D. Tarea PSI 2.4. Comunicación del plan de trabajo

Una vez que se dispone del plan de trabajo, se comunica, a los empleados que forman parte de los nuevos objetivos, el alcance de los mismos, para que éstos sean aprobados. Gracias a ello se les indica el método de trabajo a seguir, los resultados y el tiempo que van a dedicar a dichos objetivos. Los productos y participantes en esta tarea (no se aplican ni técnicas ni prácticas) son los recogidos en la Tabla 3.7.



Tabla 3.7. Productos y participantes en la tarea PSI 2.4.

Caso práctico 2.- En la actividad PSI 2, los responsables definen sus objetivos de forma más concreta:

1. Jefe de Administración:
- Automatizar toda la información para la facturación de las empresas clientes.
- Conectar los subsistemas de Personal y Contabilidad.
- Control de Presupuestos.

2. Jefe de Personal:
- Gestión de la información del personal en tiempo real; información laboral, personal, formación, bajas, vacaciones, contratos...
- Controlar los gastos de personal (la nómina), para coordinar los flujos de gastos e ingresos en contacto con el jefe de Administración, siendo la contabilidad la herramienta común.

2.1. Responsable de Vigilancia:
- Gestión de los servicios: cuadrantes, guardias, cambios...

2.2. Responsable de Transporte y Valija:
- Gestión del servicio de Transporte: vehículos, vigilantes, recorridos, mantenimiento de los medios...

2.3. Responsable de Televigilancia:
- Servicio nuevo que implica una fuerte inversión en infraestructura, personal técnico, mantenimiento, formación...; pero que proporcionará a la empresa unos cuantiosos beneficios, que compensen, aumentando la competitividad de la empresa en el sector. Ésta es la principal novedad y, por tanto, el objetivo más novedoso.

Por otra parte, se forman los equipos de trabajo y se crea el calendario de trabajo. Este conjunto se conoce como Plan de Trabajo, que debe ser aceptado para pasar a la siguiente actividad. Junto al personal, aparecerán los profesionales encargados de ejecutar los trabajos; es decir, el trabajo se coordinará entre el personal de la empresa, los responsables y los profesionales (expertos en Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -STIC-).

Nota: en este caso se propone como práctica la creación, con la herramienta Microsoft Project, de un calendario donde básicamente se indique: fechas, actividad, responsables y recursos.