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Informática para empleados públicos

Vanessa Servera

Autor: Vanessa Servera
Curso:
10/10 (2 opiniones) |1115 alumnos|Fecha publicación: 02/03/2010

Capítulo 4:

 Ordenador como herramienta de comunicación

Hemos visto hasta ahora que un equipo informático posee un componente físico dividido en diferentes elementos y dispositivos. También que para que funcione necesita algunos programas informáticos (software) entre ellos un sistema operativo. El avance de la telemática ha permitido fusionar el tratamiento automatizado de datos, que era el ámbito de aplicación de la informática, con las comunicaciones. Eso permite contemplar el ordenador como una herramienta de comunicación. Veamos algunas posibilidades. FAX Una de las posibilidades del ordenador como herramienta de comunicación es utilizarlo para enviar y recibir faxes. A pesar de sus posibilidades, esta utilidad está poco explotada. No es difícil encontrarse con el empleado público que, primero redacta el documento de fax a través de un procesador de textos, a continuación lo imprime, después lo envía por un fax tradicional y obtiene (si todo ha ido bien) su hoja de informe (el report con su "ok" o "transmisión correcta") y todo este proceso ha generado papel y gasto de tinta, sin contar el tiempo. Mediante aplicaciones de fax por ordenador, si nuestro equipo está correctamente configurado, podemos enviar y recibir los faxes. Algunas ventajas son: No se necesita imprimir la información (ahorro de papel). Además dispondremos de los comprobantes en formato digital por si fuese necesaria su consulta posterior. Se puede programar el envío a determinadas horas que evitan el problema de encontrar al receptor comunicando además de poder utilizar tarifas telefónicas más económicas Podemos enviar un mismo documento a múltiples destinatarios sin repetir el proceso tantas veces como destinatarios. 

CORREO ELECTRONICO

El correo electrónico se configura como el sustituto principal del fax. Permite igualmente enviar documentos escritos a nuestro destinatario, pero sin necesidad de disponer de un fax ni que lo tenga nuestro destinatario. Actualmente toda empresa que se precie (y muchos ciudadanos a nivel particular) disponen de un buzón electrónico desde el que enviar y recibir mensajes electrónicos. Existen incluso portales en internet que lo ofrecen de forma gratuita por lo que el correo electrónico se convierte en una herramienta de comunicación de amplio alcance y de gran versatilidad. Entre sus ventajas está la rapidez y economía del envío, ya que desaparecen las barreras geográficas y representa el mismo coste (en tiempo y recursos) enviar un mensaje al compañero de la oficina que a un usuario que reside en Tokio. Además del uso similar al fax (envío de documentos impresos) mediante el correo electrónico pueden añadirse como archivos adjuntos cualquier tipo de archivo en formato digital (con la limitación el tamaño que imponga la herramienta informática que utilicemos) por lo que no es difícil enviar archivos generados con cualquier aplicación informática de la que dispongamos: documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones, fotografías e imágenes, videos, sonido, etc.  

Cabe incidir en este apartado en la responsabilidad en el envío de mensajes desde las cuentas de correo electrónico facilitadas por la Administración. El empleado público ha de ser responsable y consciente del uso de los recursos públicos que utiliza y no degenerar el uso de una herramienta laboral en la vía para saturar los buzones electrónicos de sus compañeros de trabajo con fotografías, chistes y otras informaciones de dudoso valor laboral. Para este uso, siempre disponemos de las direcciones electrónicas particulares donde poder enviar y recibir esos mensajes que tienen un carácter privado y no laboral.

INTERNET

La red de redes se ha convertido en una herramienta de comunicación cada vez más utilizada en todos los ámbitos, por lo que la Administración no podía ser una excepción. En la Administración (y en el sector privado) siguen existiendo gerentes y administradores con una visión obtusa del uso y conveniencia del acceso a la red de sus empleados (siguen pensando que su manejo se limitará a una uso ocioso). Sin embargo, la red proporciona acceso a multitud de recursos con información necesaria en el trabajo. Sin ir más lejos, la consulta del Boletín Oficial del Estado se realiza de forma digital a través de su dirección en internet (http://www.boe.es). Otras informaciones como los datos de proveedores, números de teléfono, consulta de normativa, acceso a bases de datos específicas o consulta de medios de comunicación también puede realizarse a través de internet de manera rápida y relativamente económica. Ahora bien, como todo, debe usarse con responsabilidad. Usar la conexión a internet en el trabajo para consultar catálogos de compra, reservar un viaje, o chatear con los amigos no es precisamente el uso por el que la Administración ha invertido en dichos recursos. La aparición y popularización de las redes sociales ha provocado que muchos empleados dediquen un tiempo de su jornada laboral a acceder a sus espacios virtuales para actualizar su estado, colgar sus fotos o comentar los muros de sus amigos. Todo tiene su espacio y su tiempo y, evidentemente, un empleado público no está para estas cosas. 

CORREOS Y TELEGRAFOS CON UN CLICK

Muchos de los servicios que tradicionalmente se realizaban en papel a través de Correos y Telégrafos, actualmente están disponibles a través de su portal en internet (http://www.correos.es) Entre los servicios ofrecidos se encuentran las cartas certificadas, los telegramas o los burofax, todo ello sin necesidad de generar el documento en papel y cómodamente desde el ordenador.

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