos de una función:

Round(x, # places), Abs(x)

NotaLos paréntesis también pueden utilizarse para controlar el orden en que se deben evaluar los elementos de la fórmula. Busque Orden de precedencia en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

SugerenciaUna manera útil de saber qué corchete debe utilizar en cada lugar es la siguiente:

·     Llaves {} = Campos
·     Corchetes [] = Subíndices (y matrices)
·     Paréntesis () = Parámetros

Siempre que escriba la fórmula manualmente o haciendo doble clic en los componentes de la fórmula en los cuadros de lista de componentes, deberá utilizar la sintaxis correcta si quiere que la fórmula funcione correctamente.

Cómo se evalúan las fórmulas; orden de precedencia

Si va a crear fórmulas con diferentes tipos de operadores, es importante tener en cuenta el orden en que Crystal Reports evaluará las diferentes partes de la fórmula. Este orden se denomina orden de precedencia.

El orden individual de precedencia sigue las reglas matemáticas básicas de prioridad. Primero se realiza, de izquierda a derecha, la multiplicación y la división; después, la suma y la resta. Por ejemplo:

5 + 10 * 3 = 35

Primero se realiza la multiplicación 10 * 3 para obtener 30. A continuación se le suma 5 para obtener el resultado final de 35.

Pero si su intención es sumar 5 y 10 y después multiplicar el resultado por 3, debe modificar el orden de precedencia mediante paréntesis. Puede hacerlo de esta manera:

(5 + 10) * 3 = 45

Está claro que los paréntesis tienen mayor precedencia que los operadores de suma, resta, multiplicación y división. Estos redirigen el orden del cálculo.

NotaCuando una fórmula contiene otras fórmulas como:

@Extension * 107.5%,

el programa evaluará primero la fórmula incluida, @Extensión, siguiendo las reglas de orden de precedencia y a continuación evaluará el resto de la fórmula principal.

Cómo eliminar fórmulas del informe

Cuando crea una fórmula y la introduce en su informe, Crystal Reports:

·     almacena la especificación de la creación de la fórmula, utilizando el nombre que le ha asignado, y
·     coloca una copia de trabajo de esa fórmula en el lugar que especifique del informe. Una copia de trabajo es cualquier aparición de la fórmula en el informe.

Para eliminar fórmulas debe eliminar la especificación y todas las copias de trabajo de esa fórmula.

NotaNo puede eliminar la especificación sin eliminar todas las copias de trabajo de esa fórmula.

Para eliminar copias de trabajo individuales de una fórmula

1     Seleccione la copia de la fórmula que desea eliminar del informe.
2     Presione la tecla SUPRIMIRo SUPRdel teclado de su equipo.

NotaIncluso después de haber eliminado del informe todas las copias de trabajo de una fórmula, la especificación de la fórmula permanece inalterada. La especificación se muestra en la ficha Fórmula del cuadro de diálogo Insertar campos y está disponible para utilizarla inmediatamente si desea volver a introducirla en el informe.

Busque Insertar campos, cuadro de diálogo en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Para eliminar la especificación

NotaEste paso sólo se puede completar después de haber eliminado del informe todas las copias de trabajo de la fórmula.

1     Una vez eliminadas todas las copias de trabajo de la fórmula, haga clic en el botón Insertar campos de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar campo de base de datos con la ficha Base de datos activa.

2     Haga clic en la ficha Fórmula para activarla.

3     Seleccione la especificación de fórmula que desea eliminar en la lista de nombres de fórmulas. Crystal Reports activará el botón Eliminar.

4     Haga clic en el botón Eliminar y Cristal Reports eliminará la especificación de fórmula.

NotaSi la fórmula se está utilizando en otra fórmula, el programa eliminará de todas formas la especificación.

NotaSi no ha eliminado todas las copias de trabajo de la fórmula seleccionada, el programa mostrará el mensaje El campo de fórmula está en uso y no se puede eliminar

Cómo copiar fórmulas desde la Ayuda en pantalla de Crystal Reports

Windows le permite copiar texto de temas de Ayuda en pantalla al Portapapeles. De esta manera podrá pegar este texto allí donde lo necesite. Puesto que las fórmulas que desarrolla mediante el Editor de fórmulas son simplemente texto, puede ahorrar mucho tiempo si copia fórmulas útiles directamente en el Editor de fórmulas y las modifica después para adaptarlas a sus necesidades.

Para copiar fórmulas desde la Ayuda en pantalla

1     Con el Editor de fórmulas activo, llame a la Ayuda en pantalla de Crystal Reports de cualquiera de las maneras estándar (menú Ayuda, tecla de función F1, etc.).
2     Sin importar el tema que aparezca primero, utilice las funciones Buscar o Índice para encontrar el tema que contenga la fórmula que le interesa.
3     Llame al tema.
4     Elija el comando Copiar del menú Edición. Aparecerá el cuadro de diálogo Copiar con el texto del tema mostrado en la ventana de edición con desplazamiento.

NotaPara hacer esto, resalte el texto y elija Copiar en el menú Edición para copiar el texto al Portapapeles.

5     Desplácese por el tema hasta encontrar la fórmula que desea copiar.
6     Seleccione la fórmula arrastrando el cursor en forma de I sobre ella y haga clic en el botón Copiar cuando termine. Windows colocará una copia del texto seleccionado en el Portapapeles.
7     Coloque el punto de inserción donde desee que aparezca el texto en el Editor de fórmulas y presione CTRL-Vpara pegar el texto desde el Portapapeles.
8     Modifique la fórmula para adaptarla a sus necesidades.

NotaEn Windows 95 y en Windows NT, resalte el texto que desea copiar y elija Copiar en el menú Edición o presione CTRL-Cpara copiar el texto al Portapapeles.

NotaCambie los campos, las fórmulas, los campos de grupo, las instrucciones condicionales y las cadenas de texto que sea necesario utilizar con los datos empleados en el nuevo informe.

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