3.2. REQUISITOS DE LA UTILIZACIÓN DE SOPORTES, MEDIOS Y
APLICACIONES ELECTRÓNICAS, INFORMÁTICAS Y
TELEMÁTICAS
3.2.1. Aplicaciones sometidas a aprobación
Los programas y aplicaciones que efectúen tratamientos de
información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los
órganos y entidades del ámbito de la Administración General del
Estado de las potestades que tienen atribuidas deberán ser objeto
de aprobación y difusión pública en los términos regulados en el
presente Real Decreto. No será precisa la aprobación y difusión
pública de los programas y aplicaciones cuya utilización para el
ejercicio de potestades sea de carácter meramente instrumental,
entendiendo por tales aquellos que efectúen tratamientos de
información auxiliares o preparatorios de las decisiones
administrativas sin determinar directamente el contenido de
éstas.
3.2.2. Emisión de documentos y copias
Los documentos emitidos por los órganos y entidades del ámbito de
la Administración General del Estado y por los particulares en sus
relaciones con aquéllos, que hayan sido producidos por medios
electrónicos, informáticos y telemáticos en soportes de cualquier
naturaleza serán válidos siempre que quede acreditada su
integridad, conservación y la identidad del autor, así como la
autenticidad de su voluntad, mediante la constancia de códigos u
otros sistemas de identificación.
En los producidos por los órganos de la Administración General del
Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, dichos
códigos o sistemas estarán protegidos de forma que únicamente
puedan ser utilizados por las personas autorizadas por razón de sus
competencias o funciones. Las copias de documentos originales
almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o
telemáticos, expedidas por los órganos de la Administración General
del Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, tendrán
la misma validez y eficacia del documento original siempre que
quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.
3.2.3. Comunicaciones en soportes o a través de medios o
aplicaciones informáticos, electrónicos o
telemáticos.
La transmisión o recepción de comunicaciones entre órganos o
entidades del ámbito de la Administración General del Estado o
entre éstos y cualquier persona física o jurídica podrá realizarse
a través de soportes, medios y aplicaciones informáticos,
electrónicos y telemáticos, siempre que cumplan los siguientes
requisitos:
a. La garantía de su disponibilidad y acceso en las
condiciones que en cada caso se establezcan.
b. La existencia de compatibilidad entre los utilizados por
el emisor y el destinatario que permita técnicamente las
comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilización de códigos y
formatos o diseños de registro establecidos por la Administración
General del Estado.
c. La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar
la interceptación y alteración de las comunicaciones, así como los
accesos no autorizados.
Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o
a través de los medios y aplicaciones referidos en el apartado
anterior serán válidas siempre que:
a. Exista constancia de la transmisión y recepción, de sus
fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones.
b. Se identifique fidedignamente al remitente y al
destinatario de la comunicación.
c. En los supuestos de comunicaciones y notificaciones
dirigidas a particulares, que éstos hayan señalado el soporte,
medio o aplicación como preferente para sus comunicaciones con la
Administración General del Estado en cualquier momento de la
iniciación o tramitación del procedimiento o del desarrollo de la
actuación administrativa.
En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen íntegramente
en soportes electrónicos, informáticos y telemáticos, en los que se
produzcan comunicaciones caracterizadas por su regularidad, número
y volumen entre órganos y entidades del ámbito de la Administración
General del Estado y determinadas personas físicas o jurídicas,
éstas comunicarán la forma y código de accesos a sus sistemas de
comunicación. Dichos sistemas se entenderán señalados con carácter
general como preferentes para la recepción y transmisión de
comunicaciones y notificaciones.
Las fechas de transmisión y recepción acreditadas en las
comunicaciones reseñadas en los apartados anteriores serán válidas
a efectos de cómputo de plazos y términos. A estos efectos, los
sistemas de información que integren procesos de transmisión y
recepción podrán constituirse en registros auxiliares, siempre que
cumplan los requisitos de la Ley 30/ 1992, y se tenga acceso a
ellos desde las unidades encargadas de los registros generales
correspondientes.
3.2.4. Almacenamiento de documentos
Podrán almacenarse por medios o en soportes electrónicos,
informáticos o telemáticos todos los documentos utilizados en las
actuaciones administrativas. Los documentos de la Administración
General del Estado y de sus Entidades de derecho público vinculadas
o dependientes que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos
mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas podrán
conservarse en soportes de esta naturaleza, en el mismo formato a
partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que
asegure la identidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlo.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar
con medidas de seguridad que garanticen la integridad,
autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los
usuarios y el control de accesos.
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