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Capítulo 1:

 Proceso de informatización de la administración pública

3. EL PROCESO DE INFORMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La principal normativa en esta materia se contiene en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, que analizamos a continuación. La Ley 30/ 1992, de 30 de noviembre, contiene una decidida apuesta por la abierta incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas.

Tanto la exposición de motivos como el articulado de la citada ley, optan de forma clara y específica por la tecnificación de la actuación administrativa frente a las tendencias burocráticas formalistas, terminando así con un evidente fenómeno de disociación entre normativa y realidad: la Administración había integrado los medios y técnicas automatizadas en su funcionamiento, pero la falta de reconocimiento formal de su validez les confería tan solo un valor instrumental e interno.

Pero entre todas las previsiones que la Ley contiene sobre la utilización de técnicas automatizadas destaca el artículo 45 como verdadera piedra angular del proceso de incorporación y validación de dichas técnicas en la producción jurídica de la Administración Pública así como en sus relaciones con los ciudadanos. El Real Decreto aborda precisamente el desarrollo de ese artículo, con la pretensión de delimitar, en el ámbito de la Administración General del Estado, las garantías, requisitos y supuestos de utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas.

Como criterio inspirador de la elaboración de esta norma se ha prestado especial atención a recoger las garantías y derechos de los ciudadanos frente a la Administración cuando ésta utiliza las tecnologías de la información, aunque siempre desde la perspectiva de no dificultar su implantación en la actuación administrativa exigiendo cautela o requisitos adicionales a los que, con carácter general o de forma específica, vienen establecidos en nuestro ordenamiento jurídico.

El Real Decreto toma como orientación la sistemática del artículo 45, que distingue claramente cuatro extremos:

a. Utilización de técnicas y medios en la actuación administrativa y tramitación y terminación de procedimientos administrativos en soporte informático.
b. Programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de potestades.
c. Relaciones entre ciudadano y Administración.
d. Emisión de documentos y copias

Es evidente que, mientras que para el primer extremo la Ley 30/ 1992, de 26 de noviembre, propugna una casi absoluta liberalización, los restantes no son sino concreciones relativas a aspectos específicos de la actividad administrativa (ejercicio de potestades, comunicaciones, validez de documentos) para cuya automatización se exige un mayor nivel de requisitos y garantías. En consonancia con esa visión legal, el Real Decreto contiene un Capítulo I en el que, además de delimitar el ámbito de aplicación y definir los conceptos indispensables, se ha pretendido establecer las limitaciones y garantías de la utilización de soportes, medios y aplicaciones con carácter general, sin arbitrar controles o restricciones especiales. Tales controles y restricciones se reservan para aquellos supuestos legalmente dotados de un grado más elevado de protección, que son los contemplados en el Capítulo II del Real Decreto (requisitos de la utilización de soportes, medios y aplicaciones).

El primero de los supuestos constituye el desarrollo, del artículo 45 de la Ley 30/ 1992 (programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de las potestades), considerando que la necesaria aprobación y difusión de programas y aplicaciones se limita a aquellos que vayan a ser utilizados por la Administración General del Estado para el ejercicio de sus potestades. Sin embargo, no se incluye a la llamada informática instrumental, de modo que la obligación de aprobar y difundir no afecta a los programas y aplicaciones estandarizados, de uso corriente, y cuya virtualidad se limita a facilitar el trabajo administrativo sin que su aplicación afecte directamente a la toma de decisiones por los órganos o las entidades competentes. En este sentido, se especifica aquellos elementos de los programas y aplicaciones que han de ser públicamente difundidos, y que son aquellos que facilitan el control de legalidad de la actuación administrativa en el ejercicio de sus potestades cuando se utilizan tecnologías de la información.

El segundo supuesto es el de las comunicaciones. Se permite, reconociendo expresamente su validez, la utilización de técnicas, medios y soportes en todo tipo de comunicaciones, pero exigiendo mayores garantías en aquellas que vayan a tener como destinatario al ciudadano y previendo que a éste se le informe permanentemente de los sistemas que va a poder utilizar. Se abordan asimismo, los problemas de la emisión, copia y almacenamiento de los documentos automatizados, desde una óptica que persigue -con las necesarias cautelas y garantías- otorgar a dichos documentos idéntica validez y eficacia que a los comúnmente reconocidos y aceptados: los documentos en soporte papel.

Finalmente, se regula los procedimientos administrativos de control, autorización y difusión aplicables en aquellos casos en que así se recoge en el Real Decreto, pretendiendo la máxima transparencia y una adecuada información al ciudadano, así como la necesaria homogeneización -al menos, en el ámbito de la Administración General del Estado- de los soportes, medios y aplicaciones que vayan a ser utilizados.

En definitiva, la regulación que se efectúa pretende el máximo aprovechamiento de las nuevas tecnologías en la actividad administrativa, prescindiendo de falsos temores y cautelas que amenazaban con situar a la Administración pública en una posición alejada de su entorno social y pobremente anclada en una realidad ya superada en otros muchos ámbitos.

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